Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: який код в табелі обліку робочого часу в 2026 році

Правильне ведення табеля обліку робочого часу має важливе значення для кадрового та бухгалтерського обліку. Одне з поширених запитань роботодавців і кадровиків — як позначати в табелі період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (декретної відпустки), яка зазвичай триває 126 календарних днів.

Розглянемо, який код використовувати, чи потрібно видавати наказ про надання такої відпустки та чим вона відрізняється від звичайного лікарняного.

Яким кодом позначати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами у табелі обліку робочого часу позначається:

• буквеним кодом «ВП»;

• цифровим кодом «16».

Саме ці умовні позначення рекомендовані наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489.

Незважаючи на те, що підставою для надання такої відпустки є листок непрацездатності, у табелі вона відображається як відпустка, а не як тимчасова непрацездатність.

На підставі яких документів надається декретна відпустка

Підставою для оформлення відпустки є електронний листок непрацездатності або паперовий листок непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи».

За період такої відпустки працівниці призначається допомога по вагітності та пологах за рахунок коштів Пенсійного фонду України відповідно до статті 18 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» № 1105-XIV.

Чи потрібно видавати наказ про надання відпустки

На практиці багато роботодавців оформлюють наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

Однак якщо дата початку відпустки повністю збігається з датою відкриття листка непрацездатності, обов'язкового оформлення такого наказу законодавство не вимагає.

Водночас видання наказу може бути доцільним для внутрішнього кадрового обліку підприємства.

Які дні потрібно позначати кодом «ВП»

Кодом «ВП» (16) позначаються всі календарні дні, що припадають на період відпустки відповідно до листка непрацездатності.

Стандартна тривалість такої відпустки становить:

• 126 календарних днів — у загальному випадку;

• 140 календарних днів — у разі ускладнених пологів або народження двох і більше дітей.

Оскільки допомога по вагітності та пологах виплачується саме за календарні дні, табелюються:

• робочі дні;

• вихідні;

• святкові та неробочі дні (якщо вони припадають на цей період).

Тобто код «ВП» проставляється безперервно протягом усього строку декретної відпустки.

Чим відрізняється код «ВП» від інших позначень у табелі

Кадровикам важливо не плутати коди різних видів відсутності працівника.

Для різних ситуацій використовуються різні умовні позначення.

Таким чином, хоча відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами оформлюється через листок непрацездатності, у табелі вона не позначається кодом «ТН».

Чому декретна відпустка не позначається як лікарняний

Причина полягає у правовій природі цієї виплати.

Листок непрацездатності лише підтверджує право працівниці на відпустку.

Фактично ж роботодавець надає саме відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, а не оформлює звичайну тимчасову непрацездатність.

Саме тому в табелі використовується код «ВП», який застосовується для окремих видів відпусток.

Висновки

Період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами необхідно позначати в табелі обліку робочого часу буквеним кодом «ВП» або цифровим кодом «16». Цей код використовується для всіх календарних днів відпустки, включаючи вихідні та святкові дні. Незважаючи на те, що підставою для її надання є листок непрацездатності, у табелі така відпустка відображається не як лікарняний, а як окремий вид відпустки. Правильне застосування кодів допоможе уникнути помилок у кадровому обліку та під час перевірок.