Бланк підтвердження діяльності водія у 2026 році: коли він потрібен

Під час внутрішніх та міжнародних автомобільних перевезень у перевізників виникає чимало запитань щодо Бланка підтвердження діяльності водія (БПД). Чи потрібно оформлювати так званий лист відпочинку, якщо автомобіль обладнаний цифровим або смарт-тахографом? Чи достатньо зробити ручний ввід? Яку форму БПД використовувати та скільки часу зберігати документи?

Розбираємо основні правила роботи з тахографами та Бланком підтвердження діяльності (БПД) відповідно до Положення № 340.

Як вести облік робочого часу водіїв при міжнародних перевезеннях

Для міжнародних перевезень вантажів і пасажирів, на які поширюється Положення № 340, облік часу керування транспортним засобом, іншої роботи, перерв, періодів готовності та відпочинку ведеться відповідно до вимог цього Положення, а у випадках його застосування — також ЄУТР.

Якщо транспортний засіб підпадає під тахографічний режим, основним засобом обліку є справний тахограф.

Для цифрового та смарт-тахографа під час контролю водій має пред'явити, зокрема:

• картку водія;

• роздруківки за день проведення контролю та попередні 56 днів;

• оригінали тимчасових реєстраційних листів — за наявності відповідних підстав;

• Бланки підтвердження діяльності — якщо є підстави для їх оформлення.

При цьому перевізник повинен зчитувати інформацію:

з бортового блока — не рідше одного разу на 90 днів;

з картки водія — не рідше одного разу на 28 днів.

Зчитані дані необхідно зберігати не менше 24 місяців.

Навіщо потрібен Бланк підтвердження діяльності водія?

Бланк підтвердження діяльності оформлюють для документального підтвердження періодів, протягом яких водій не керував транспортним засобом. Відповідно, інформація про такі періоди може бути відсутня в тахографі або на тахокарті. Документ дає змогу пояснити причини відсутності записів про керування під час перевірки та використовується для обліку робочого часу водія.

Для контролюючих органів, зокрема Укртрансбезпеки, Бланк допомагає підтвердити періоди діяльності водія, які не зафіксовані тахографом.

Для бухгалтерії він має значення як первинний документ, що підтверджує підстави для нарахування зарплати, лікарняних або відпускних за періоди, коли працівник не перебував за кермом.

Відповідно до п. 11 роз. VI Положення 340, Бланк підтвердження діяльності (додаток 3 до Положення) необхідно оформляти, якщо перед початком автомобільного перевезення водій:

1. Перебував на лікарняному (тимчасова непрацездатність);
2. Знаходився у щорічній чи іншій відпустці;
3. Був відсутній на роботі або перебував на відпочинку;
4. Виконував іншу роботу, не пов'язану з керуванням транспортним засобом (наприклад, техобслуговування автомобіля, оформлення документів, контроль завантаження чи розвантаження вантажу тощо);
5. Керував транспортними засобами, на які не поширюються вимоги щодо застосування тахографів (зокрема окремими транспортними засобами масою до 3,5 т або з кількістю місць для сидіння до 9 включно);
6. Перебував у стані готовності до виконання роботи, коли не зобов'язаний перебувати на робочому місці, але повинен бути готовим за вимогою розпочати керування або виконати іншу роботу. До такого часу належать, зокрема, очікування навантаження чи розвантаження, проходження кордону, супровід автомобіля на поромі або перебування другим водієм в екіпажі.

Слід врахувати, що Бланк підтвердження діяльності оформлюють окремо на кожний період, який необхідно документально підтвердити. В одному Бланку дозволено зазначати лише одну причину відсутності водія за кермом.

Тому, якщо протягом одного проміжку часу підстави змінювалися, на кожну з них потрібно скласти окремий документ. Наприклад, якщо водій спочатку перебував у відпустці, а після її закінчення — на лікарняному, необхідно оформити два окремі Бланки підтвердження діяльності.

Чи потрібен Бланк підтвердження діяльності, якщо зроблено ручний ввід у тахографі

Саме це питання викликає найбільше суперечок під час перевірок.

Головне правило таке:

Ручний ввід у тахографі сам по собі не скасовує БПД, але й не створює автоматичного обов'язку його оформлювати.

Ручний ввід та Бланк підтвердження діяльності виконують різні функції.

За допомогою ручного вводу відповідний період діяльності водія реєструється у тахографі. Натомість БПД оформлюється у випадках, прямо передбачених п. 11 Положення № 340.

Тому можливі дві ситуації.

Якщо період повністю та правильно зареєстрований у тахографі за допомогою ручного вводу і він не належить до випадків, передбачених п. 11 Положення № 340, оформлювати окремий БПД тільки через наявність ручного вводу не потрібно.

Якщо ж є одна з підстав, визначених п. 11 Положення № 340, БПД необхідно оформити незалежно від того, чи зробив водій ручний ввід у тахографі.

Чи потрібен БПД при цифровому або смарт-тахографі

Тип тахографа сам по собі не визначає, чи повинен водій мати Бланк підтвердження діяльності.

Тобто правило однакове як для цифрового, так і для смарт-тахографа.

Якщо картка водія залишалася у тахографі і відповідний період відпочинку коректно зареєстрований, додатковий БПД лише через цей відпочинок не потрібен.

Так само, якщо картку вилучали, а після повернення водій правильно виконав ручний ввід, сам цей факт ще не означає, що потрібно оформлювати БПД.

Вирішальним є інше — чи виникла одна з підстав для оформлення БПД, передбачених п. 11 розд. VI Положення № 340.

Чи замінює роздруківка з цифрового тахографа БПД

Ні, якщо відповідно до Положення № 340 у конкретній ситуації має бути оформлений БПД.

Для цифрових та смарт-тахографів передбачено наявність картки водія, відповідних роздруківок, а за наявності встановлених підстав — також оригіналів тимчасових реєстраційних листів та Бланків підтвердження діяльності.

Отже, роздруківка з тахографа не скасовує БПД, якщо для його оформлення є окрема нормативна підстава. Не скасовує цього обов'язку й можливість контролюючого органу електронно зчитати інформацію.

Яка форма Бланка підтвердження діяльності актуальна у 2026 році

Для внутрішніх та міжнародних перевезень використовується «Бланк підтвердження діяльності» — додаток 3 до Положення № 340 у редакції наказу Мінрозвитку від 12.12.2025 № 1727.

Саме цю форму слід використовувати у випадках, передбачених п. 11 Положення № 340.

Тому перевізникам варто перевірити, чи не залишилися у водіїв старі форми документів.

Як оформити БПД, якщо водій змінюється не на території підприємства

Зміна водіїв може відбуватися далеко від місцезнаходження перевізника. Проте це не означає, що БПД можна оформити вже після початку перевезення.

За правилами Положення № 340 перевізник заповнює та підписує БПД і передає його водію перед початком відповідного перевезення.

Тому, якщо зміна водія відбувається поза територією підприємства, перевізнику необхідно організувати завчасну передачу належним чином оформленого БПД.

Оформлювати такий документ заднім числом не слід.

Скільки примірників БПД потрібно оформляти

Положення № 340 не містить окремої норми, яка прямо встановлювала б точну кількість примірників Бланка підтвердження діяльності.

Водночас перевізник повинен забезпечити виконання двох вимог:

Отже, перевізнику потрібно самостійно організувати документообіг таким чином, щоб одночасно виконувалися обидві вимоги. Говорити про те, що Положення № 340 прямо вимагає оформлення БПД саме в одному примірнику, некоректно.