Табель учета рабочего времени: топ-вопросы

Кто обязан вести Табель?

Все юрлица, независимо от количества работников ( п. 1 приказа № 489*). Также рекомендуем вести Табель предпринимателям

Где искать его форму?

Типовая форма Табеля № П-5 утверждена приказом № 489. Она носит рекомендательный характер.

Важно! При необходимости вы можете дополнить эту форму другими показателями с учетом специфики своей деятельности

Зачем в Табеле на каждый день отведено две ячейки?

Все просто: по каждому дню месяца вы в одной ячейке проставляете условное обозначение видов затрат рабочего времени, во второй — количество часов.

Кстати, условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) представлены на титульном листе Табеля типовой формы № П-5. Причем при заполнении Табеля предприятие может использовать либо буквенный, либо числовой код

Сколько раз в месяц нужно заполнять Табель?

Табель нужно заполнять ежедневно! Именно тогда у вас будет обеспечен достоверный учет рабочего времени.

В конце месяца в Табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.

Заполненный Табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем подразделения, а также работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц

Нужно ли заполнять отдельный Табель на аванс?

Действительно, для того чтобы рассчитать сумму аванса, бухгалтеру необходим заполненный Табель за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число включительно). Каким образом он к нему попадет — внутреннее дело каждого предприятия.

Например, отдел кадров может передавать в бухгалтерию заполненный Табель за первую половину месяца 16-го числа для расчета аванса, а бухгалтерия будет возвращать его обратно 17-го.

Еще один вариант — заверенная копия Табеля на аванс, которая будет оставаться в бухгалтерии и подшиваться под расчет.

Можно и отдельные табели формировать за первую, вторую половины месяца, а затем еще и сводный.

В общем, все в ваших руках! Главное — зафиксируйте порядок передачи Табеля на аванс во внутренних документах, чтобы механизм «отдел кадров — бухгалтерия» работал как часы

Как табелировать выходные дни работника?

Табель не предусматривает кодировку для обозначения выходных дней (дней еженедельного отдыха), а также праздничных и нерабочих дней. Поэтому в полях напротив таких дней можно проставлять прочерки или оставлять их незаполненными.

В то же время если работника специально привлекают к работе в выходной для него день, то отработанное время табелируют кодом «РВ» (06)

Как отразить в Табеле работу на условиях неполного рабочего времени?

Очень просто! С помощью кода «РС» (02). Кстати, этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени.

Причем заметьте: если режим неполного рабочего времени установлен по инициативе работодателя ( ст. 32 КЗоТ), то неявки в связи с работой в таком режиме обозначают кодом «НД» (20)

Отражать ли в Табеле сокращение рабочего времени на 1 час в предпраздничный день?

Накануне праздничных и нерабочих дней ( ст. 73 КЗоТ) продолжительность работы сотрудников с полным рабочим временем сокращается на один час как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе.

Это сокращение обязательно следует отразить в Табеле. Иначе инспекторы труда могут настаивать, что в такие дни работники трудились сверхурочно

Работник уходит в ежегодный основной отпуск. Как это отразить в Табеле?

Для этих целей предусмотрен код «В» (08). Причем им следует обозначать не только рабочие, но и выходные дни, которые приходятся на период ежегодного отпуска. Ведь отпускные начисляют за календарные дни.

А вот праздничные и нерабочие дни ( ст. 73 КЗоТ), приходящиеся на период ежегодного отпуска, прочеркивают или оставляют незаполненными

Как отразить дни командировки в Табеле?

Оплата периода командировки производится за все рабочие дни по графику того предприятия, которое направило работника в командировку. Из этого следует, что рабочие дни пребывания работника в командировке в Табеле обозначаются таким образом: в верхней строке указывают количество отработанных часов согласно графику работы предприятия-работодателя (например, 8) независимо от того, сколько часов в этот день работник отработал по месту командировки, в нижней строке — условное обозначение командировки «ВД» (07).

День командировки, приходящийся на выходной день, отражают следующим образом: в верхней ячейке — прочерк или оставляют ее незаполненной, в нижней — «ВД» (07).

Если работник был специально командирован для работы в выходной для него день, то такой день, на наш взгляд, целесообразно обозначить в Табеле следующим образом: в верхней ячейке проставить количество фактически отработанных в этот день часов, в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» (06/07) (часы работы в выходные и праздничные дни / командировка)