Як відобразити відпускні у додатках Д1 та 4ДФ Об’єднаного звіту
Автор: Долга Ірина, експерт з податкових і кадрових питань.
Працівнику надано оплачувану відпустку. Сума відпускних розрахована та нарахована. Як її відобразити в додатках Об’єднаного звіту? Чи є відмінності у відображенні відпускних у Д1 залежно від виду наданої оплачуваної відпустки? Чи впливає місяць виплати відпускних на їх відображення в додатку 4ДФ? У статті не тільки надаємо відповіді на ці запитання, а й розбираємо порядок відображення відпускних у додатках Об’єднаного звіту на конкретних прикладах.
Суми нарахованих відпускних:
— юрособи та їх уповноважені відокремлені підрозділи відображають в ЄСВшному додатку Д1 та додатку 4ДФ з ПДФО та ВЗ місячного Податкового розрахунку;
— ФОП та незалежники — в додатках ФІЗ-Д1 та ФІЗ-4ДФ квартального Об’єднаного звіту, в якому інформація відображається з розбиттям за місяцями звітного кварталу.
У додатках Д1 та ФІЗ-Д1 відпускні відображаються за єдиними правилами. Те саме справедливо й для додатків 4ДФ та ФІЗ-4ДФ. Тож ця стаття буде актуальною як для юросіб, так і для ФОП.
Увага! З 01.08.2026 податковими агентами / платниками ЄСВ застосовуються нові форми звітності. Огляд:
— квартальної форми див. у статті «Квартальний Об’єднаний звіт для ФОП: звітуємо за новою формою»;
— місячної форми — у статті «Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДФО: нова форма (+ приклади заповнення)».
Із загальними питаннями закінчили. Переходимо до конкретики — до відпускних, а саме до варіантів їх нарахування. До чого тут нарахування, якщо говоримо про звітність? Бо від того, коли були нараховані відпускні, залежить їх відображення у Д1 та 4ДФ.
-
Передплачуйте та читайте повністю:
- новини, ексклюзивні статті, довідники
- завантажуйте бланки
- усе це без реклами
місяць
Як нараховуємо відпускні
На практиці звичайні роботодавці застосовують два варіанти нарахування відпускних у бухобліку:
варіант 1 — відпускні нараховують у тому місяці, в якому їх фактично виплачують;
варіант 2 — відпускні нараховують місяць у місяць (у тому місяці, на який припадають календарні дні відпустки).
Мінфін не заперечує проти жодного з цих варіантів (листи Мінфіну від 23.02.2018 № 35220-07-10/5151 та від 13.10.2017 № 35220-07-2/27938).
А ось бюджетники загалом використовують перший варіант.
Разом із цим пам’ятаємо, що незалежно від підходу до нарахування відпускних, виплатити їх потрібно до початку відпустки.
Як відобразити відпускні у додатках Д1 та 4ДФ, розкажемо далі. Тут же зауважимо, що не має значення вид оплачуваної відпустки, за час якої нараховані відпускні. Порядок відображення цієї виплати однаковий, незалежно від того, щорічна відпустка надана працівнику або чорнобильська чи будь-яка інша оплачувана відпустка.
Відпускні в додатку Д1: правила відображення
Відпускні відображаємо в Д1, що сформований за той місяць, в якому їх нараховано, окремо від заробітної плати. Місяць їх виплати значення не має.
Наприклад, працівнику надано відпустку з 1 серпня 2026 року. Відпускні виплачені в липні. У бухобліку відпускні за серпень нараховані в:
— липні (у тому місяці, в якому їх фактично виплачують), тоді їх сума потрапить до додатка Д1 за липень;
— серпні (у тому місяці, на який припадають календарні дні відпустки), тоді сума відпускних потрапить до додатка Д1 за серпень.
Для відпускних формуємо окремий рядок. Якщо ж роботодавець нараховує відпускні згідно з варіантом 2 й відпустка перехідна (припала на декілька місяців), то формуємо стільки рядків, на скільки місяців припадає відпустка.
У рядках із відпускними зазначаємо, зокрема, в графі:
— 08 — код категорії застрахованої особи, що відповідає особі, яка отримує оплату праці (наприклад, «1» — для звичайних працівників, «2» — для осіб з інвалідністю на трудові доходи якої нараховується ЄСВ 8,41 %);
— 09 — код типу нарахувань (КТН) «10»;
— 10 — місяць і рік, за які нараховані відпускні.
Щодо графи 14 додатка Д1 із кількістю днів у трудових відносинах. Якщо в Д1 доходи за поточний місяць відображені декількома рядками (наприклад, окремими рядками зарплата, лікарняні та відпускні поточного місяця), то графу 14 заповнюють лише за одним із них, зазвичай за рядком із зарплатою.
У разі коли окрім відпускних інших нарахувань немає, кількість днів у трудових відносинах (графа 14) проставляємо за рядком із відпускними працівника
Якщо ж ви в Д1 за поточний звітний місяць відображаєте відпускні за майбутній місяць (варіант 1 нарахування відпускних), то графу 14 за рядком із такими відпускними зазвичай не заповнюють (див. приклади 1 та 3 нижче). Водночас якщо відпустка тривала весь майбутній місяць, то ви можете відразу проставити кількість днів у трудових відносинах (див. приклад 2). Тоді в Д1 за наступний місяць на працівника рядок без сумових показників, але з кількістю днів у трудових відносинах не формуєте. Так діяти дозволяє п.п. 1 підрозд. 2 розд. IІ Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку.., затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.
Інші графи заповнюєте в загальному порядку.
Відпускні в додатку 4ДФ
У розділі I додатка 4ДФ суми відпускних відображаємо:
— у складі заробітної плати. Окремо не виділяємо;
— з ознакою доходу «101».
На відміну від Д1, у додатку 4ДФ відображаємо як нарахування відпускних та ПДФО/ВЗ на їх суму (графи 3а, 4а, 5а), так і їх виплату та сплату податку / збору (графи 3, 4, 5). При цьому застосовуємо правила заповнення цих граф, установлені для зарплати.
Якщо відпускні:
— нараховують та виплачують в одному місяці або нараховують в одному, а виплачують в наступному, то за ними показники граф 3а, 4а, 5а будуть дорівнювати показникам граф 3, 4, 5 (див. приклади 1 та 2);
— виплачують в одному місяці (авансом), а нараховують у наступному, то безпечним є підхід, за якого виплачені у звітному місяці, але ще не нараховані відпускні відображають у графі 3 за такий місяць. Також до граф 4 та 5 мають потрапити ПДФО та ВЗ, фактично сплачені з цих відпускних. Водночас у графі 3а відпускні показують у періоді їх фактичного нарахування в бухобліку. Тобто показники граф 3а і 3 (4а і 4, 5а і 5) розд. І 4ДФ відрізнятимуться (див. приклад 3).
Далі на прикладах розглянемо відображення відпускних у Д1 та 4ДФ залежно від обраного роботодавцем варіанта їх нарахування.
Відпускні за майбутній місяць, нараховані в поточному
У липні йому нарахована зарплата — 16900 грн та відпускні в загальній сумі 13440 грн, зокрема 11520 грн за 12 днів відпустки в липні та 1920 грн за 2 дні серпня. Всього нараховано в липні — 30340 грн.
Відпускні виплачені в липні до початку відпустки, зарплата — в серпні у встановлені для її виплати строки.
Нараховані в липні відпускні роботодавець працівника відобразить у додатку Д1 за липень 2026 року із розподілом за місяцями (липнем та серпнем), за дні яких вони нараховані. У графі 09 за рядками із відпускними — КТН «10». Кількість днів у трудових відносинах у липні зазначена в графі 14 загальною сумою за рядком із зарплатою за липень (див. рис. 1).
Рис. 1. Фрагмент Д1 за липень 2026 року — перехідна відпустка
У 4ДФ за липень роботодавець відобразить відпускні в одному рядку разом із зарплатою працівника загальною сумою. Оскільки відпускні виплачені в місяці нарахування, а зарплата за липень у серпні в установлені строки, то показники граф 3а та 3 збігатимуться. Також показники граф 4а та 5а дорівнюватимуть показникам граф 4 та 5, відповідно (див. рис. 2).
Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за липень 2026 року — перехідна відпустка
У липні йому нарахована зарплата за фактично відпрацьований час — 12600 грн та відпускні в загальній сумі 18720 грн, в тому числі 2600 грн за 5 к. дн. липня та 16120 грн за 31 к. дн. серпня. Всього нараховано в липні — 31320 грн.
Відпускні виплачені напередодні відпустки у липні, зарплата — у встановлені строки в серпні. У серпні нарахувань працівнику немає.
Відпускні роботодавець працівника відобразить у Д1 за місяць їх нарахування, а саме за липень, але з розбиттям за місяцями, за які вони нараховані (див. рис. 3).
Рис. 3. Фрагмент Д1 за липень 2026 року — довготривала відпустка
Зверніть увагу, що оскільки працівник весь серпень перебуватиме у відпустці, то кількість днів перебування у трудових відносинах у серпні (графа 14) можна відразу зазначити за рядком із відпускними за цей місяць (як на рис. 3). Тоді у Д1 за серпень на працівника не треба формувати рядок без сумових показників із днями трудових відносин.
Додаток 4ДФ за липень буде заповнено так, як показано на рис. 4.
Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за липень 2026 року — довготривала відпустка
Якщо в серпні працівнику не будуть нараховані виплати, то до 4ДФ за серпень він не потрапить.
Відпускні нараховані місяць у місяць
— у липні зарплату в сумі 12600 грн та відпускні за 5 днів липня в сумі 2600 грн. Всього дохід у липні — 15200 грн;
— у серпні — відпускні за 31 день серпня в сумі 16120 грн.
Уся сума відпускних (за липень і серпень) виплачена в липні до початку відпустки.
У додатку Д1 за липень на працівника роботодавець створить два рядки: один — із сумою зарплати, а другий — із сумою відпускних, які нараховані за липневі дні відпочинку.
Серпневі суми відпускних потраплять до Д1 за серпень, оскільки саме тоді їх нараховано в бухобліку (див. рис. 5).
Рис. 5. Фрагмент Д1 за липень і серпень 2026 року — відпускні місяць у місяць
У додатку 4ДФ:
— за липень в графі 3а — загальна сума нарахованих працівникові в липні зарплати за фактично відпрацьований час та відпускних (15200 грн). Водночас у графі 3 — своєчасно виплачена зарплата за липень та загальна сума виплачених у липні відпускних. Усього показник графи 3 дорівнює 31320 грн (12600 + 2600 + 16120);
— за серпень у графі 3а — нараховані в цьому місяці відпускні. Тоді як графа 3 буде порожньою, адже серпневі відпускні виплачені в липні, що й було відображено в липневому 4ДФ. Фрагмент заповненого 4ДФ за липень і серпень 2026 року зображено на рис. 6.
Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за липень і серпень 2026 року — відпускні місяць у місяць
Висновки
- Відпускні відображаємо в Д1 за той звітний місяць, в якому їх було фактично нараховано.
- Якщо в поточному місяці відпускні нараховані за декілька місяців, то в Д1 їх суми зазначають з розбиттям за місяцями, за які вони нараховані.
- Суми відпускних у Д1 зазначаємо окремо від інших виплат. У графі 09 код типу нарахувань «10», а в графі 10 — місяць та рік, за які ці відпускні нараховані.
- У додатку 4ДФ відпускні відображаємо у складі заробітної плати з ознакою доходу «101». Окремо не виділяємо.
Читати також:
- Приймаємо на роботу сезонного працівника
- Як звільнити сезонного працівника
- Чи має право на ПСП працівник-пенсіонер?
- Педагог проходить військову службу: чи заповнювати Д6 Об’єднаного звіту?
- Лікарняний після відпустки до 6 років: ключові правила
- Оздоровча допомога бібліотекарю: нюанси виплати при поділі відпустки
- Асистент вихователя ГПД: тривалість робочого часу та відпустки
- Три питання щодо переходу на повний робочий час із неповного для сумісника
- Бібліотекар без відповідної освіти: за яким тарифним розрядом оплачувати?
- Повідомлення про прийняття на роботу: відповідаємо на актуальні запитання
- Як працювати в спеку: вимоги до роботодавця
- Доплата за суміщення посад: від якого окладу обчислювати?
- Як відобразити відпускні у додатках Д1 та 4ДФ Об’єднаного звіту
- Додаткова відпустка за держстаж: особливості компенсації при звільненні
- Канікули довше, ніж відпустка: як оплатити працю педпрацівника?
- Індексація нарахована, але загальна зарплата не збільшилася: чи можливо це?
- Індивідуальне підвищення окладу: як проводити індексацію зарплати?
- Як табелювати роботу у відпустці для догляду за дитиною
- Матдопомога на соцпобут та відпускні
- Компенсація: виплата зарплатних боргів у серпні 2026 року
