На какую дату и по какому валютному курсу отражаются средства, использованные работником во время пребывания в служебной командировке за рубежом при составлении Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет?

Согласно п. 4 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее - Инструкция), предприятие, которое направляет работника, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

В случае если работник применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, ему возмещается сбор за перевод денежных средств электронными средствами (согласно правилам платежной системы) при наличии документального подтверждения его уплаты (выписка с карточного счета или другой документ на бумажном носителе, подтверждающий сумму уплаченного сбора).

Предприятие, которое отправляет работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы (п. 5 разд. III Инструкции).

Пунктом 17 разд. III Инструкции установлено, что по возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировку (далее - Отчет). Сумма излишне израсходованных средств (остаток средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предоставившего их предприятия в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке.

Вместе с отчетом подаются документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).

В случае отсутствия первичных или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение работника в командировке, к Отчету прилагаются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или документа, который его заменяет, с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии) или справка Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины (в которой указан пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядок его составления утверждены приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления».

Согласно п. 2.5 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины и внесения изменений в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200, в случае компенсации понесенных расходов работнику-резиденту предприятие возмещает расходы собственных средств в иностранной валюте в соответствии с законодательством Украины в валюте Украины по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленным НБУ на день выплаты указанных средств, а работнику-нерезиденту, по его желанию, - как в иностранной валюте, так и в валюте Украины.

Вместе с тем п. 19 разд. III Инструкции предусмотрено: если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленными НБУ на день погашения задолженности. Выплата указанных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.

Сроки подачи Отчета установлены в п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее - НКУ). При этом суммы неизрасходованных средств возвращаются плательщиком налога в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия до или во время подачи указанного отчета.

В случае невозврата неиспользованной суммы аванса в кассу или на счет предприятия в банке в установленные сроки, такая сумма подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц (п.п. 170.9.1 НКУ).

Учитывая вышесказанное, возмещение расходов за рубежом при условии наличия подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на дату:

- получения аванса - в случае если фактические расходы работника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;

- погашения задолженности предприятием - в случае если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства работнику (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса);

- погашения задолженности работником - в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).