Компенсація відпустки та відраховані при звільненні відпускні в додатках Об’єднаного звіту

Відраховані відпускні в додатках Д1 і 4ДФ

Відраховані відпускні в Д1. Незароблені відпускні можуть бути відраховані роботодавцем при звільненні працівника до закінчення робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку. Право на таке відрахування роботодавцеві надає ст. 127 КЗпП та ч. 1 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Про нюанси їх відрахування та розрахунок читайте в статті «Перегуляна щорічна відпустка: чи утримувати під час воєнного стану?» // «Оплата праці», 2025, № 9.

Відраховану при звільненні працівника суму відпускних зазначаємо в Д1, що сформований за той місяць, в якому проведене таке відрахування (в бухобліку) окремо від інших виплат

У рядку з відрахованими відпускними вказуємо у графі:

— 08 — код категорії застрахованої особи, який відповідає особі, яка отримує оплату праці: «1» — звичайний працівник; «2» — особа з інвалідністю, на зарплату якої нараховуємо ЄСВ за ставкою 8,41 %;

— 09 — код типу нарахувань «10», як для звичайних відпускних;

— 10 — місяць і рік, за які раніше були нараховані відпускні, що наразі відраховуються;

— 16, 17 — відраховану суму та ту, що увійшла до бази внеску, зі знаком «мінус»;

— 20 — суму ЄСВ на відраховані відпускні зі знаком «мінус».

По суті, принцип відображення відрахованих відпускних аналогічний до їх нарахування, тільки з від’ємними сумовими значеннями (див. приклад 1).

Додаткова база ЄСВ і спецкод «14». За загальним правилом підприємства та ФОП, які працевлаштували особу за основним місцем роботи (далі — основний роботодавець), мають виконувати вимогу про сплату ЄСВ з фактичної бази нарахування внеску такої особи, але не нижче за розмір мінімальної зарплати.

Відповідно якщо фактична база нарахування ЄСВ, визначена за працівником, нижча за мінімалку, то на різницю між нею та фактичною базою (так звана додаткова база) донараховують ЄСВ. Ставка внеску — 22 %.

Відрахування відпускних за минулі періоди може призвести до того, що база нарахування в таких місяцях просяде. Тому після проведення таких дій проконтролюйте виконання наведеної вище вимоги. За потреби визначте додаткову базу та доплатіть ЄСВ.

У Д1 додаткову базу, яка виникла у зв’язку з відрахуванням відпускних, наданих у рахунок невідпрацьованої частини робочого року, відображаємо в окремому рядку із спецкодом типу нарахувань «14» у графі 09

При цьому у графі 08 за таким рядком зазначаємо місяць і рік, за який ця додаткова база визначена (див. приклад 2).

Увага! Таку додаткову базу зазначаємо в Д1 за місяць, в якому проведене відрахування відпускних. Коригувати минулі періоди не потрібно.

Відраховані відпускні в 4ДФ. Відраховану суму відпускних зазначаємо в розд. І 4ДФ за місяць, у якому проведене таке сторнування, у загальній сумі зарплатного доходу з ознакою «101». Фактично вона зменшує суму зарплатного доходу. Окремо її не виділяємо.

Компенсація відпустки в додатках Д1 і 4ДФ

Компенсація відпустки в Д1. Грошова компенсація за невикористану відпустку може виплачуватися в таких випадках:

— при звільненні працівника. У день звільнення роботодавець повинен провести повний розрахунок і виплатити компенсацію за всі не використані працівником дні щорічних відпусток та додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей (за наявності права на неї);

— під час роботи за бажанням працівника компенсація частини щорічної відпустки (без звільнення працівника) за певних умов;

— у разі призову працівника на військову службу. За бажанням такі працівники можуть отримати грошову компенсацію за всі невикористані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки на дітей.

Є питання щодо порядку виплати компенсації відпустки, визначення кількості днів та обчислення її суми? Вся інформація щодо цього чекає вас у статті «Компенсація відпустки: визначаємо право та кількість днів» // «Податки & бухоблік», 2026, № 55 (ср. 025135600).

У Д1 суму відпускної компенсації працівника відображаємо у складі його зарплати (одним рядком)

Тобто без використання окремих кодів типу нарахувань (див. приклад 3).

Компенсація відпустки в 4ДФ. Суму компенсації відпустки (за будь-яким випадком її нарахування працівнику) відображаємо в 4ДФ у складі зарплати з ознакою «101» у місяці, в якому вона нарахована.

На прикладах розглянемо заповнення Д1 та 4ДФ у різних ситуаціях.

Відраховані відпускні. Приклади відображення

Відпускні відраховані за 5 календарних днів надміру використаної щорічної відпустки. Умовно це 5 останніх днів, а саме 2 дні в травні та 3 дні в червні 2026 року. Тому в додатку Д1 за липень 2026 року для відображення відрахованих відпускних формуємо два рядки. Сумові показники в них зазначені зі знаком «мінус» (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент Д1 за липень 2026 року — відраховані відпускні

У додатку 4ДФ за липень сума відрахованих відпускних минулих місяців зменшує загальний липневий зарплатний дохід працівника. Він становитиме 25150 грн (30000 - 4850). Заповнення 4ДФ — на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за липень 2026 року — відраховані відпускні

Також інформацію про звільнення працівника потрібно зазначити в додатку Д5 за загальними правилами.

У Д1 за липень 2026 року на працівницю буде сформовано чотири рядки. Один із сумою зарплати, другий та третій із сумами відрахованих відпускних, а четвертий — для додаткової бази за квітень, в якому в графі 09 — код типу нарахувань «14», а в графі 10 — «4.2026» — квітень 2026 року (див. рис. 3).

Зверніть увагу! Попри те, що база нарахування ЄСВ за липень за працівницею нижча за мінімалку, додаткову базу за липень не визначаємо, оскільки така працівниця була звільнена не останнім робочим днем липня. Детально — в статті «ЄСВ з мінімальної зарплати: застосовуємо вимогу у 2026 році» // «Оплата праці», 2026, № 7.

Рис. 3. Фрагмент Д1 за липень 2026 року — додаткова база

У додатку 4ДФ у графах 3 та 3а нарахований дохід липня показуємо загальною сумою з урахуванням відрахованих сум 4760 грн (8000 - 3240) так, як показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за липень 2026 року

Звільнення працівниці також відображаємо в додатку Д5 за стандартним алгоритмом.

Відпускна компенсація. Приклад відображення

У Д1 за липень зарплату і відпускну компенсацію показуємо загальною сумою в одному рядку (див. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент Д1 за липень 2026 року — відпускна компенсація

Також загальною сумою зарплата та компенсація за липень відображаються в додатку 4ДФ (див. рис. 6).

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за липень 2026 року — відпускна компенсація

Висновки

• У додатку Д1 суму відрахованих відпускних показуємо в окремому рядку з кодом типу нарахувань «10» у графі 09 та відповідним місяцем і роком, за який вони відраховані, у графі 10. Суми у графах 16, 17 та 20 за відрахованими відпускними зазначаємо зі знаком «мінус».
• У разі виникнення додаткової бази за минулі періоди через відрахування відпускних при звільненні, її відображаємо у Д1 у місяці такого відрахування. При цьому у графі 09 проставляємо спецкод «14», а у графі 10 — період, за який її визначено.
• У додатку 4ДФ сума відрахованих відпускних зменшує загальну суму зарплатного рядка того місяця, в якому фактично було здійснено це відрахування.
• Суму компенсації відпустки у Д1 та 4ДФ показуємо сукупно із зарплатою в місяці її нарахування.

Читати також:

• Як оплачувати нічні години роботи у вихідний день
• Доглядова відпустка закінчилася: обчислюємо держстаж та індексацію
• Працівник — учасник бойових дій: відпустки, лікарняні, оподаткування у 2026 році
• Працівник у відпустці чи мобілізований: обираємо варіант заміни
• Робота у вихідний день: документальне оформлення
• Компенсація відпустки та відраховані при звільненні відпускні в додатках Об’єднаного звіту
• ПСП для одинокої матері трьох дітей
• Як звільнити працівника, який не пройшов випробування
• Додаткова відпустка тренера-викладача: чи можна замінити компенсацією без звільнення?
• Вислуга років тренера-викладача: чи зараховують стаж роботи вчителем?
• Відпускні: якщо прийнятий на роботу не з першого календарного дня
• Щорічна основна відпустка: надання авансом у перший рік роботи
• Курси підвищення кваліфікації та мінзарплата
• Тимчасовий працівник: як проводити індексацію?
• Чи нараховувати квартальну премію працівнику після звільнення?
• Як оподаткувати квартальну премію, нараховану після звільнення
• Відпускна компенсація педагогам: роз’яснення від МОН та Держпраці
• Щорічна відпустка: якщо днів надано більше, ніж зароблено
• Оклад підвищили посеред місяця: чи проводити індексацію зарплати?