С какой периодичностью составлять акты на работы/услуги?

Исходим из того, что хозоперации отражаются в учете на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88*). То же самое касается и отражения операций в налоговом учете. Пункт 44.1 НКУ требует вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, в том числе на основании первичных документов.

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Иначе говоря, отражение доходов/расходов в бухучете по работам/услугам должно подтверждаться первичным документом!

Если мы говорим о предоставлении услуг/выполнении работ, то, как правило, первичным документом, подтверждающим их предоставление (являющимся основанием для отражения доходов у одной стороны и расходов — у другой), является акт выполненных работ (предоставленных услуг).

Далее. Когда речь идет о кратковременных (разовых) услугах/работах (например, ремонт компьютера, получение по договору разовой информационно-консультационной услуги), то с ними все более-менее понятно. Акт выполненных работ (предоставленных услуг) в этом случае составляется непосредственно датой осуществления хозоперации (датой окончания выполнения работы/предоставления услуги).

Другое дело, если речь идет о работах/услугах, которые растянуты во времени: начаты в одном отчетном периоде и закончены либо продолжаются в следующем (следующих) отчетных периодах. Когда и с какой периодичностью нужно составлять акты выполненных работ в этом случае?

Ремонт помещения

Достаточно часто работы, связанные с ремонтом помещения, начинаются в одном отчетном периоде, а заканчиваются в другом. Так вот здесь стоит учесть, что согласно п. 10 НП(С)БУ 15, если на дату баланса (конец квартала или года — у «микро») выполнение работы еще не завершено, то исполнителю (подрядчику) все равно следует признать доход. Для этого доход оценивают исходя из степени завершенности предоставленных услуг/выполненных работ. Как оценить доход по степени завершенности, говорится в пп. 11, 12 НП(С)БУ 15.

То есть на дату баланса доход в любом случае придется определить. А под доход (Дт 361 — Кт 703) необходим первичный документ. Таким первичным документом может быть: либо акт выполненных работ, либо внутренний первичный документ предприятия (мы его еще называем «самоакт»), составленный должностным лицом, ответственным за прием-передачу работ/услуг (см. п. 2.6 Положения № 88).

Но на практике, как правило, составляют акт выполненных работ/предоставленных услуг, поскольку он подписывается двумя сторонами и фактически подтверждает то, что работы/услуги действительно предоставляются (предоставлены). На основании акта и другая сторона (заказчик) получит основания показать расходы.

Отметим, что как только вы задокументируете доходы по работам (причем неважно, актом выполненных работ или внутренним «самоактом»), у вас появится событие и для начисления НДС.

Когда первое событие — выполнение работ, то ориентиром для начисления налоговых обязательств (НО) по НДС и, соответственно, составления налоговой накладной (НН) будет дата оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг /выполнения работ. То есть в любом случае на дату баланса исполнителю (подрядчику), если он плательщик НДС, нужно будет показать в части отраженного дохода и НО по НДС.

Аренда

В отношении аренды следует учесть, что «специализированный» стандарт НП(С)БУ 14 предписывает отражать:

— доходы — арендодателю (п. 17 НП(С)БУ 14);

— расходы — арендатору (п. 9 НП(С)БУ 14)

на прямолинейной основе.

Это значит, что даже если мы установили в договоре, что арендная плата уплачивается раз в год в конце года, и установим только годовой размер арендной платы, то это не означает, что мы имеем право отражать доходы/расходы по аренде только раз в год. Мы должны распределить эту арендную плату пропорционально по всем периодам года. При этом учитывая, что:

(1) хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете);

(2) а учетные регистры у нас составляются ежемесячно (п. 4 Методрекомендаций № 356**), то:

** Методрекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356.

доходы (арендодателем)/расходы (арендатором), по учетным правилам, тоже должны признаваться ежемесячно.

А под доходы/расходы, как мы выяснили выше, опять же нужен первичный документ. Соответственно и первичный документ «на аренду» тоже нужно составлять ежемесячно. Если акт на аренду будет составляться только раз в год, то документировать «ежемесячные» доходы/расходы можно на основании внутреннего «самоакта» (п. 2.6 Положения № 88). Либо — ежемесячно составлять «двухсторонние» акты на аренду.

А что если пренебречь этим правилом и не документировать доходы/расходы по аренде ежемесячно? Давайте обсудим!

На финотчетность и налог на прибыль «непомесячное» (а, например, поквартальное — на дату баланса) отражение доходов/расходов по аренде особо не повлияет!

Но нужно помнить и об НДС (если арендодатель является плательщиком НДС).

Налоговики говорят, что по арендным услугам дата возникновения НО по НДС определяется по «правилу первого события». При этом по арендной плате они не разрешают составлять сводные НН последним числом месяца, как на ритмичные поставки.

Если придерживаться «правила первого события» в отношении арендной платы (как на том настаивают налоговики), то НО по аренде нужно будет начислять:

— либо на дату зачисления денежных средств на банковский счет в оплату аренды;

— либо на дату оформления документа, удостоверяющего факт поставки работ/услуг.

Если аренда платится всегда авансом, то никаких проблем нет. Тогда НО по НДС начисляются по оплате. И в этом случае, в принципе, можно составлять документы на аренду только, например, раз в квартал — на дату баланса (когда нужно показать доходы и под доход нужен первичный документ).

Другое дело, если первое событие — предоставление услуг. На первый взгляд кажется, что при определении даты начисления НО по НДС, если предоставление услуг — первое событие, мы должны привязываться к дате оформления документов, подтверждающих предоставление услуг. К примеру, если мы будем составлять акт на аренду (либо «самоакт») ежеквартально, то можно ежеквартально начислять и НДС.

Но, на наш взгляд, такой подход является слишком рискованным! Ведь все-таки логика п. 187.1 НКУ подсказывает, что первоочередным является сам факт предоставления услуг (факт поставки), а не дата оформления документа. И скорее всего, налоговики по аренде будут считать, что по окончании месяца факт предоставления услуг (поставка услуги) аренды за соответствующий период состоялся, а значит, и требовать «помесячного» начисления НДС.

И если нет желания спорить с контролерами, лучше в таком случае НДС начислять помесячно. Ну а для подтверждения ежемесячных поставок (события для НДС) придется ежемесячно оформлять и первичный документ (это, как мы отмечали выше, может быть и внутренний «самоакт»).

Итак, можем сделать вывод, что по аренде, в принципе, акт (подписанный обеими сторонами) можно составлять и раз в год, но доходы/расходы/НДС по правилам нужно отражать помесячно (можно на основании внутреннего первичного документа — «самоакта»).

Услуги по техосблуживанию компьютерных программ / абонплата за информационно-консультационные услуги

В отношении этих услуг стоит учесть, что согласно п. 12 НП(С)БУ 15, если услуги заключаются в выполнении неопределенного количества действий (операций) за определенный период времени, то доход определяют путем его равномерного начисления за этот период. А значит, даже если оплата за такие услуги предусмотрена раз в год, то признавать доходы по такой услуге нужно ежемесячно (1/12 этой годовой платы). То есть тут правила учета схожи с арендой.