Відрядження й готель з картки працівника: як із податком на прибуток?

Чи має право підприємство включити витрати на відрядження працівника за кордоном, у тому числі вартість проживання в готелі, яке сплачено з карткового рахунку працівника, що підтверджується випискою банку?

Відрядження часто оплачуються працівниками «з власної кишені» – зокрема, з їхніх карткових рахунків. Для податку на прибуток ключове питання: чи можна такі витрати враховувати у складі витрат підприємства й чи потрібні для цього окремі податкові коригування?

1. Первинні документи – основа для податкового обліку

За абз. першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі:

• первинних документів;
• регістрів бухобліку;
• фінансової звітності;
• інших документів та інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів.

Абз. другий п. 44.1 ст. 44 ПКУ забороняє формувати показники податкової звітності (у т. ч. декларації з податку на прибуток) за даними, не підтвердженими такими документами.

Тему первинних документів, що підтверджують вирати на відрядження, ми детально виклали у статтях: "Які документи підтверджують фактичні дні закордонного відрядження?", "Закордонне відрядження: складаємо Звіт правильно"

Нагадаємо, щоб витрати на відрядження не оподатковувалися як дохід працівника, потрібні належні первинні документи. Для комерційних підприємств підхід той самий, що і для бюджетних:

• проїзд – транспортні квитки/проїзні документи (в т.ч. електронні), посадкові талони, багажні квитанції;
• проживання – рахунки/інвойси та розрахункові документи (чеки РРО/ПРРО, електронні чеки), де видно вартість, період проживання, П.І.Б. працівника;
• розрахунки карткою – обов’язково:
  • квиток / рахунок, і
  • виписка або відомості з рахунку, до якого емітовано картку, на яку було перераховано аванс і з якої оплачували витрати.

Ключова вимога ПКУ: якщо аванс видано на картку одного працівника, а витрати оплачені карткою іншої особи, податкові ризики зростають – компенсація може бути визнана додатковим благом із оподаткуванням.

2. Податок на прибуток: орієнтир – бухгалтерський облік

Відповідно до абз. першого п. 44.2 ст. 44 ПКУ, об’єкт оподаткування податком на прибуток розраховується за даними бухобліку та фінансової звітності:

• доходи;
• витрати;
• фінансовий результат до оподаткування.

Тобто базою для розрахунку податку на прибуток є фінансовий результат до оподаткування за правилами бухгалтерського обліку, а вже потім він може коригуватися на різниці, передбачені розд. ІІІ ПКУ.

3. Відрядження і оплата готелю карткою працівника

Податкове законодавство не встановлює спеціальних податкових різниць для витрат на відрядження, у тому числі:

• вартості проживання в готелі;
• навіть якщо готель оплачено з карткового рахунку працівника, а не безпосередньо з рахунку підприємства.

Положеннями ПКУ не передбачено різниць для коригування фінансового результату до оподаткування на суму витрат на відрядження працівників, у тому числі вартості проживання в готелі, яке сплачено з карткового рахунку працівника.

Висновок для податку на прибуток:

• такі витрати відображаються у витратах за правилами бухобліку;
• формують фінансовий результат до оподаткування;
• не потребують коригувань за ПКУ (ні збільшення, ні зменшення фінрезультату).

Отже, якщо витрати на відрядження (у т. ч. готель, оплачений працівником) правильно оформлені первинними документами та визнані у бухгалтерському обліку, вони впливають на об’єкт оподаткування податком на прибуток у загальному порядку.

4. Хто визначає правила бухобліку

Податковий кодекс відсилає питання методології бухобліку до спеціального законодавства:

• ч. 2 ст. 6 Закону України від 16.07.1999 № 996‑XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачає, що:

  • методологію бухобліку та фінансової звітності;
  • національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку;
  • інші НПА з бухобліку та звітності
    визначає центральний орган виконавчої влади, що формує та реалізує політику у сфері бухобліку та аудиту.

• Відповідно до Положення про Мінфін (постанова КМУ від 20.08.2014 № 375), Міністерство фінансів України є головним органом, який:

  • формує і реалізує державну політику у сфері бухобліку та аудиту;
  • відповідає за НП(С)БО та інші акти з бухобліку і фінзвітності.

5. Хто дає відповіді щодо відображення у бухобліку

У наведеному роз’ясненні податковий орган підкреслює:

Питання порядку відображення у бухгалтерському обліку витрат на відрядження працівників, у тому числі вартості проживання в готелі, яке сплачено з карткового рахунку працівника, та підтвердження таких операцій первинними документами належить до компетенції Міністерства фінансів України.

Тобто:

• податківці підтверджують, що спецрізниць з податку на прибуток немає;
• але детальний порядок відображення та документального оформлення таких витрат (які саме первинні документи, як оформити підзвіт, проводки тощо) – це сфера бухобліку, за яку відповідає Мінфін і НП(С)БО.