Податкові та бухгалтерські новини

19.01.25 00:00

232 0 Друкувати

Обране

Довідка про доходи працівника - 2025

Видача довідки про доходи працівника — це не право, а обов’язок роботодавця та податкового агента, передбачений законодавством.

Вимоги трудового законодавства

Згідно зі ст. 49 КЗпП, роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника видати довідку про його роботу на підприємстві, в установі чи організації із зазначенням:

спеціальності;
кваліфікації;
посади;
часу роботи;
розміру заробітної плати.

Така довідка може знадобитися працівнику для подання до банку, соціальних органів, інших установ.

Обов’язки податкового агента

Відповідно до ст. 176 ПКУ, податкові агенти зобов’язані надавати фізичним особам відомості про отримані доходи та утримані податки.

Зокрема, згідно з п.п. «в» п. 176.2 ПКУ, на вимогу платника податку податковий агент зобов’язаний надати інформацію про:

суму виплаченого доходу;
суму застосованої податкової соціальної пільги;
суму нарахованого та утриманого ПДФО та ВЗ.

Зверніть увагу: податковий агент — це не лише роботодавець. Довідку про доходи може вимагати і фізична особа, яка виконувала роботи або надавала послуги за цивільно-правовим договором.

Отже, законодавство прямо зобов’язує видавати документ, що підтверджує місце роботи та доходи. Але форма такого документа залежить від мети його використання.

Докладніше про обов’язок роботодавця видавати довідку та законодавчі підстави читайте у нашій статті
«Довідка про доходи працівника: що треба знати роботодавцю»

Обов’язкова форма довідки про доходи

У більшості випадків довідка про доходи складається у довільній формі.
Проте законодавством передбачені окремі ситуації, коли потрібно використовувати виключно затверджену форму довідки.

Для страхових виплат

Затверджена форма довідки застосовується при обчисленні страхових виплат, зокрема:

допомоги по безробіттю;
виплат у зв’язку з нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням;
виплат для добровільно застрахованих осіб.

У таких випадках використовується форма довідки, наведена в додатку до Порядку № 1266, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Для соціальної допомоги та житлової субсидії

Для отримання соціальної допомоги або житлової субсидії також застосовується фіксована форма довідки про доходи, затверджена:

наказом Мінпраці та соцполітики від 27.08.2004 № 192 (у редакції наказу Мінсоцполітики від 05.06.2015 № 591).

Для призначення або перерахунку пенсії

Ще один випадок, коли довідка про доходи має бути оформлена за затвердженою формою, — це призначення або перерахунок пенсії.

Форма довідки наведена у додатку 5 до Порядку № 22-1, затвердженого постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1.

Пенсіонер має право звернутися до роботодавця (у тому числі колишнього) за довідкою про заробіток:

за період до 30.06.2000 року;
або за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд, якщо після 01.07.2000 страховий стаж становить менше 60 місяців.

Довідка про доходи у довільній формі

Для всіх інших випадків, а їх абсолютна більшість, форма довідки про доходи законодавчо не затверджена. Саме тому на практиці використовуються різні варіанти довідок залежно від мети їх подання.

Найпоширеніші випадки використання довільної форми:

подання декларації про майновий стан і доходи;
отримання податкової знижки;
оформлення кредиту;
подання до банків, навчальних чи інших установ.

Яку інформацію обов’язково зазначити у довільній довідці

Податкові органи у консультаціях ЗІР (підкатегорія 103.05) надають чіткі орієнтири щодо наповнення довідки про доходи.

У довільній формі довідки рекомендується зазначати:

П. І. Б. фізичної особи;
реєстраційний номер облікової картки платника податків;
період роботи (або період отримання доходу);
суму нарахованого оподатковуваного доходу (помісячно та загально);
розмір і суму податкової соціальної пільги (за наявності);
суму нарахованого та утриманого ПДФО.

Саме з урахуванням цих вимог ми підготували уніфіковану довільну форму довідки про доходи, яка підходить для більшості практичних ситуацій.

Зразок заповнення довідки про доходи

Разом із бланком ви можете скористатися зразком заповнення довідки про доходи, який допоможе правильно внести дані:

про працівника (ПІБ, РНОКПП);
період роботи;
суму доходів;
утримані податки.

Зверніть увагу: зразок має інформаційний характер і може коригуватись залежно від мети надання довідки.

Зверніть увагу, у прикладі враховано підвищення ставки ВЗ з 1 грудня 2024 року. За податкові періоди до 1 грудня 2024 року застосовується ставка військового збору 1,5 %. незалежно від дати їх фактичної виплати (надання). До доходів, які нараховані (виплачені, надані) за податкові періоди після 1 грудня 2024 року, застосовується ставка військового збору 5 %. Більш детально про перехідні моменти читайте за посиланням.

Типові помилки при оформленні довідки про доходи

Найпоширеніші помилки, яких варто уникати:

відсутність помісячної розбивки доходів;
не зазначено суму утриманого ПДФО;
некоректний період доходів;
відсутність підпису або дати видачі довідки;
використання довільної форми там, де потрібна затверджена.

Електронна довідка про доходи

Особи, які звертаються за довідкою про доходи, можуть отримати її в електронному форматі — без участі роботодавця, швидко та безкоштовно.

Отримати електронну довідку можна:

через Портал Дія за посиланням diia.gov.ua/services/dovidka-pro-dohodi;
через Електронний кабінет платника податків за посиланням cabinet.tax.gov.ua.

Як отримати електронну довідку про доходи

Алгоритм дій в обох сервісах фактично однаковий:

Авторизуватись у відповідному сервісі (зокрема, за допомогою кваліфікованого електронного підпису).
Знайти розділ із довідкою про доходи або запитом щодо сум виплачених доходів.
Обрати період, за який необхідна інформація (наприклад, з І по IV квартал відповідного року).
Підписати електронний запит КЕП та надіслати його.
Отримати сформовану довідку — зазвичай це займає лише кілька хвилин.

Особливості електронних довідок

Інформація, що міститься у довідках, отриманих через Портал Дія та Електронний кабінет платника податків, є однаковою. Водночас довідка з Електронного кабінету додатково містить підсумковий рядок із загальною сумою доходу за обраний період.

Варто врахувати, що в електронних довідках може бути відсутня частина інформації про окремі доходи. Зокрема, можуть відображатися суми кешбеку як додаткового блага, але не зазначатися відсотки за депозитами. Це пов’язано з тим, що банки подають такі дані без персоніфікації. У разі потреби підтвердження таких доходів слід звертатися безпосередньо до банківських установ.

Корисна порада

Під час заповнення декларації про майновий стан і доходи через Електронний кабінет платника податків електронна довідка, отримана в цьому ж сервісі, значно спрощує процес. Дані з неї автоматично підтягуються до декларації, що мінімізує ризик помилок і заощаджує час.

Корисно для суб’єктів електронного декларування

Окремо варто звернути увагу на можливість, яка стане в пригоді особам, уповноваженим на виконання функцій держави або органів місцевого самоврядування та які подають електронні декларації.

Наразі доступний функціонал, що дозволяє отримувати дані з реєстрів доходів і речових прав безпосередньо через сайт НАЗК та використовувати їх для заповнення е-декларації. Детальний порядок дій оприлюднений на офіційному ресурсі НАЗК.

У результаті формується довідка з інформацією про доходи та майнові права як самого суб’єкта декларування, так і членів його сім’ї. Водночас для отримання відомостей щодо членів сім’ї необхідно, щоб вони надали згоду через застосунок Дія.

Слід мати на увазі, що відомості про доходи, отримані через НАЗК, відповідають даним Порталу Дія та Електронного кабінету платника податків, але подаються узагальнено — без помісячної деталізації. Такого обсягу інформації цілком достатньо для коректного заповнення електронної декларації.

Поради бухгалтеру

уточнюйте, для якої мети потрібна довідка — від цього залежить форма;
використовуйте уніфіковану довільну форму, якщо закон не вимагає іншого;
нагадуйте працівникам про можливість отримання електронної довідки через Дію або Е-кабінет;
зберігайте копії виданих довідок для внутрішнього контролю.