Соціальні відпустки в Об’єднаній звітності

Перші три види відпусток зазначають в Об’єднаній звітності за загальними правилами, аналогічними до тих, що застосовуються, зокрема, для щорічних відпусток. Детально це питання розглянуто у статті «Відпускні та компенсація відпустки в Об’єднаному звіті» // «Податки & бухоблік», 2025, № 94.

Натомість відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустка для догляду за дитиною до 3 років мають свої особливості відображення в Об’єднаній звітності, на яких і зосередимося далі. До речі, про правила надання цих відпусток дізнавайтеся із статей «Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: шпаргалка для роботодавця» та «Відпустка для догляду за дитиною до 3 років» // «Податки & бухоблік», 2026, № 44.

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами в Об’єднаному звіті

Додаток Д1. За період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниці виплачують допомогу по вагітності та пологах за рахунок коштів ПФУ.

Суму допомоги по вагітності та пологах відображають у Д1 у тому місяці, в якому її нараховано у бухобліку, не загальною сумою, а з розподілом за місяцями, на які припадають дні непрацездатності по вагітності та пологах, пропорційно таким дням

У рядках із сумою допомоги у графі 08 звичайні роботодавці зазначають код категорії застрахованої особи:

— «42» — якщо ЄСВ нараховується за ставкою 22 %;

— «43» — якщо застосовується ставка 8,41 %.

Місяць і рік, за який проводиться нарахування, відображають у графі 10, а кількість календарних днів відповідного місяця, за які нараховано допомогу, — у графі 15.

Одночасно заповнюють графу 14, де зазначають кількість днів перебування у трудових відносинах. Завдяки цьому в наступних місяцях не потрібно формувати «нульові» рядки лише для відображення таких днів. Виняток із цього правила — випадок, коли період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами зараховується до спецстажу. Оскільки додатки Д1 та Д6 пов’язані контролями, то протягом періоду такої відпустки, що формує спецстаж, доведеться зазначати рядки без сумових показників, але з днями у трудових відносинах.

Інші графи за рядками з допомогою по вагітності та пологах заповнюють у загальному порядку.

Додаток 4ДФ. У цьому додатку суму допомоги по вагітності та пологах відображають окремим рядком, зазначаючи її загальною сумою без розбивки за місяцями з ознакою доходу «128».

Зверніть увагу: така виплата не підлягає оподаткуванню ані ПДФО, ані військовим збором відповідно до п.п. 165.1.1 та п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Додаток Д5. Якщо у звітному періоді працівниці надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами або вона закінчилася, такі події відображають у додатку Д5.

У цьому випадку заповнюють, зокрема, такі графи:

— у графі 07 зазначають категорію особи «5» — для осіб, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;

— у графі 10 — дату початку або закінчення відпустки, що припадає на звітний період;

— у графі 16 — реквізити документа, на підставі якого надано відпустку.

Водночас графи 13 — 15 у рядку з інформацією про початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — декретна відпустка) не заповнюють.

Приклади заповнення Об’єднаного звіту: декретна відпустка

Інформацію щодо працівниці роботодавець відобразить у додатках Д1, 4ДФ і Д5 так, як показано на рис. 1 — 3.

Зверніть увагу: якщо відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами надано на підставі листка непрацездатності, у графі 16 додатка Д5 зазначають реквізити такого листка. Що стосується наказу (розпорядження) про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, то законодавство не вимагає його обов’язкового оформлення (див. лист Мінекономіки від 21.05.2025 № 4701-05/38100-09).

Рис. 1. Фрагмент Д1. Декретна відпустка

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ. Декретна відпустка

Рис. 3. Фрагмент Д5. Декретна відпустка

Відпустка для догляду за дитиною до 3 років в Об’єднаному звіті

Додаток Д1. У загальному випадку відображення у Д1 працівника у відпустці для догляду за дитиною до 3 років залежить від наявності в нього бази нарахування ЄСВ у звітному місяці.

Якщо протягом місяця працівнику не нараховувалися виплати, що входять до бази нарахування ЄСВ, і за нього не здійснювалася доплата до мінімального страхового внеску, у Д1 його не відображаємо.

Формувати у Д1 за працівником, що перебуває у доглядовій відпустці, рядок без сумових показників лише для того, щоб показати кількість днів перебування у такій відпустці, не потрібно

Інформацію щодо періоду такої відпустки ПФУ отримає з додатка Д5 Об’єднаного звіту (див. нижче).

Проте з цього загального правила є виняток. Це працівники, які обіймають посади, робота на яких зараховується до спецстажу і цей стаж продовжує рахуватися під час доглядової відпустки. Перелік таких окремих категорій осіб наведений у додатку 3 до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку.., затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

На працівників із спецстажем у Д1 формуємо рядок без сумових показників, але з кількістю календарних днів у трудових відносинах у графі 14 та з ознакою наявності спецстажу «1 — так» у графі 23

Відповідно на таких працівників формуємо рядки в додатку Д6 з кодом, який відповідає займаній посаді.

У разі нарахування будь-яких доходів, що входять до бази нарахування ЄСВ, працівника включають до Д1 у загальному порядку. Наприклад, така ситуація виникає, якщо працівник працює у доглядовій відпустці на умовах неповного робочого часу або ж у місяцях початку або закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років, коли працівник працює частину місяця тощо.

Додаток 4ДФ. Працівника у відпустці для догляду за дитиною до 3 років відображають у 4ДФ виключно за наявності нарахованого або виплаченого доходу. За відсутності таких нарахувань / виплат він у звіті не фігурує.

Що стосується показника «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», то працівників, які перебувають у доглядовій відпустці і за якими у звітному періоді не було нарахувань / виплат, до цього показника не включають.

Додаток Д5. За допомогою цього додатка повідомляють про початок або закінчення доглядової відпустки.

На працівника, якому надано / в якого закінчилася у звітному періоді відпустка для догляду за дитиною до 3 років, формуємо у Д5 окремий рядок, зазначаючи, зокрема, у графі 07 категорію особи — «6». При цьому кадрові показники у графах 13 — 15 не заповнюємо.

Приклади заповнення Об’єднаного звіту: відпустка для догляду до 3 років


У Д5 на працівницю буде сформовано 2 рядки так, як показано на рис. 4 нижче. Перший — із датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Другий — із датою початку відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

Водночас до Д1 та 4ДФ працівниця не потрапить, оскільки дохід їй не нараховувався.

Рис. 4. Фрагмент Д5. Відпустка до 3 років

У Д1 за червень щодо працівниці формують рядок із сумою заробітної плати. У графі 14 зазначають загальну кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у цьому місяці (30 к. дн.), оскільки такі відносини не переривалися (див. рис. 5). Крім того, суму заробітної плати за червень слід відобразити і в додатку 4ДФ (див. рис. 6).

У додатку Д5 працівницю не показуємо, оскільки у звітному періоді не відбулося ані початку (припинення) трудових відносин, ані початку чи закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

Рис. 5. Фрагмент Д1. Робота у відпустці до 3 років

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ. Робота у відпустці до 3 років

У додатку Д5 за червень 2026 року щодо працівниці формують окремий рядок. У ньому, зокрема, зазначають (див. рис. 7):

— у графі 07 — категорію особи «6» (особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до 3 років);

— у графі 10 — дату закінчення відпустки (останній день відпустки) у форматі «14062026»;

— у графі 16 — реквізити наказу (розпорядження) про дострокове припинення відпустки (наказ від 08.06.2026 № 100/к).

Водночас рядок із датою початку роботи після завершення відпустки у Д5 не формуємо, оскільки трудові відносини не переривалися. Графи 13 — 15 не заповнюємо.

Додатки Д1 і 4ДФ за червень заповнюють у порядку, наведеному на рис. 5 і 6.

Рис. 7. Фрагмент Д5. Дострокове припинення відпустки до 3 років

Висновки

• Допомогу по вагітності та пологах відображають у додатку Д1 за той звітний місяць, у якому її нараховано, не загальною сумою, а з розподілом за місяцями, за які вона нарахована.
• У додатку 4ДФ допомогу по вагітності та пологах зазначають загальною сумою в окремому рядку з ознакою доходу «128».
• У додатку Д5 початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами зазначають окремим рядком із кодом категорії особи «5» у графі 07.
• Якщо у звітному місяці працівникам у відпустці для догляду за дитиною до 3 років не нараховувалися виплати, що входять до бази ЄСВ, їх не зазначають у Д1. Виняток — працівники зі спецстажем.
• У 4ДФ рядки щодо працівників у відпустках для догляду за дитиною до 3 років формують лише за наявності доходу; за його відсутності їх не включають і до показника «Працювало за трудовими договорами (контрактами)».
• У додатку Д5 зазначають початок або закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років із кодом категорії застрахованої особи «6» у графі 07.

Інші матеріали із "Податки & бухоблік", 2026, № 44:

• Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: шпаргалка для роботодавця
• Відпустка при народженні дитини
• Відпустка для догляду за дитиною до 3 років
• Як надати відпустку на дітей у 2026 році
• Дитяча відпустка одному з батьків
• Відпустка на дітей для одиноких батьків
• Відпустка на дітей: якщо весь рік в іншій відпустці чи призупинено договір
• Відпустка на дітей за перший і останній роки роботи
• Відпустка батькам з дітьми: якщо з’явилася нова підстава
• Відпустка на дітей, якщо батько дитини зник безвісти
• Надання відпустки на дітей: обов’язок і відповідальність
• Соціальні відпустки в Об’єднаній звітності
• Що буде в червні 2026 року

Передплатити "Податки & бухоблік"