Использование СПД - физическим лицом собственного автомобиля в служебных целях

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ РЕГУЛЯТОРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПІДПРИЄМНИЦТВА
   
   ЛИСТ
   
   від 31.05.2007 р. № 3903

   Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва розглянув Ваш лист щодо використання суб'єктом підприємницької діяльності — фізичною особою власного автомобіля в службових цілях і в межах компетенції повідомляє таке.
   
   Чинним законодавством не встановлено обмеження щодо використання власного автомобіля в службових цілях.
   
   Відповідно до Закону України від 01.06.2000 № 1775-III «Про ліцензування певних видів господарської діяльності» ліцензуванню підлягає діяльність з надання послуг з перевезення вантажів автомобільним транспортом загального користування як окремий вид господарської діяльності.
   
   Ліцензію не потрібно одержувати в разі, якщо СПД — фізична особа здійснює перевезення матеріалів та устаткування, необхідних для виконання власних робіт з ремонту побутової, комп'ютерної техніки, і не укладає договорів на перевезення вантажу.
   
   З приводу обліку витрат на утримання власного автомобіля, що використовується в службових цілях, слід зазначити, що порядок оподаткування за спрощеною системою оподаткування встановлено Указом Президента України від 03.07.98 № 727/98 "Про спрощену систему оподаткування, обліку та звітності суб'єктів малого підприємництва» (далі — Указ).
   
   Положеннями Указу не передбачена необхідність наявності у СПД — фізичної особи первинних документів, що підтверджують склад понесених витрат.
   
   Відповідно до Указу суб'єкти підпри-ємницької діяльності, які обрали спосіб оподаткування за спрощеною системою, не визначають об'єкт оподаткування як різницю між одержаними доходами та понесеними витратами, а сплачують єдиний податок за встановленою ставкою.
   
   Однак на підставі пункту 8 Порядку видачі Свідоцтва про сплату єдиного податку, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 29.10.99 № 599, СПД зобов'язані в хронологічній послідовності відображати загальні суми доходів і витрат поточного звітного періоду в Книзі обліку доходів та витрат (ф. № 10). При цьому накопичувальний облік понесених витрат СПД можуть вести в довільній формі.
   
   У разі якщо СПД — фізична особа є платником податку на додану вартість, для отримання податкового кредиту з ПДВ такий суб'єкт відповідно до вимог Закону України «Про податок на додану вартість» зобов'язаний документально підтвердити, що суму ПДВ нараховано (сплачено) у зв'язку з придбанням товарів, які надалі використовуватимуться в оподатковуваних операціях у рамках господарської діяльності СПД. Тільки за наявності підтвердних документів СПД матиме право на отримання податкового кредиту.
   
   Такими документами є: наказ про використання автомобіля в господарській діяльності СПД, у якому бажано зазначити марку автомобіля, номерний знак і спосіб його використання в господарській діяльності СПД, і подорожні листи, в яких зазначено маршрути проходження, пробіг автомобіля та кількість витраченого пального.
   
   Для суб'єкта господарювання — юридичної особи для здійснення компенсаційних виплат працівнику в разі використання його транспорту в господарській діяльності підтвердними документами є заява працівника, договір між працівником і підпри-ємством, дозвіл керівника на виплату компенсації, розпорядження про призначення відповідального за використання автомобіля, щомісячне розпорядження на виплату суми компенсації.
   
   Загальна система оподаткування від-різняється від спрощеної системи порядком оподаткування доходів, одержаних від здійснення підприємницької діяльності, тобто можливістю на суму понесених витрат зменшити суму доходу, що підлягає оподаткуванню.
   
   СПД — юридичні особи, які оподатковують доходи за загальною системою, відповідно до Закону України від 28.12.94 № 334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств» (далі — Закон № 334) мають право зменшити дохід, що підлягає оподаткуванню, на суму валових витрат.
   
   Згідно з підпунктом 5.3.1 пункту 5.3 статті 5 Закону № 334 не включаються до складу валових витрат витрати на потреби, не пов'язані з веденням господарської діяльності, зокрема на фінансування особистих потреб фізичних осіб, за винятком виплат, передбачених пунктами 5.6 і 5.7 цієї статті, та в інших випадках, передбачених нормами даного Закону.
   
   Таким чином, до складу валових витрат платника податку можуть бути віднесені витрати на відшкодування вартості послуг фізичної особи тільки в тому разі, якщо ці витрати пов'язані з веденням господарської діяльності платника податку та підтверджені відповідними документами первинного бухгалтерського обліку, а не з фінансуванням особистих потреб фізичних осіб — працівників підприємства.
   
   Слід також зазначити, що згідно з підпунктом 5.3.9 пункту 5.3 статті 5 Закону № 334 не належать до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відпо-відними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов'язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку.
   
   З метою удосконалення організації первинного обліку роботи автомобільного транспорту Державним комітетом статистики України затверджено наказ від 17.02.98 № 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» (далі — Наказ № 74). Згідно з пунктом 2 наказу № 74 застосування подорожнього листа типової форми № 3 і виконання положень Інструкції вважаються обов'язковими для застосування всіма суб'єктами під-приємницької діяльності, установами та організаціями незалежно від відомчого підпорядкування й форми власності, які експлуатують службові легкові автомобілі або для яких на їх замовлення здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями.
   
   Отже, витрати на відшкодування вартості послуг працівника з використання таким працівником у службових цілях власного легкового автомобіля повинні бути підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, якими є заява від працівника, договір між працівником і підприємством, відповідні накази керівника підприємства щодо відшкодування витрат працівника, подорожні листи, чеки на придбання пально-мастильних матеріалів тощо.
   
   У той же час відповідно до пункту 1.23 статті 1 Закону № 334 безкоштовно надані товари (роботи, послуги) — це:
   
   - товари, що надаються платником податку згідно з договорами дарування, іншими договорами, що не передбачають грошової або іншої компенсації вартості таких матеріальних цінностей і нематеріальних активів або їх повернення, чи без укладання таких угод;
   
   - роботи та послуги, що надаються платником податку без вимоги про компенсацію їх вартості;
   
   - безкоштовно надані послуги — це роботи та послуги, що надаються платником податку без вимоги про компенсацію їх вартості.
   
   Тобто в разі використання власного автомобіля працівника в службових цілях без компенсації вартість такої послуги підприємство включає до складу валового доходу відповідно до пункту 4.1 статті 4 і пункту 1.31 статті 1 Закону № 334.
   
   Стосовно розмірів компенсації за використання легкових автомобілів слід зазначити, що відповідно до наказу Міністерства фінансів і Міністерства економіки від 15.06.95 № 104/94 «Про внесення змін до наказу від 12.11.93 № 88» норми наказу «Про затвердження норм коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок та порядок їх витрачання», положення, які регулюють витрати госпрозрахункових підприємств та організацій, втратили чинність.
   
   Водночас з метою визначення обсягів компенсації витрат на пально-мастильні матеріали слід керуватися наказом Мінтрансу України від 10.02.98 № 43 (далі — наказ № 43), яким затверджено Норми витрат пального та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, згідно з яким норми витрат пального та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті призначені для планування потреби підприємств, організацій та установ щодо пально-мастильних матеріалів і контролю за їх витратами, ведення звітності, введення режиму економії та раціонального використання нафтопродуктів, а також можуть застосовуватися для розробки питомих норм витрат пального.
   
   Зазначений нормативний документ містить широкий перелік базових лінійних норм витрат пального для вітчизняних та імпортних автомобілів: вантажних бортових автомобілів, тягачів, самоскидів, автобусів, легкових і спеціальних автомобілів. У нормах передбачено систему коефіцієнтів коригування норм витрат пального, зокрема надбавки за роботу взимку встановлюються залежно від фактичної температури повітря.
   
   Крім того, при визначенні суми компенсаційних витрат за основу слід брати норми амортизаційних відрахувань, що призводить до необхідності документального підтвердження вартості легкового автомобіля. Таким документом може бути акт експертної оцінки. Тому в даному разі необхідно провести експертну оцінку автомобіля.
   
   Отже, тільки за умови виконання всіх вищезгаданих вимог платник податку може включити до складу валових витрат витрати на відшкодування вартості послуг фізичної особи, пов'язані з веденням господарської діяльності платника податку.
   
   Стосовно оподаткування доходів СПД — фізичних осіб, одержаних від здійснення підприємницької діяльності, то його порядок визначається відповідно до Закону України від 22.05.2003 № 889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб».
   
   Що стосується використання коштів з поточного рахунку СПД, то Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою [Правління] Національного банку України від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637), передбачено, що готівкова виручка (готівка) підприємств (підприємців), зокрема готівка, одержана з банку, використовується ними для забезпечення потреб, які виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами з податків і зборів (обов'язкових платежів).
   
   При цьому юридичні особи відповідно до пункту 3.1 Положення № 637 касові операції оформляють касовими ордерами, витратними відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами, які відповідно до законодавства України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.
   
   Разом з тим Положення № 637 не містить обов'язкової умови щодо зазначення мети використання готівки при знятті коштів з поточного рахунку СПД.
   
   
   Заступник Голови Г. Білоус