Исправляем ошибки в ЕСВ-отчете: ситуации
В декабре 2018 года предприятие заключило со сторонним физлицом гражданско-правовой договор (ГПД) на выполнение работ (таблицу 5 не заполняли). Акт выполненных работ подписан в апреле 2019 года. В этом же месяце начислено и выплачено вознаграждение по договору. Как правильно все это отразить в Отчете по ЕСВ?
На дату начала и окончания ГПД всегда нужно формировать таблицу 5 Отчета по ЕСВ. Как разъясняют пенсионщики, сведения в таблицу 5 о начале и окончании гражданско-правовых отношений в рамках договора подряда (выполнения работ) заносятся в соответствии со сроками, указанными в самом договоре.
Напомним: по общему правилу ГПД вступает в силу с момента его заключения (ч. 2 ст. 631 ГКУ). Соответственно если в договоре прописана конкретная дата, с которой начинается выполнение работ, ориентируемся на эту дату. Если нет — на дату заключения договора.
В случае с договором на предоставление услуг будут свои нюансы*.
* Подробности можете найти в статье «Таблица 5 Отчета по ЕСВ: отвечаем на вопросы» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 38).
Дата окончания выполнения работ подтверждается датой подписания соответствующего акта. По сути, это день, на который указанные в акте работы считаются выполненными.
Таким образом, в данной ситуации предприятию нужно подать таблицу 5 Отчета по форме № Д4 за декабрь 2018 года со статусом «додаткова». В этой таблице указываем сведения о заключенном ГПД. При этом в графе 8 ставим категорию лица «3», в графе 11 — дату начала действия ГПД, графы 12 — 15 не заполняем (в бумажном Отчете ставим прочерки). А в графе 16 пишем «договір від … № …».
В таблице 5 Отчета по форме № Д4 за апрель 2019 года указываем дату окончания гражданско-правовых отношений (графа 11), в графе 16 — «договір від … № …», а в графе 17 — главу ГКУ, регулирующую ваш договор.
Для подряда это будет гл. 61 ГКУ.
Вознаграждение за выполненные работы отражают в Отчете по ЕСВ за тот отчетный период, в котором оно было фактически начислено. То есть в вашем случае вознаграждение по ГПД следует отразить в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за апрель 2019 года.
Важно! Поскольку ГПД «переходящий», для целей сравнения с максимальной базой ЕСВ сумму вознаграждения нужно разделить на количество месяцев, за которые оно начислено (ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ).
Так, если действие ГПД приходится на декабрь 2018 года — апрель 2019 года, то в таблице 6 ЕСВ-отчета за апрель 2019 года будут заполнены 5 строк: каждую сумму, полученную в результате деления, нужно будет отразить в той строке, которая соответствует определенному месяцу.
В строке с суммой вознаграждения по ГПД среди прочего указываете:
— в графе 9 — код категории застрахованного лица (в общем случае — «26»);
— в графе 10 — код типа начислений «1»;
— в графе 11 — месяц и год, за который проведено начисление;
— в графе 15 — количество календарных дней, на протяжении которых действовал ГПД в течение отчетного месяца;
Указывается по одной строке — п. 9 разд. IV Порядка № 435**.
— в графах 17 и 18 — общую сумму дохода за каждый отчетный месяц и ту, которая вошла в базу начисления ЕСВ в пределах максимальной величины соответственно;
— в графах 22 — 25 — «0».
Обратите внимание! Количество календарных дней нахождения в гражданско-правовых отношениях в течение отчетного месяца не указывается в отчетном месяце за прошлые и будущие отчетные периоды.
Графа 15 таблицы 6 заполняется ежемесячно независимо от того, были ли начисления. Поэтому в графе 15 таблицы 6 формы № Д4 за декабрь 2018 года, а также за январь — март 2019 года предприятие должно было указывать количество календарных дней действия ГПД, заключенного с данным физлицом.
Если это сделано не было, можно попытаться показать эти дни по строкам соответствующих месяцев в Отчете за текущий месяц (в данном случае — за апрель).
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2019 года ошибочно указали меньшую сумму зарплаты по одному работнику (надо было 5500 грн., а указали 5000 грн.). Соответственно занижена сумма ЕСВ. Уплачен ЕСВ правильно — с суммы 5500 грн. Ошибку обнаружили в апреле. Как исправиться?
Хотя предприятие уплатило ЕСВ верно, однако, не отразив выплату в Отчете по форме № Д4, оно занизило обязательства по ЕСВ.
Ошибку исправляем в Отчете, сформированном за тот отчетный период, в котором она была обнаружена. В нашем случае — в Отчете за апрель 2019 года. В таблице 6 для исправления такой ошибки формируем отдельную строку, указывая в ней среди прочего в: графе 10 — код типа начислений «2»; графе 11 — месяц и год, в котором была допущена ошибка (02.2019); графе 17 — сумму дохода, которая ошибочно не была отражена в этой графе; графе 18 — сумму дохода, на которую самостоятельно доначислен ЕСВ; графе 21 — сумму доначисленного ЕСВ. Графы 22 — 25 заполняем в общем порядке.
В ЕСВ-отчете за январь 2019 года не проставлен признак неполного рабочего времени по совместителям (графа 24 таблицы 6). Также по двум основным сотрудникам не указали наличие трудовой книжки (графа 22 таблицы 6). Как исправить эти ошибки?
Ошибки в персональных данных работников исправляем, руководствуясь п. 2 разд. V Порядка № 435, через «скасовуючу» и «початкову» таблицы. То есть формируем отменяющий Отчет по форме № Д4 за январь 2019 года. Этот Отчет должен содержать: 1) Перечень таблиц Отчета; 2) таблицу 6 со статусом «скасовуюча» с ошибочными сведениями на застрахованных лиц; 3) таблицу 6 со статусом «початкова» с правильными сведениями на работников.
