Акт без підпису замовника: реальне спрощення чи обіцянка-цяцянка?

Акценти

♦ «Спрощення» - це дозвіл за певних умов (див. нижче) та за виключенням багатьох видів господарських операцій (з оплатою за рахунок публічних коштів, найму (оренди) держ/ком майна, будівельного підряду тощо) обходитись без підпису замовника (наймача, орендаря) на первинному документі, що підтверджує факт:

• надання послуг,

• виконання робіт,

• найму (оренди).

♦ Застосовувати це «спрощення» не є обов’язковим для суб’єктів господарювання. Це дозволено лише за обопільною згодою сторін, прописною в договорі саме у письмовій формі.

У цьому тексті зосередимось на тому чим це «спрощення» може бути цікавим для пересічного бухгалтера.

Табу на «спрощення»

Для проформи нагадаємо для яких госп-операції «спрощений» порядок підписання первинних документів НЕ дозволено:

• господарські операції, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів (зокрема, кошти бюджетів усіх рівнів, цільових фондів та НБУ);

• господарські операції, здійснені на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна;

• договори будівельного підряду, проєктно-вишукувальних робіт;

• договори про пожертву;

• договори про благодійну допомогу;

• договори про гуманітарну допомогу.

Для яких госп-операцій (видів договорів) «спрощення» дозволене

З тексту Закону вбачається, що «спрощення» дозволене для первинних документів щодо господарських операцій з:

• надання послуг – див. ст. 901 ЦКУ «Договір про надання послуг»;

• виконання робіт – див. ст. 837 ЦКУ «Договір підряду»;

• найму (оренди) – див. ст. 759 ЦКУ «Договір найму».

Які «первинні документи» має на увазі Закон про «спрощення»?

Цитата: «… первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди)…».

Таким документом у бухгалтерській практиці виступає відповідний АКТ.

Умови для застосування «спрощення»

Власне таких умов дві:

1. Акт містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди) – див. цитату вище;
2. Операція відображена в бухобліку у періоді її здійснення – це власне загальна вимога ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік (див. п. 2 нижче).

Чи обов’язково оформлювати Акт за Договором?

1. Не варто повторювати загальновідомі мантри щодо обов’язковості оформлення господарського договору. Це – постулат. Про це вам за нагоди розкажуть податкові контролери – зокрема, щодо «господарськості» та «реальності» операцій. Перш за все – з надання послуг. Не дай боже – маркетингових…

2. Щодо обов’язковості оформлення акту, з одного боку – тобто в бухгалтерському законодавстві – ані прямого припису щодо обов’язковості оформлення акту, ані певної типової форми такого акту нам знайти не вдалося.

Проте ч. 5 тої самої наразі доповненої ст. 9 Закону про бухоблік приписує, що «господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені». Додамо: здійснені фактично, а не «перспективно» - як це передбачено відповідним договором. Адже договір визначає обов’язки сторін, а не підтверджує їх фактичне виконання, як відповідний акт.

Саме цьому внесений Законом текст зазначає, що «первинний документ» - тобто акт – «містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди)»!

3. З іншого боку – ПКУ прямо передбачає необхідність визначення дати фактичного постачання/надання послуги (зокрема, оренди чи роботи). Тобто поряд з загальними обов’язковими реквізитами первинного документа, визначеними Законом про бухоблік та Положенням № 88* (зокрема, дата складання, але про це пізніше), акт повинен містити як мінімум:

• конкретне найменування поставленої/отриманої послуги/роботи;
• фактично поставлений/отриманий обсяг послуги/роботи;
• дату (період) фактичної поставки/отримання цього обсягу послуги/роботи.

Висновок. Акт (надання послуг, зокрема оренди, виконання робіт) є обов’язковим первинним документом. А його складання – усталений звичай ділового обороту.

*Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Підтверджуюча функція акту. Висновки

Повторюю: податкова завжди і беззаперечно наполягає на обов’язковому статусі акту і його підтверджуючий функції – зокрема для податкового обліку.

1. Наприклад, ч. 1 ст. 853 ЦКУ прямо зобов'язує замовника прийняти роботу, виконану підрядником відповідно до договору підряду. Про акт тут нічого не сказано, але чи варто фантазувати? Яким ще первинним документом підтвердити факт прийняття роботи замовником? Тож для цієї ситуації застосовувати «спрощений» порядок підпису акту замовником навряд чи розумно. Тоді чому би не дозволити не ставити підпис матеріально-відповідальної особи покупця товару на акті приймання-передачі, товарній накладній чи ТТН?..
2. На відміну від цього, гл. 58 ЦКУ «Найм (оренда)» подібних приписів не містить. Тож поки орендар володіє/користується відповідним майном і не повернув його орендодавцеві, жодних сумнівів у тому, що орендна послуга фактично надається, бути не повинно. Загальним правилом є складання відповідного акту на певний календарний місяць, а от «спрощений» порядок його підпису орендарем (звісно, обумовлений у письмовому договорі оренди) виглядає виправданим. Принаймні, це не буде порушенням. Ну, поки податкова про це не висловилась інакше…
3. Це саме стосується гл. 63 ЦКУ «Послуги. Загальні положення». Теж жодної згадки про обов’язок складання акту. Акцент зроблено на договорі.Оскільки послуга споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, то чому би не актувати її щосекунди?.. Тут теж загальним правилом є складання відповідного акту на певний календарний місяць, і «спрощений» порядок його підпису отримувачем послуги/абонентом (звісно, обумовлений у письмовому договорі оренди) теж виглядає виправданим – принаймні «не порушенням»...

Проте чи принесе це комусь грубі гроші економії, які обіцяли автори Закону?…

Дата складання/підпису акту vs дата (період) фактичного надання?

Тож ми погодились, що для розглянутих типових договорів (більш екзотичні не зачіпатимемо) для цілей бухгалтерського та податкового обліку є обов’язковим:

• складати відповідний акт;

• зазначати в акті інформацію про дату (період) фактичного:

• надання послуги,

• виконання роботи,

• найму (оренди).

Але що робити виконавцю/орендодавцю/отримувачу послуги/орендарю у випадку, якщо на кінець відповідного періоду належний акт вчасно не оформлений? Цю ситуацію давно врегульовано у Положенні №88 рекомендованим там механізмом складання так званого «самоакту».

1. Для ситуації відсутності на кінець звітного періоду належного вчасно оформленого, зокрема, відповідного акту сторін, правилами документообороту підприємства можна передбачити можливість вчасно відображати у бухобліку відповідну фактичну операцію «умовно» - на підставі внутрішнього «самоакту» (п. 2.5 Положення № 88).

2. За наступного отримання від контрагента належним чином оформленого акту, він набуває статусу належного – замість «самоакту» - а показники бухобліку за потреби коригуються (абз. 2 п. 3.4 Положення № 88).

Докладний аналіз Закону читайте також тут: "Акти без підпису замовника: аналізуємо прийнятий Закон".