Повідомлення про прийняття на роботу: відповідаємо на актуальні запитання

Запитання

Відповідь

Хто подає повідомлення, куди та за якою формою

Хто зобов’язаний подавати повідомлення?

Всі роботодавці, які приймають на роботу фізосіб на підставі трудового договору (контракту), — у випадку укладання такого трудового договору (контракту), а також резиденти Дія Сіті — у випадку прийняття на роботу працівників та укладення гіг-контрактів із гіг-спеціалістами (див. ст. 24 КЗпП та ч. 1 ст. 23 Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-ІХ)

Куди подавати повідомлення?

До територіальних органів ДПСУ за основним місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ

За якою формою подається повідомлення?

Форма повідомлення наведена в додатку 1 до постанови № 413. Вона має назву «Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту». Ідентифікатор електронної форми — J3001005 (для юридичних осіб) або F3001005 (для фізичних осіб)

Строки подання повідомлення

Які строки встановлені для подання повідомлення?

Повідомлення слід подати до початку:

— роботи працівника за укладеним трудовим договором (тобто після видання наказу про прийняття на роботу, але до фактичного допуску працівника до роботи);

— виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом за гіг-контрактом

Чи можна подати повідомлення за 10 днів до дати виходу на роботу?

Так, можна, за умови, що видано наказ про прийняття працівника на роботу.

У такому разі всі вимоги щодо строків подання повідомлення виконуються

Чи можна подати повідомлення безпосередньо в день фактичного виходу працівника на роботу?

Так, але за умови, що повідомлення подане до моменту фактичного допуску працівника до роботи.

Наприклад, роботодавець подав повідомлення 29.07.2026 о 9:00. Воно було опрацьоване ДПСУ та ПФУ о 9:15. Працівник приступив до виконання обов’язків у цей день о 18:00

Випадки (не)подання повідомлення

Чи є випадки, коли повідомлення про прийняття на роботу працівника не подається роботодавцем?

Так, є два таких випадки.

1. У випадку прийняття на роботу керівника підприємства, установи, організації, члена виконавчого органу господарського товариства. Для них повідомленням є відомості, отримані органами ДПСУ з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — ЄДР).

2. У разі оформлення трудових відносин з працівником в електронній формі в системі «Обрій»

Чи подавати повідомлення на тимчасового або сезонного працівника?

Так, подавати. Адже із сезонними та тимчасовими працівниками укладають трудові договори. При цьому строковість трудового договору не має значення для цілей подання повідомлення

Чи подавати повідомлення на працівника, якого прийняли на роботу за внутрішнім чи зовнішнім сумісництвом?

Так, подавати.

Зауважимо, що роботу за сумісництвом у того ж роботодавця, в якого працівник працевлаштований за основним місцем, називають внутрішнім сумісництвом, у іншого роботодавця — зовнішнім сумісництвом. Це умовний поділ! Тому інформацію про «внутрішнє / зовнішнє» сумісництво не зазначають в заявах та наказах про прийняття сумісника на роботу та інших кадрових документах роботодавця.

Виконується робота за сумісництвом (як внутрішнім, так і зовнішнім) на підставі окремого трудового договору. А отже, роботодавець зобов’язаний проінформувати податківців про його укладання

Чи подавати повідомлення, якщо працівник звільнений і наступного дня знову ж прийнятий на роботу до того ж роботодавця?

Так.

Про початок кожного нового трудового договору слід інформувати податкову службу. Навіть якщо трудовий стаж працівника фактично не переривається.

Завжди дотримуйтесь правила: є наказ про прийняття — має бути повідомлення

Чи подавати повідомлення у разі встановлення суміщення, призначення / переведення на іншу роботу (посаду) в одного роботодавця?

Ні, подавати не потрібно.

Адже у перелічених випадках новий трудовий договір не укладається. Все відбувається в межах вже існуючих трудових відносин, про початок яких податковий орган в загальному випадку був проінформований раніше (якщо тоді це вимагалося)

Працівниця вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років. Чи подавати повідомлення?

Ні, адже трудові відносини не переривалися. Навпаки, за час такої відпустки за працівницею зберігалися місце роботи та посада

Працівника поновили на роботі за рішенням суду. Чи подавати повідомлення?

Ні, не подавати.

Працівника поновлюють на роботі з дати звільнення. Наказ про звільнення скасовується. Новий трудовий договір не укладається. Отже, підстав для подання повідомлення немає

Чи подавати повідомлення про прийняття на роботу директора?

Ні, подавати не потрібно.

Як зазначалося вище, в цьому випадку повідомленням є відомості з ЄДР

Чи потрібно подавати повідомлення про укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом, який за ним буде виконувати функції директора?

Логічно припустити, що ні. Адже відомості про таку особу будуть внесені до ЄДР. Проте оскільки прямо такий випадок не зазначено в постанові № 413, радимо подати

Чи подавати повідомлення про укладання цивільно-правових договорів (далі — ЦПД) на виконання робіт чи надання послуг?

За бажанням.

Законодавство не зобов’язує інформувати податківців про початок виконання робіт чи надання послуг фізособами за ЦПД. З цим погоджується Мінекономіки в листах від 21.01.2022 № 4711-06/3082-07 та від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01

Заповнюємо табличну частину повідомлення

Чи можна в одному повідомленні вказати кількох працівників із різними датами прийняття на роботу за різними наказами?

Так, можна.

Головне, щоб повідомлення було подано до фактичного допуску до роботи працівників

Як заповнити графу 5 повідомлення?

Зазначаєте категорію особи, на яку формуєте рядок: 1 — наймані працівники за основним місцем роботи; 2 — працівники за сумісництвом; 3 — гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 4 — особи на підставі цивільно-правових договорів

Як заповнити повідомлення на працівника, який одночасно приймається на одне підприємство за основним місцем роботи та за сумісництвом?

Якщо відомості про прийняття зазначаєте в одному повідомленні, то формуєте на працівника два рядки. В одному — в графі 5 вказуєте категорію особи «1» (наймані працівники за основним місцем роботи), а в іншому рядку в графі 5 — «2» (працівники за сумісництвом)

Де шукати дані для заповнення графи 7 «Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності)» повідомлення?

Такий номер присвоюється при оформленні біометричних документів, таких як ID-картка або закордонний паспорт (там, де фото, поле «Запис №/Record №»).

Він складається з 13 цифр у форматі 8 цифр (дата народження) та 5 цифр, розділених дефісом.

За наявності інформації про такий код, вказуємо його

Приймаємо на роботу іноземця. Як заповнити графу 6 повідомлення?

Іноземець має отримати реєстраційний номер облікової картки платника податків (податковий номер). Його й треба зазначити в графі 6. Іншого не передбачено.

Також у графі 9 «Громадянство» вкажіть «0» (іноземець або особа без громадянства)

Повідомлення та квитанції № 1 і № 2

Коли повідомлення, що подане в електронному кабінеті, вважається прийнятим податковою?

Після отримання позитивної квитанції № 2.

Вона формується за результатами успішної перевірки квитанції № 1 та підтверджує прийняття (реєстрацію) документа або повідомляє про його неприйняття із зазначенням причини

Повідомлення було подано до початку роботи працівника. Отримано квитанцію № 1. Квитанція № 2 надійшла із запізненням, а саме вже після того, як працівник приступив до роботи. Чи вважається подання своєчасним?

Так, вважається.

Відповідно до роз’яснень ДПСУ у разі наявності квитанція № 2 про прийняття документа, датою і часом його прийняття (реєстрації) вважається дата та час, зафіксовані у квитанції № 1.

Частина 3 ст. 24 КЗпП вимагає від роботодавця повідомити податкові органі про факт укладення трудового договору до моменту допуску працівника до роботи. Якщо допуск відбувся після часу, зафіксованого у квитанції № 1, можна стверджувати, що подання повідомлення відбулося своєчасно. Такого ж висновку доходить спеціаліст Держпраці в роз’ясненні «Повідомлення про прийняття на роботу та квитанція № 2» // «Податки & бухоблік», 2021, № 23

Помилки в поданому повідомленні

Як виправити помилку в поданому повідомленні?

Для виправлення будь-яких помилок (у П. І. Б., коді категорії, даті наказу, даті початку роботи тощо) діємо так. Подаємо два повідомлення:

— першим анулюємо некоректний запис. У шапці зазначаємо тип повідомлення «скасовуюче»;

— другим вносимо правильну інформацію. У шапці зазначаємо тип повідомлення «початкове»

Якщо в поданому повідомлені вказано декілька осіб, а помилка виправляється щодо однієї особи, чи вказувати всіх осіб при коригуванні?

Ні.

Коригування виконуємо виключно щодо того працівника, у чиїх даних було допущено помилку. Тобто в скасовуючому повідомленні повторюємо тільки помилковий рядок (дані з помилкою) щодо працівника, відомості на якого коригуємо. Так само й у початковому — тільки правильний рядок (дані без помилки). Решту працівників не включаємо

В якому періоді формувати коригуючі повідомлення?

Повідомлення формуємо в тому періоді, в якому було подане первинне повідомлення з помилкою. Але дата подання буде поточна

Чи встановлені строки для виправлень у повідомленні?

Ні. Виправлення помилок у повідомленні не обмежено строком

Працівник не приступив до роботи, а повідомлення подане

Працівник не приступив до роботи. Що робити з поданим повідомленням?

Тут можливі два сценарії розвитку подій.

1. Якщо до дня початку роботи сторони дійшли згоди скасувати трудовий договір (працівник написав заяву про відмову, а роботодавець видав наказ про скасування наказу про прийняття) — до податкової обов’язково подається скасовуюче повідомлення. Строків щодо його подання законодавством не встановлено.

2. Якщо працівник просто не з’явився на роботу без пояснень — подавати скасовуюче повідомлення не можна. Адже трудовий договір уже набув чинності, тому розірвати його слід за відповідними підставами КЗпП

Відповідальність

Чи буде штраф за неподання повідомлення або подання із запізненням?

Почнемо з повідомлення про укладення трудового договору з найманим працівником. За неподання / подання із запізненням такого повідомлення загрожує:

— роботодавцеві штраф як за порушення інших вимог законодавства в розмірі 1 мінзарплати (у 2026 році — 8647 грн) (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо ж порушення вчинене повторно протягом року, штраф зросте до 2 мінімалок;

— посадовим особам роботодавця (ФОП) — адмінштраф у загальному випадку від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Відповідальність за неподання повідомлення про укладення гіг-конктракту з гіг-спеціалістом законодавством не передбачена.

Також нічого не загрожує роботодавцеві та резиденту Дія Сіті у разі неподання повідомлення про укладення звичайного ЦПД

Чи буде штраф за виправлення помилок у поданому повідомленні?

Ні, не буде.

Штраф за виправлення помилок, допущених у поданих повідомленнях, не застосовується. Про це свого часу зазначило Мінсоцполітики у листі від 22.06.2016 № 746/13/84-16