Довідка про доходи працівника - 2025

Видача довідки про доходи працівника — це не право, а обов’язок роботодавця та податкового агента, передбачений законодавством.

Вимоги трудового законодавства

Згідно зі ст. 49 КЗпП, роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника видати довідку про його роботу на підприємстві, в установі чи організації із зазначенням:

• спеціальності;
• кваліфікації;
• посади;
• часу роботи;
• розміру заробітної плати.

Така довідка може знадобитися працівнику для подання до банку, соціальних органів, інших установ.

Обов’язки податкового агента

Відповідно до ст. 176 ПКУ, податкові агенти зобов’язані надавати фізичним особам відомості про отримані доходи та утримані податки.

Зокрема, згідно з п.п. «в» п. 176.2 ПКУ, на вимогу платника податку податковий агент зобов’язаний надати інформацію про:

• суму виплаченого доходу;
• суму застосованої податкової соціальної пільги;
• суму нарахованого та утриманого ПДФО та ВЗ.

Зверніть увагу: податковий агент — це не лише роботодавець. Довідку про доходи може вимагати і фізична особа, яка виконувала роботи або надавала послуги за цивільно-правовим договором.

Отже, законодавство прямо зобов’язує видавати документ, що підтверджує місце роботи та доходи. Але форма такого документа залежить від мети його використання.

Докладніше про обов’язок роботодавця видавати довідку та законодавчі підстави читайте у нашій статті
«Довідка про доходи працівника: що треба знати роботодавцю»

Обов’язкова форма довідки про доходи

У більшості випадків довідка про доходи складається у довільній формі.
Проте законодавством передбачені окремі ситуації, коли потрібно використовувати виключно затверджену форму довідки.

Для страхових виплат

Затверджена форма довідки застосовується при обчисленні страхових виплат, зокрема:

• допомоги по безробіттю;
• виплат у зв’язку з нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням;
• виплат для добровільно застрахованих осіб.

У таких випадках використовується форма довідки, наведена в додатку до Порядку № 1266, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266. 

Для соціальної допомоги та житлової субсидії

Для отримання соціальної допомоги або житлової субсидії також застосовується фіксована форма довідки про доходи, затверджена:

• наказом Мінпраці та соцполітики від 27.08.2004 № 192 (у редакції наказу Мінсоцполітики від 05.06.2015 № 591).

Для призначення або перерахунку пенсії

Ще один випадок, коли довідка про доходи має бути оформлена за затвердженою формою, — це призначення або перерахунок пенсії.

Форма довідки наведена у додатку 5 до Порядку № 22-1, затвердженого постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1.

Пенсіонер має право звернутися до роботодавця (у тому числі колишнього) за довідкою про заробіток:

• за період до 30.06.2000 року;
• або за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд, якщо після 01.07.2000 страховий стаж становить менше 60 місяців.

Довідка про доходи у довільній формі

Для всіх інших випадків, а їх абсолютна більшість, форма довідки про доходи законодавчо не затверджена. Саме тому на практиці використовуються різні варіанти довідок залежно від мети їх подання.

Найпоширеніші випадки використання довільної форми:

• подання декларації про майновий стан і доходи;
• отримання податкової знижки;
• оформлення кредиту;
• подання до банків, навчальних чи інших установ.

Яку інформацію обов’язково зазначити у довільній довідці

Податкові органи у консультаціях ЗІР (підкатегорія 103.05) надають чіткі орієнтири щодо наповнення довідки про доходи.

У довільній формі довідки рекомендується зазначати:

• П. І. Б. фізичної особи;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• період роботи (або період отримання доходу);
• суму нарахованого оподатковуваного доходу (помісячно та загально);
• розмір і суму податкової соціальної пільги (за наявності);
• суму нарахованого та утриманого ПДФО.

Саме з урахуванням цих вимог ми підготували уніфіковану довільну форму довідки про доходи, яка підходить для більшості практичних ситуацій.

Зразок заповнення довідки про доходи

Разом із бланком ви можете скористатися зразком заповнення довідки про доходи, який допоможе правильно внести дані:

• про працівника (ПІБ, РНОКПП);
• період роботи;
• суму доходів;
• утримані податки.

Зверніть увагу: зразок має інформаційний характер і може коригуватись залежно від мети надання довідки.