Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, октябрь, 2016/№43
Печатать

Отпуск без сохранения зарплаты: со всех сторон

Белевцова Людмила, эксперт по вопросам оплаты труда, buhgalter911@mail.ua
Отпуск «за свой счет» — универсальный способ для работника решить личные проблемы, когда оплачиваемые отпуска уже использованы. При решении вопроса об оформлении такого отпуска инициатива воспользоваться этим отпуском должна исходить именно от него. И никакой самодеятельности от работодателя! Как оформить отпуск без сохранения зарплаты и о каких подводных течениях следует помнить — читайте в статье.
КЗоТ, отпуска, учет рабочего времени

Основания для предоставления отпуска

Статьей 84 КЗоТ и ст. 25 и 26 Закона об отпусках предусмотрена возможность предоставления двух видов отпусков без сохранения заработной платы: 1) отпусков, предоставляемых обязательно определенным категориям работников или при наступлении определенных обстоятельств; 2) отпусков, предоставляемых по договоренности сторон.

Случаи, когда предоставление отпуска без сохранения заработной платы является обязанностью работодателя, перечислены в ст. 25 Закона об отпусках. Продолжительность таких отпусков различается в зависимости от основания для их предоставления. А главная особенность: если работник желает оформить отпуск «за свой счет» по одному из оснований, указанных в ст. 25 Закона об отпусках, работодатель должен удовлетворить его требование.

Отказать не может, даже если это отразится на рабочем процессе предприятия.

А что со второй категорией? Отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 15 календарных дней в год может предоставляться работнику при наличии у него семейных обстоятельств или других причин для его предоставления на основании ст. 26 Закона об отпусках. Работодатель в данном случае сам оценивает, насколько семейные обстоятельства или другие причины уважительны. Учитывает интересы рабочего процесса и выносит вердикт. Это исключительно его компетенция (письмо Минтруда от 18.03.2009 г. № 2961/0/14-09/06) .

Ну и наконец самый главный тезис. Инициировать оформление отпуска без сохранения зарплаты имеет право исключительно работник. Соответственно работодатель не может принудительно отправить работника в неоплачиваемый отпуск по указанным основаниям.

См., в частности, письмо Минсоцполитики от 19.09.2013 г. № 416/13/116-13.

Дополнительно отметим, что в отдельных нормативно-правовых актах оговорено право отдельных категорий работников воспользоваться отпуском без сохранения зарплаты (например, для ветеранов военной службы — продолжительностью до 14 календарных дней в год, для лиц, имеющих статус детей войны, — продолжительностью до двух недель в год). Но в этой статье на них внимание не акцентируем.

Оформляем отпуск

Чтобы запустить процедуру оформления отпуска без сохранения зарплаты, работник подает заявление, в котором указывает:

— основание для предоставления неоплачиваемого отпуска (если он предоставляется в соответствии со ст. 25 Закона об отпусках) или причину, по которой работник просит предоставить такой отпуск (актуально для оформления необязательного отпуска);

— документы, подтверждающие категорию лиц (если таких документов еще нет у работодателя) или обстоятельства для предоставления обязательного неоплачиваемого отпуска. Чтобы оформить отпуск на основании ст. 26 Закона об отпусках, работодатель не должен требовать дополнительных подтверждений от работника, поскольку руководитель самостоятельно оценивает уважительность причин для предоставления работнику отпуска «за свой счет»;

— дату начала неоплачиваемого отпуска;

— продолжительность неоплачиваемого отпуска.

Важно! Если идет речь о предоставлении отпуска по одному из оснований ст. 25 Закона об отпусках (работодатель не может отказать в предоставлении этого отпуска), то после рассмотрения заявления сразу издают приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Если речь идет о неоплачиваемом отпуске в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках, то указанный приказ издают только после согласия руководителя на его предоставление работнику.

При издании приказа о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты можно воспользоваться типовой формой № П-3, утвержденной приказом № 489*.

* Приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

В табеле учета использования рабочего времени (по типовой форме № П-5, утвержденной приказом № 489) неоплачиваемый отпуск указывают так:

— отпуск без сохранения зарплаты в связи с обучением ( пп. 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ» (цифровой код «13»);

— дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке (все основания — ст. 25 Закона об отпусках, кроме пп. 3, 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25) — «ДБ» (цифровой код «14»);

— отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста ( п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках) — «ДД» (цифровой код «17»);

— отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон ( ст. 26 Закона об отпусках) — «НА» (цифровой код «18»).

Также информацию о предоставлении работнику отпуска без сохранения зарплаты отражают в его личной карточке в разделе «Отпуска».

Правила предоставления

В этом разделе поговорим о правилах и нюансах предоставления отпуска без сохранения зарплаты. Начнем с простых правил. Так, отпуска «за свой счет» по указанным основаниям могут предоставляться:

основным работникам и совместителям;

в первый год работы работника на предприятии независимо от продолжительности отработанного времени. При этом новому работнику отпуск может быть предоставлен в полном объеме;

работникам, работающим по бессрочным, срочным трудовым договорам, контракту.

Неоплачиваемый отпуск не продлевается, если на его период пришлись праздничные и нерабочие дни. Напомним: праздничные и нерабочие дни установлены ст. 73 КЗоТ.

Также помните о других особенностях, следующих из того, что отпуск «за свой счет» не относится к виду ежегодных отпусков. Так, отпуск «за свой счет» (1) в случае временной нетрудоспособности работника не продлевается на количество дней болезни и не переносится на другой период, (2) не учитывается при определении максимальной продолжительности ежегодного отпуска в 59 (69) календарных дней, (3) работники не могут быть отозваны из такого отпуска.

На увеличение законодательно установленной продолжительности неоплачиваемого отпуска — табу. Недопустимо увеличивать законодательно определенную продолжительность этого отпуска даже в случае, когда на этом настаивает сам работник.

Продолжительность неоплачиваемого отпуска, предоставляемого ежегодно или на год, привязана к календарному году. В ст. 25 Закона об отпусках предусмотрены основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, определенная часть которых предоставляется ежегодно. Тогда как в ст. 26 Закона об отпусках предельная продолжительность отпуска «за свой счет» определена как «не более 15 календарных дней в год».

В таких случаях на законодательном уровне не конкретизирован вид года (рабочий/календарный). Известно, что к рабочему году привязано предоставление только ежегодных отпусков. Таким образом, календарные дни отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемые работнику ежегодно или на год, выделяются именно на календарный год.

Что касается оснований для предоставления неоплачиваемого отпуска в соответствии со ст. 25 Закона об отпусках, оформление которого зависит от наличия конкретных обстоятельств, то он должен предоставляться в привязке к этим обстоятельствам.

Если работник в течение текущего календарного года не воспользовался правом на отпуск без сохранения заработной платы, то он не может быть использован им в следующем.

Так, в следующем календарном году работник будет иметь право на такой отпуск продолжительностью не более чем это определено ст. 25 или 26 Закона об отпусках в зависимости от обстоятельств для его предоставления.

Период неоплачиваемого отпуска, привязанного к событию, должен совпадать с этим событием. В ст. 25 Закона об отпусках приведены основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, который привязан к конкретному событию. Так вот, период отпусков по таким основаниям должен совпадать с событием, к которому, собственно, и привязано предоставление отпуска «за свой счет».

Например, работница оформляет неоплачиваемый отпуск продолжительностью 10 календарных дней в связи со вступлением в брак. Дата регистрации брака — 03.09.2016 г. В таком случае период отпуска «за свой счет» должен приходиться на 03.09.2016 г.

Причем это не обязательно должен быть первый день неоплачиваемого отпуска.

Неоплачиваемые отпуска, на наш взгляд, делить можно, однако есть и «но». По мнению Минсоцполитики, изложенному в письме от 03.02.2012 г. № 31/13/133-12, действующее законодательство не предусматривает возможность деления таких отпусков на части.

В то же время, на наш взгляд, ст. 12 Закона об отпусках, которой, судя по всему, руководствовались авторы письма, может быть истолкована иначе. Как устанавливающая определенные ограничения при делении ежегодного отпуска — в виде требования о том, что одна из частей этого отпуска должна быть непрерывной и составлять не менее 14 календарных дней. Соответственно на другие виды отпуска ограничение о делении не распространяется и они могут быть разделены на части любой продолжительности.

При этом должно выполняться условие: в итоге за календарный год общее количество предоставленных дней такого отпуска не должно превышать максимальную продолжительность, установленную ст. 25 или 26 Закона об отпусках.

Подчеркнем такой момент. На наш взгляд, отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый на основании ст. 25 Закона об отпусках, может быть разделен, если его оформление не привязано к конкретному событию.

Например, не подлежит делению на части отпуск без сохранения зарплаты, в частности, работнику, вступающему в брак ( п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках).

Несколько оснований для оформления неоплачиваемого отпуска — работник может воспользоваться каждым из них. Так, если работник имеет право на использование отпуска «за свой счет» по двум или более основаниям ст. 25 Закона об отпусках, то он может реализовать это право по каждому основанию. Более того, в этом же календарном году он по согласованию с работодателем может воспользоваться еще и неоплачиваемым отпуском, определенным ст. 26 Закона об отпусках. Или скомбинировать одно основание по ст. 25 Закона об отпусках + основание по ст. 26 Закона об отпусках (при наличии согласия работодателя на использование неоплачиваемого необязательного отпуска).

Вариантов множество, а главное — наличие оснований для оформления отпуска без сохранения зарплаты и выполнение всех условий для его предоставления .

Ввод работодателем дополнительных оснований для неоплачиваемого отпуска — под запретом. Именно такой вывод приведен в письме Минсоцполитики от 29.04.2016 г. № 243/13/116-16 (ср. 025069200). И с ним не поспоришь. Коллективным или трудовым договором могут быть предусмотрены другие виды отпусков, не определенные в ст. 4 Закона об отпусках, но они обязательно должны быть оплачиваемыми.

Неоплачиваемый отпуск не отразится на продолжительности ежегодного основного отпуска, но повлияет на продолжительность ежегодного дополнительного отпуска. Период пребывания в отпуске без сохранения заработной платы:

включают в стаж работы, предоставляющий право на ежегодный основной отпуск ( п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках). Выходит, что в общем случае отпуск «за свой счет» не повлияет на продолжительность ежегодного основного отпуска. Исключение: не включают в стаж работы для предоставления ежегодного основного отпуска период отпуска без сохранения зарплаты до достижения ребенком 6 лет, инсулинозависимым ребенком — 16 лет, ребенком-инвалидом подгруппы А — 18 лет. То есть за указанные периоды работник «не зарабатывает» себе стаж для ежегодного основного отпуска;

не включают в стаж работы, предоставляющий право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда (в том числе за ненормированный рабочий день). Поэтому отпуск «за свой счет» в дальнейшем уменьшит количество календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за рабочий год, на который пришелся «бесплатный» отпуск.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться