Зарплата в Об’єднаній звітності: як коректно заповнити Д1 та 4ДФ

Що таке зарплата? Питання не таке просте, як може здатися на перший погляд. Адже ПКУ та законодавство про ЄСВ розглядають її по-різному. В результаті одна й та ж виплата може бути, наприклад, зарплатою для ЄСВ-цілей та іншим доходом для ПДФО. Тож порівняння заповнених Д1 та 4ДФ не завжди доречне.

Пригадаємо основні моменти відображення зарплати в цих додатках. Адже процес складання Об’єднаної звітності майже безперервний: щойно здали звіт за жовтень, треба вже готуватися до звітування за листопад.

Зарплата в Д1: ключові правила та нюанси відображення

Зарплата потрапляє до додатка Д1, сформованого за той звітний місяць, в якому вона фактично була нарахована. Місяць виплати — не має значення.

Зарплату відображаємо окремо від інших виплат. За наявності нарахованих відпускних, їх суму виокремлюємо з загальної суми зарплати.

За рядком із зарплатою в графі 08 Д1 в загальному випадку зазначаємо код категорії застрахованої особи — «1». Водночас, якщо на зарплату нараховано ЄСВ за ставкою 8,41 %,  то в графі 08  — «2».

Місяць нарахування зарплати — в графі 10 додатку Д1.

Донараховані суми зарплати за попередні місяці зазначаємо в Д1 у складі зарплати місяця нарахування. Аналогічно діємо з відсторнованими сумами, крім випадків, коли сторнування зарплати, пов’язане з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою або хворобою.  У таких виключних випадках відсторновану зарплату зазначаємо в Д1 окремо зі знаком мінус та з місяцем, за який здійснюється сторнування, у графі 10.

Важливий момент! Середній заробіток за вимушений прогул за період, що перевищує місяць, розподіляємо за місяцями, за які він нарахований, та зазначаємо у окремих рядках Д1. Так само відображаємо і зарплату, нараховану після звільнення.

Зарплата в 4ДФ

У додатку 4ДФ зарплата працівника зазначається загальною сумою в одному рядку. Це справедливо й у випадку проведення донарахувань та сторнувать за попередні періоди. Виняток — звільнення та повторне прийняття в межах одного місяця. Тоді зарплату до звільнення та після прийняття показуємо в 4ДФ окремо.

Якщо нарахована зарплата виплачена у встановлені терміни, то за рядком з такою зарплатою показники граф 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5

 А ось у випадку несвоєчасної виплати зарплати графи 3а, 3, 4а, 4, 5а та 5 заповнюємо за фактом нарахування та виплати / перерахування.

В графі 6 додатка 4ДФ за рядком із зарплато зазначаємо ознаку доходу «101».

У місяці прийняття (звільнення) працівника за рядком із його зарплатою проставляємо в графі 7 (у випадку звільнення — у графі 8) дату початку (закінчення) трудових відносин.

Зарплата після звільнення має особливості: відображається з ознакою «127».

Більше прикладів заповнення та детальні схеми відображення дивіться у статті «Зарплата в додатках Об’єднаної звітності» // «Податки & бухоблік», 2025, № 94