С точки зрения трудового законодательства (ст. 121 КЗоТ) поездка неработника предприятия не может считаться служебной командировкой. Поскольку понятие «служебная командировка» применяется в сфере трудовых отношений. Командировать в приказном порядке руководитель предприятия может исключительно своего работника. Это подтверждает, в частности, определение из п. 1 разд. 1 Инструкции № 59*, в котором сказано, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
И хотя Инструкция № 59 распространяет свое действие только на бюджетников, ориентироваться на это определение целесообразно и хозрасчетным предприятиям, так как в других нормативных документах определения понятия «служебная командировка» нет.
Соответственно, и приказ о командировке лица-неработника составлять не стоит. Отношения с ним вписываются в рамки гражданского законодательства. Поэтому и урегулировать их можно путем заключения гражданско-правового договора (ГПД). Расходы, понесенные физлицом-неработником в деловой поездке, можно компенсировать в составе вознаграждения, выплачиваемого по условиям ГПД.
Заключить ГПД можно как непосредственно с физлицом, так и с предприятием, на котором это физлицо работает, если предприятие — работодатель такого физлица также заинтересовано в его поездке.
Причем с точки зрения налогообложения выгоднее, безусловно, сотрудничать именно с работодателем (подробнее об этом см. в следующем разделе).
Но независимо от того, с кем именно будет заключен договор, его предметом тут, по всей видимости, будет предоставление услуг (или выполнение работ). А поскольку из нашей ситуации (см. преамбулу) следует, что цель поездки — увеличение продаж, велика вероятность, что речь будет идти об услугах маркетинга.
Помните: маркетинговые услуги традиционно вызывают повышенный интерес у налоговиков. Они подробно изучают такие услуги не только на предмет реальности сделки, но и на предмет их связи с хоздеятельностью предприятия. Поэтому к документальному оформлению таких операций подойдите с особой ответственностью.
Относительно вознаграждения за предоставленные услуги и компенсации расходов на поездку (проезд, проживание, питание и т. д.) отметим следующее. Здесь возможны два варианта.
Первый — приблизительная сумма расходов, связанных с поездкой, изначально включена в общую сумму вознаграждения за предоставленные услуги, т. е. сумма расходов на поездку отдельно не выделена.
Второй — в ГП-договоре указана сумма вознаграждения за предоставленные услуги. При этом компенсация расходов на поездку производится отдельно после предоставления физлицом подтверждающих такие расходы документов.
Договор с физлицом. Заключая договор с физлицом, побеспокойтесь и о том, чтобы он подтверждал именно гражданско-правовой характер отношений. Помните: в отличие от трудового договора, по ГПД оплачивают не процесс труда, а его конкретный (конечный) результат, который определяется после окончания работы (предоставления услуг) и оформляется актом приема-передачи выполненных работ (предоставленных услуг), на основании которых и осуществляется выплата вознаграждения. Поэтому в ГПД следует указать, какой конечный результат лицо должно передать по такому договору.
Подробнее — в статье «Чем отличается трудовой договор от ГПД» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 45).
Договор с предприятием. Субъект хозяйствования имеет право осуществлять любые виды предпринимательской деятельности, кроме тех, которые запрещены законом (ч. 1 ст. 19, ст. 43, 44 ХКУ). При этом указание или неуказание отдельных видов деятельности в ЕГР не влияет на возможность лица осуществлять все незапрещенные виды деятельности. То есть даже если у предприятия не зарегистрирован вид деятельности, соответствующий фактически предоставленным в деловой поездке услугам, оно все равно может их предоставить.
НДФЛ. Сумму вознаграждения за выполненные работы согласно ГПД облагаем НДФЛ на основании п.п. 164.2.2 НКУ.
Если отдельно осуществляем компенсацию расходов на поездку, то ее сумму включаем в налогооблагаемый доход физлица как доход в виде допблага на основании п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ. «Командировочный» п.п. 170.9.1 НКУ здесь не работает. Ведь он выводит из-под налогообложения суммы возмещения командировочных расходов физлиц, находящихся в трудовых отношениях с предприятием или являющихся членами его руководящих органов. В нашей ситуации в командировку с директором поехало стороннее лицо.
Поскольку компенсационный доход выплачивается в денежной форме, то применять натуральный НДФЛ-коэффициент не нужно. В результате физлицо получит сумму компенсации, уменьшенную на сумму НДФЛ (и ВС, см. ниже).
Ставка НДФЛ — 18 %. Налог уплачиваем в бюджет при выплате дохода единым платежным документом. Но если доход выплачиваем наличными из кассы, которые не были специально получены для этих целей в банке, налог перечисляем в бюджет в течение трех банковских дней со дня, следующего за днем такой выплаты (п.п. 168.1.4 НКУ).
Учтите: в платежном документе при уплате в бюджет НДФЛ с дохода налогоплательщика в виде вознаграждения или нетрудовой компенсации налоговый агент отражает другой код бюджетной классификации, нежели с дохода в виде заработной платы. А именно — «11010400». А в форме № 1ДФ вознаграждение по ГПД отражаем с признаком дохода «102», сумму компенсации расходов, связанных с поездкой (если она не была включена в общую сумму вознаграждения за выполненные работы), — с признаком дохода «126».
ВС. Суммы вознаграждения за предоставленные услуги и суммы компенсации (при наличии) облагаем военным сбором (ВС).
Начисляем и уплачиваем его в том же порядке, что и НДФЛ (п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).
ЕСВ. Предприятие, получающее услуги от физлица согласно ГПД, на сумму вознаграждения за предоставленные услуги должно начислить и ЕСВ по ставке 22 % (п.п. 1 п. 1 ст. 4, п.п. 1 п. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ). А вот сумма компенсации расходов на поездку, которая не была «спрятана» в вознаграждение, а производилась отдельно, в базу начисления ЕСВ попасть не должна. Почему? С одной стороны, эта выплата не входит в фонд оплаты труда (не является трудовой), поскольку начисляется по гражданско-правовому договору. С другой стороны, сумма компенсации не является платой за работы или услуги.
Совет. Налоговых последствий получится избежать в случае, если стороннее физлицо зарегистрировано предпринимателем. Тогда с целью неначисления НДФЛ и ВС достаточно просто документально подтвердить его предпринимательский статус (п. 177.8 НКУ). А вот уйти от ЕСВ с суммы вознаграждения выйдет только при условии, что предоставленные в деловой поездке услуги будут соответствовать одному из зарегистрированных предпринимателем видов деятельности.
НДФЛ, ВС и ЕСВ у работодателя. Если удастся заключить договор о предоставлении услуг с предприятием — работодателем физлица, отправившегося в деловую поездку вместе с вашим руководителем, то такое предприятие на общих основаниях направит его в служебную командировку и возместит ему все понесенные в этой командировке расходы по командировочным правилам, прописанным в п. 170.9 НКУ.
Налог на прибыль у работодателя. Сумма отраженного в бухучете дохода (в размере стоимости предоставленных предприятием услуг) увеличит прибыльный объект налогообложения, а сумма командировочных расходов его уменьшит.
НДС у работодателя. На стоимость предоставленных услуг у предприятия-работодателя возникнут налоговые обязательства по НДС. Но работодатель уплатит их за счет предприятия — получателя услуг (которое уплатит этот НДС в составе стоимости услуг).
Правда, если стоимость предоставленной услуги окажется ниже минбазы, установленной п. 188.1 НКУ (для самостоятельно изготовленных товаров/услуг минбазой является обычная цена), то НДС с такой разницы работодателю придется уплатить за свой счет.
Налоговые последствия для предприятия — получателя услуг. Никаких налогов с суммы выплаченного предприятию-работодателю дохода платить не придется. Стоимость таких услуг будет отражена в составе сбытовых расходов (Дт 93). Сумму НДС, уплаченную в составе стоимости этих услуг, предприятие на общих основаниях отразит в составе налогового кредита.
Согласитесь, такой вариант оформления взаимоотношений выглядит куда более привлекательно .