Як ФОП подає сканкопії трудових книжок працівників

В Україні триває процес оцифрування паперових трудових книжок, який є складовою переходу до електронного обліку трудової діяльності. Згідно із Законом України № 1217-IX від 05.02.2021 року “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі - Закон), роботодавці зобов’язані подавати до Пенсійного фонду відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок. За Законом на оцифрування трудових книжок відведено 5 років, до 10 червня 2026 року.

У Пенсійному фонді наводять алгоритм подання фізичною особою-підприємцем (ФОП), сканованих копій трудових книжок найманих працівників.

Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду

ФОП заходить на офіційний сайт portal.pfu.gov.ua і натискає кнопку “Вхід”.

Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.

Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка “Кабінет страхувальника” (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) - саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.

Крок 2. Перехід до послуги з подання сканкопій

У меню потрібно обрати:

Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів.

Тут відкривається форма, у якій вносяться дані працівника — прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Крок 3. Завантаження документів

ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність). Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.

Крок 4. Підпис і відправлення

Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до Пенсійного фонду України через вебпортал.

Крок 5. Контроль результату

Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі “Вхідні/Надіслані документи”.

Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.

Чому це важливо

Оцифрування трудових книжок забезпечує повноту даних про трудовий стаж працівника в електронній системі.

У майбутньому, після запровадження механізму автоматичного призначення пенсій без звернення особи, всі відомості братимуться лише з електронних реєстрів. Якщо трудова книжка не буде оцифрована, частина стажу може не врахуватися, що вплине на розмір пенсії.

Порада для ФОПів:

Не відкладайте оцифрування! Завчасно подайте всі необхідні документи, щоб гарантувати своїм працівникам коректний облік трудової діяльності й уникнути проблем у майбутньому.