Подотчетные средства: выдача и учет

Кому можете выдать средства под отчет?

Как правило, денежные средства в подотчет выдают работникам для выполнения производственно-хозяйственных поручений (в том числе в рамках командировок).

Но их можно выдать и неработнику (например, учредителю). НБУ и Минфин соглашаются с этим (письмо НБУ от 16.09.2013 г. № 11-112/13017, письмо Минфина от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774). Но учтите: отношения с лицом-неработником будут строиться на основании договора поручения (гл. 68 ГКУ). Напоминаем, что он считается действительным и в том случае, если заключен в устной форме (ч. 1 ст. 218 ГКУ). Отчитаться за израсходованные средства неработникобязан в те же сроки и в том же порядке, что и работники предприятия — путем подачи авансового отчета и подтверждающих документов (письмо НБУ от 16.09.2013 г. № 11-112/13017).

Как выдать средства под отчет?

Подотчетные деньги можно как выдать в наличной форме, так и перечислить на корпоративную карточку.

Зачислить подотчетные средства можно и на личную карточку подотчетного лица. При этом напоминаем: п. 7.7 Инструкции № 492* запрещает использовать текущие счета физлиц для предпринимательских операций. Мы убеждены, что этот запрет касается использования текущего счета физлица именно в его предпринимательской деятельности. А потому на расчеты «подотчетника» за товары (работы, услуги), в том числе в рамках командировок, распространяться не должен. Но вынуждены предупредить о «плохой» позиции НБУ: он в свое время сообщил, что физлица не вправе осуществлять расчеты от имени юрлица по личной платежной карточке (см. письмо от 09.08.2005 г. № 25-213/1237-7880). Как же быть? Учитывая недостаточную обоснованность подхода НБУ, а также отсутствие ответственности за нарушение упомянутого правила, этот подход стоит учитывать лишь самым осторожным. И еще одно: напоминаем, что на зарплатные карточки работников перечислять подотчетные средства нельзя (п. 6.9 Инструкции № 492).

*Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

Что касается оформления выдачи денег, то если они:

— выдаются наличными — оформляют РКО или расходную ведомость. Если средства выдаются неработникам, то такую выдачу оформляют РКО, который составляется отдельно на каждое такое лицо, или отдельной расходной ведомостью (пп. 3.4 — 3.5 Положения № 637*);

*Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

— зачисляются на корпоративную карточку — факт выдачи корпоративной карточки, а также сумму средств, зачисленную на карточку, фиксируют в Журнале учета корпоративных карточек (форма не утверждена, разрабатывается предприятием самостоятельно). РКО в этом случае не заполняют (п. 2.12 Положения № 637);

— зачисляются на личную карточку — перечисление средств оформляют платежным поручением.

Выдача корпоративной карточки работнику еще не означает передачу ему самих денежных средств. Выданными под отчет они будут считаться только после их списания с карточки (т. е. после того как «подотчетник» снимет деньги с карточки или расплатится карточкой в безналичной форме).

Какую сумму можно выдать?

Суммового ограничения на выдачу подотчетных средств нет. То есть можно выдать любую сумму, в том числе наличностью, ведь ограничения по наличным расчетам на этапе выдачи подотчетных средств не работают. А вот при расчетах подотчетного лица с продавцами товаров (работ, услуг) их уже придется учитывать.

Не забывайте, что выдать «наличку» под отчет можно лишь при условии, что лицо отчиталось за полученные ранее подотчетные суммы.

Напомним, что максимальная сумма наличных расчетов с одним контрагентом в течение дня по одному или нескольким расчетным документам составляет (п. 2.3 Положения № 637, п. 1 постановления Правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210):

1) между предприятиями/предпринимателями — 10 тыс. грн.;

2) между физлицом и предприятием/предпринимателем (как в ту, так и в другую сторону) — 150 тыс. грн.

«Подотчетник» действует от имени и за счет предприятия (это касается как работника, так и неработника). Поэтому он может купить за наличные товары (работы, услуги) у одного предприятия/предпринимателя на сумму, не превышающую указанный лимит. Сумму, превышающую его, придется платить безналом, перечислить через кассу банка или же можно дождаться следующего дня и внести недостающую часть наличностью (в сумме, не превышающей лимит).

Число предприятий (предпринимателей), с которыми можно взаимодействовать в течение дня, не ограничивается. Так что сумма расчетов со всеми контрагентами в совокупности за день может и превышать данный лимит. Главное, чтобы он не был превышен по каждому из них.

И еще один момент: если «подотчетник» расплачивается корпоративной карточкой без снятия наличных (т. е. через платежный терминал), то такие расчеты считаются безналичными. К ним упомянутое ограничение не применяется. Если же средства с карточки снять, то при их расходовании данное ограничение придется учитывать.

Какими документами подтвердить расходование средств

За потраченные средства подотчетное лицо должно отчитаться. Форма авансового отчета* утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845. По этой же форме отчитываются и неработники (п.п. 170.9.2 НКУ, письмо НБУ от 16.09.2013 г. № 11-112/13017). К авансовому отчету «подотчетник» обязан приложить оригиналы соответствующих первичных и расчетных/платежных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг).

*Официальное название — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Запомните важный нюанс: как мы уже говорили, подотчетное лицо действует от имени предприятия и за его счет. Поэтому первичные/расчетные документы должны быть оформлены на имя такого предприятия. То есть в тех документах, где предусматривается указание данных покупателя, должны стоять реквизиты предприятия. Кассовых чеков это правило не касается (ведь в них упомянутые сведения не отражаются).

Если вы — плательщик НДС, то не забудьте предупредить «подотчетника», чтобы, при необходимости, требовал от продавцов налоговые накладные, ведь по кассовым чекам налоговый кредит можно отразить лишь в очень ограниченной сумме. Его с этой целью нужно обеспечить извлечением из Реестра плательщиков НДС или копией НДС-свидетельства (если этот документ у вас остался)

Если подотчетные средства перечислялись на корпоративную карточку, то подотчетное лицо должно также предоставить документы, подтверждающие факт получения наличности: в частности, чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т. п. (п. 2.12 Положения № 637).

В какие сроки подается авансовый отчет?

С этой информацией удобнее всего знакомиться при помощи таблицы.

Каков срок для возврата неизрасходованных средств?

Эти сроки установлены п.п. 170.9.2 НКУ и Положением № 637. Но, увы, они друг от друга отличаются. Так что, чтобы не «влететь» в штраф, учитывать стоит оба. Проще говоря, в каждом случае нужно ориентироваться на более краткий срок. Их же мы представим в виде таблицы.

Что касается ответственности за несвоевременный возврат подобной суммы, то:

1) для «подотчетника» данная сумма попадет в его доход и подлежит обложению НДФЛ с учетом «натурального» коэффициента за счет его будущих облагаемых доходов (признак дохода в Налоговом расчете по форме № 1ДФ — «118»);

Напомним, что согласно п. 3 Порядка № 845* данное последствие наступает только в том случае, если «подотчетник» не вернул такую сумму в течение месяца, на который приходится предельный срок. Учитывая то, что Порядок утвердили налоговики, следовать они должны именно этому правилу.

* Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845.

2) предприятию грозит штраф в размере 25 % выданной под отчет суммы (ст. 1 Указа № 436*). Причем учтите: в этом случае срабатывает срок давности в 1095 дней, установленный НКУ, а не 6-месячный срок из ХКУ. В отношении последнего прямо указано, что он не распространяется на санкции, размер и порядок взыскания которых установлены НКУ и прочими законами, подконтрольными налоговикам (ч. 2 ст. 250 ХКУ). И это даже несмотря на то, что указанный 25 % штраф установлен Указом, а не законом. Но предупреждаем: увы, но есть вероятность, что налоговики вообще не будут признавать ограничений по срокам (см. письмо ГНАУ от 18.03.2011 г. № 5419/6/29-7015/278);

* Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

3) для должностных лиц предприятия, учитывая формулировку ст. 16315 КУоАП, за данное нарушение этот админштраф применяться не должен (он применяется за нарушение порядка осуществления наличных расчетов за товары/услуги). Но, увы, налоговики данное мнение пока не подтвердили.

Налоговый учет

Налог на прибыль. Расходы, связанные с подотчетными покупками, учитываются в общем порядке:

1) в части себестоимости товаров (работ, услуг) — отражаются в периоде увеличения доходов от их продажи (п. 138.4 НКУ). Но при условии предварительного утверждения авансового отчета;

2) прочие расходы — отражаются в периоде их осуществления согласно правилам бухгалтерского учета, но, опять же, не раньше утверждения авансового отчета.

НДС. Право на налоговый кредит дают только те покупки товаров/услуг, которые:

1) планируется использовать в НДС-облагаемых операциях в рамках хоздеятельности;

2) подтверждены налоговыми накладными или их заменителями, в частности кассовыми чеками.

По кассовым чекам налоговый кредит можно отражать в сумме, не превышающей 240 грн. (с учетом НДС) в день. Если же объем покупки в чеке превышает указанную сумму, то учесть налоговый кредит нельзя даже в пределах разрешенной суммы (п. 2 разд. IV Порядка № 708*).

* Порядок ведения реестра выданных и полученных налоговых накладных, утвержденный приказом Миндоходов от 25.11.2013 г. № 708.

Запомните: условие о налоговой накладной или другом заменяющем ее документе будет соблюдено лишь при утверждении авансового отчета, потому право на налоговый кредит плательщик получит лишь в момент утверждения отчета (даже если по факту налоговая накладная поступила раньше). На это обратили внимание и налоговики в подкатегории 101.15 ЗІР.

Если расчеты осуществлялись корпоративной карточкой, то важно обратить внимание, на какую дату выписана налоговая накладная. Она должна быть выписана тем днем, когда предприятие получило товары (работы, услуги) или когда они были оплачены карточкой (что подтверждено соответствующей квитанцией платежного терминала) (п. 187.5 НКУ).

Налоговый и бухгалтерский учет подотчетных сумм

Работник купил товар «за свои»: как оформить подотчет?

Если работник приобрел материальные ценности за свой счет, то оформлять такую операцию нужно, руководствуясь ст. 1158 — 1160 ГКУ (см. письмо Минфина от 12.10.2010 г. № 31-26030-12-29/27606, подкатегорию 109.14 ЗІР).

Работник, который потратил свои деньги на нужды предприятия, должен при первой возможности сообщить о своих действиях работодателю. Сделать он это может при помощи авансового отчета с приложенными к нему оригиналами документов, подтверждающих понесенные расходы.

Важно, чтобы документы содержали сведения о том, что покупателем товаров (работ/услуг) является именно предприятие (а не работник).

Если руководитель принял такой отчет, то у работника есть все основания требовать от предприятия возмещения расходов (ч. 2 ст. 1158 ГКУ).

При этом запомните: учитывать сроки подачи авансового отчета, установленные п. 179.2 НКУ, в этой ситуации не обязательно. Ведь они не касаются ситуаций с расходованием «подотчетником» собственных средств (см. подкатегорию 109.14 ЗІР).

Кроме того, задолженность перед работником не приводит к налоговым последствиям получения возвратной финансовой помощи (подробнее см. в материале «Директор купил товары/услуги «за свои» в журнале «Бухгалтер 911», 2014, № 2).

m.kazanova@buhgalter911.com