Перевищення добових: як оподатковувати і який код доходу ставити в 4ДФ?

ДПС в індивідуальній податковій консультації №4716/ІПК/99-00-24-03-03 від 12.08.2026 року проаналізувала порядок оподаткування добових, якщо роботодавець (благодійний фонд) встановив розмір добових для відряджень по Україні 1200 грн за день, що значно перевищує неоподатковувану норму (0,1 МЗП на 1 січня поточного року).

Йшлося про три питання:

• чи можна одразу утримати ПДФО і військовий збір із суми перевищення й виплатити працівнику «чисті» добові;
• чи вважати перевищення доходом у негрошовій формі із застосуванням «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ;
• як показувати таке перевищення в Об’єднаному звіті (Розрахунок ЮО, додаток 4ДФ).

Коли добові не оподатковуються?

ДПС нагадала базові правила:

• не включаються до оподатковуваного доходу (ПДФО і, відповідно, військовим збором) суми:
  • добових у межах норм (0,1 МЗП за кожен день відрядження по Україні),
  • інших документально підтверджених витрат на відрядження,
• за умови наявності:
  • наказу на відрядження;
  • документів, що підтверджують перебування у відрядженні та зв’язок із діяльністю роботодавця;
  • первинних документів на відшкодовані витрати.

Якщо підтвердних документів немає взагалі, до оподатковуваного доходу включається вся сума добових.

Перевищення добових: ПДФО з коефіцієнтом

Сума добових, що перевищує неоподатковуваний ліміт, ДПС прямо відносить до:

«надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження і не повернутих у строки» (п.п. 164.2.11 ПКУ).

Для таких сум:

• база оподаткування ПДФО визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ (К = 100 : (100 – 18) = 1,21951);
• ПДФО нараховується за ставкою 18 % до «брутто»-бази (сума перевищення, збільшена на коефіцієнт).

Тобто ДПС розглядає перевищення добових як дохід, прирівняний до негрошової форми, для цілей ПДФО – навіть якщо працівник фактично отримує гроші.

Водночас роботодавець має право утримати ПДФО і військовий збір із суми перевищення ще на етапі затвердження авансового звіту й виплатити працівнику добові «за мінусом» податків – за умови правильного розрахунку бази.

Військовий збір: без коефіцієнта

Щодо військового збору ДПС робить окремий акцент:

• п. 164.5 ПКУ встановлює «натуральний» коефіцієнт лише для ПДФО;
• у нормах про військовий збір немає відсилання до цього коефіцієнта;
• отже, база для військового збору – без застосування «натурального» коефіцієнта.

Тобто:

• ПДФО з перевищення добових – із коефіцієнтом (як дохід у негрошовій формі для цілей бази);
• військовий збір – 5 % від фактичної суми доходу (без «бруттування»).

Позицію про відсутність коефіцієнта для військового збору ДПС погодила з Мінфіном.

Як показувати в 4ДФ?

У додатку 4ДФ до Розрахунку ЮО сума перевищення добових:

• відображається за ознакою доходу «118» – як надміру витрачені та не повернуті підзвітні кошти/добові,
• показується у тому місяці, коли за підсумками авансового звіту став очевидним факт перевищення/надлишку.

Таким чином, ДПС підтвердила:

• ліміт неоподатковуваних добових по Україні – 0,1 МЗП за день;
• перевищення – це надміру витрачені кошти, що оподатковуються ПДФО (з коефіцієнтом) та військовим збором (без коефіцієнта);
• у 4ДФ така сума відображається з ознакою доходу «118».