Відсутність працівника на роботі: як відображати в Об’єднаному звіті
Автор: Долга Ірина, експерт з податкових і кадрових питань.
Як правильно показати в Об’єднаному звіті відсутніх на роботі працівників, зокрема тих, хто мав неявки з нез’ясованих причин або з ким призупинено трудовий договір? Чи є спеціальні позначки в додатках цього звіту для фіксації таких неявок (окрім відпустки без збереження зарплати) чи увільнення? Як заповнювати додатки Об’єднаного звіту роботодавцю-юрособі в цих ситуаціях, розповідаємо в статті.
У статті піде мова про працівників, які були відсутні на роботі:
— з нез’ясованих причин (у табелі обліку використання робочого часу (далі — табель) — позначка «НЗ»);
— з інших причин, визнаних роботодавцем поважними (у табелі — позначка «І» — інші причини неявок);
— через прогул (у табелі — «ПР»). До речі, якщо прийняли рішення звільняти працівника за прогул, вам у пригоді стане стаття «Звільнення за прогул у воєнний час» // «Податки & бухоблік», 2025, № 33;
— у зв’язку із призупиненням дії трудового договору (у табелі зазвичай «І»);
— у зв’язку із увільненням працівника від роботи, наприклад унаслідок проходження військової служби (у табелі — «ІН»).
Як заповнити в усіх цих випадках додатки Об’єднаного звіту роботодавцю-юрособі, розкажемо далі.
-
Передплачуйте та читайте повністю:
- новини, ексклюзивні статті, довідники
- завантажуйте бланки
- усе це без реклами
місяць
Додатки Об’єднаного звіту — відсутність весь місяць
Додаток Д5. Почнемо з кадрового додатка Д5. Початок / закінчення перелічених вище подій не є підставою для формування додатка Д5.
Додаток Д1. У Д1 Об’єднаного звіту не передбачено окремої ознаки, графи тощо позначення перелічених подій та/або кількості днів, протягом яких вони тривали. Зазначати в графі 13 кількість днів, протягом яких тривали таки події у звітному місяці, не треба.
Річ у тім, що графа 13 має назву «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати». Відсутність з нез’ясованих причин, інші дні неявок, прогул, увільнення від роботи та призупинення дії трудового договору не є відпусткою без збереження зарплати.
Як же тоді позначити в Д1 відсутність працівника? Ніяк.
На відсутнього весь місяць бездохідного працівника формуємо рядок без сумових показників із зазначенням у графі 14 кількості календарних днів перебування у трудових відносинах
Якщо ж працівнику у звітному місяці був нарахований дохід, що входить до бази нарахування ЄСВ, то його зазначаємо в Д1 за загальними правилами. Кількість днів неявок ніде не вказуємо. Проте тут треба враховувати такий нюанс. Якщо працівник основний (ЄСВ 22 %) і база нарахування нижча за мінімалку, то розраховуємо додаткову базу та донараховуємо ЄСВ. Детально — в статті «ЄСВ з мінімальної зарплати: застосовуємо вимогу у 2026 році» // «Оплата праці», 2026, № 7 (ср. 025135600).
Додаток 4ДФ. З додатком 4ДФ ситуація кардинально відрізняється від Д1. У ньому на особу формуємо рядок лише в разі нарахування / виплати їй сум доходів (сплати / перерахування ПДФО та ВЗ) у звітному місяці. І якщо нічого цього не було, то на працівника в 4ДФ рядок без сумових показників не формуємо.
Правило таке: немає нарахування / виплати доходу — немає працівника в 4ДФ
Також бездохідний працівник не потрапляє до рядка 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» дотабличної частини 4ДФ, оскільки в ньому відображають кількість осіб, яким у звітному місяці здійснювалося нарахування зарплатного доходу. Якщо ж частину місяця був відсутній, а частину — працював і є нарахована зарплата, то в 4ДФ працівника відображаємо за загальними правилами.
Числовий приклад
— Григоренко Олег Іванович не працював з 1 по 16 червня з причин, визнаних роботодавцем поважними (у табелі — «І»). У червні йому нараховано зарплату в сумі 5000 грн;
— Лисенко Андрій Анатолійович весь червень 2026 року був відсутній на роботі з нез’ясованих причин (у табелі — «НЗ»). У червні дохід йому не нараховувався;
— Мінко Тарас Михайлович звільнився 3 червня 2026 року за власним бажанням (наказ від 03.06.2026 № 60/к). З 1 по 3 червня з ним був призупинений трудовий договір. Дохід у червні не нараховувався.
Почнемо з додатка Д1 за червень 2026 року (див. рис. 1). До нього потраплять усі ці працівники.
На Григоренка О. І. формуємо два рядки. Один — із сумою зарплати та кількістю днів у трудових відносинах. Дні відсутності в Д1 позначені не будуть. Водночас оскільки база нарахування ЄСВ, визначена за Григоренком О. І. (5000 грн), нижча за мінімальну зарплату (8647 грн), то розраховуємо додаткову базу нарахування ЄСВ (3647 грн (8647 грн - 5000 грн)) та відображаємо її в другому рядку.
Щодо Лисенка А. А. в Д1 формуємо рядок без сумових показників та з кількістю днів у трудових відносинах у графі 14.
На працівника Мінка Т. М. також формуємо рядок без сумових показників. У графі 14 зазначаємо 3 к. дн. трудових відносин.
Фрагмент звітного Д1 за червень 2026 року
Переходимо до 4ДФ (див. рис. 2). Оскільки у червні працівникам Лисенку А. А. та Мінку Т. М. дохід не нараховувався та не виплачувався, то в додатку 4ДФ їх не показуємо. Навіть попри те, що на червень припала дата звільнення Мінка Т. М. Тут працює загальне правило: немає доходу — немає працівника в 4ДФ. Це підтверджують податківці в ЗІР 103.25.
А от Григоренка О. І. із зарплатним доходом показуємо в 4ДФ (див. рис. 2).
Фрагмент звітного 4ДФ за червень 2026 року
У додатку Д5 відсутні підстави для відображення інформації щодо Григоренка О. І. та Лисенка А. А. Натомість звільнення працівника Мінка Т. М. потрібно в ньому показати за загальними правилами (див. рис. 3).
Фрагмент звітного Д5 за червень 2026 року
Висновки
- Навіть за відсутності бази нарахування ЄСВ у звітному періоді відомості про застраховану особу, з якою тривають трудові відносини, підлягають відображенню в Д1.
- У Д1 кількість днів неявок, призупинення дії трудового договору чи увільнення від роботи окремо не зазначається.
- У додатку 4ДФ працівники, яким не нараховувався / не виплачувався дохід у звітному місяці, взагалі не відображаються.
- У додатку Д5 підстав для фіксації фактів неявок, прогулів, увільнення від роботи чи призупинення дії трудового договору не передбачено.
Читати також:
- Відпустка для догляду за дитиною: якщо працівниця за кордоном
- Відсутність працівника на роботі: як відображати в Об’єднаному звіті
- Педагогічний працівник був у простої: як бути з надбавкою за вислугу років?
- ПСП на себе: оформлення та застосування
- Підвищення стипендії за успішність: чи змінюється базовий місяць для індексації?
- Додаткова відпустка за роботу з комп’ютером: надаємо під час воєнного стану
- Звільнення через скорочення: чи можна преміювати працівників?
- Викладацька діяльність керівника: як проводити індексацію зарплати?
- Як розрахувати відпускні, якщо в розрахунковому періоді є простій і відпустка
- Звільнення за власним бажанням на лікарняному
- Занизили максимальну базу ЄСВ? Виправляємося в Д1!
- Період хвороби збігається з періодом відпустки, призупинення, роботи тощо: чи оплачувати лікарняний
