Електронний документообіг з ДПС: як правильно оформити повноваження підписувача
Електронний документообіг між платником податків і контролюючими органами здійснюється відповідно до ПКУ та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557.
Як надати право підпису уповноваженій особі ми розповіли у статті: "Хто може підписати декларацію в електронній формі: як правильно оформити повноваження", - а також розглянули можливість делегувати повноваження на період відпустки посадових осіб "Директор чи головбух у відпустці: чи можна підписувати документи?".
Податкова декларація має бути підписана керівником або уповноваженою особою, а також особою, відповідальною за бухоблік і подання декларації (п.п. 48.5.1 ПКУ). Якщо облік і подання здійснює сам керівник, підписує лише він. Для електронних документів достатнім підтвердженням справжності є кваліфікований або удосконалений електронний підпис (КЕП / УЕП) на базі кваліфікованого сертифіката згідно із Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Автор (платник) створює електронні документи у встановлені законодавством строки, з усіма обов’язковими реквізитами та з використанням КЕП (і печатки – за наявності). Створення документа завершується накладанням КЕП / УЕП, після чого документ шифрується й надсилається засобами електронного зв’язку до контролюючого органу протягом операційного дня. Після надходження проводиться автоматизована перевірка, яка, зокрема, включає перевірку права підпису (п. 7 розд. ІІ Порядку).
Згідно з ч. 4 ст. 8 Закону № 996 підприємство саме обирає форму організації бухобліку (у тому числі через залучення ФОП чи самозайнятих бухгалтерів/аудиторів).
Щоб надати іншим особам право підпису електронних документів, керівник або самозайнята особа зобов’язані повідомити про це контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення Повідомлення про надання інформації щодо КЕП/УЕП за формою згідно з додатком 1 до Порядку (п. 3 розд. ІІІ). У Повідомленні зазначають дані підписувача(ів), яким делегується право підпису.
Практичний висновок: щоб інша особа легально підписувала податкову звітність та інші електронні документи від імені платника через Е‑кабінет, керівник має надіслати до ДПС Повідомлення з ідентифікатором форми J13911хх, вказавши її як уповноваженого підписувача. Без такого Повідомлення КЕП формально існує, але право підпису для податкової не підтверджене, і документ може не пройти автоматизовані перевірки.
