Базовые знания о командировках

Автор : Вороная Наталья, редактор, Савченко Елена, налоговый эксперт, Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда, Чернышова Наталья, налоговый эксперт

На поле активной конкурентной борьбы каждое предприятие стремится к наилучшим, постоянно прогрессирующим результатам своей деятельности. В связи с этим субъекты хозяйствования ищут новые рынки сбыта, новых контрагентов, овладевают современными технологиями, улучшают профессиональные навыки своих работников. Очень часто это сопряжено с командированием соответствующих сотрудников в разные города Украины и за границу. В этом спецвыпуске мы рассмотрим основные организационно-учетные моменты, связанные с командировками.
В частности, вы узнаете о законодательно установленных правилах командирования, гарантиях, предусмотренных для командированных работников, и обязанностях, которые на них налагаются. Кроме того, мы напомним, какие расходы, понесенные в командировке, можно компенсировать и какие документы при этом должен предоставить ваш сотрудник. Не обойдем стороной и налогово-бухгалтерский учет командировочных расходов. А также поговорим об особенностях применения платежных карточек в служебной поездке.
Спецвыпуск для вас подготовили редактор Наталья Вороная, налоговые эксперты Наталья Чернышова и Елена Савченко, эксперт по вопросам оплаты труда Лилия Ушакова.

Что такое служебная командировка, кого можно, а кого нельзя туда направлять? Может ли работник отказаться от командировки и при каких обстоятельствах? Как правильно оформить направление в командировку, чем ограничены ее сроки и как можно их продлить? Как правильно заполнить авансовый отчет? Все эти вопросы — база «командировочных» знаний. Давайте их разложим «по полочкам».

1.1. Служебная командировка: основные признаки

Термин «командировка» используют как НКУ, так и КЗоТ. Однако ни один из названных документов не дает определения этому понятию. Поэтому в качестве ориентира предлагаем опираться на «бюджетную» Инструкцию № 59*.

* Подробнее о том, для кого нормы этого документа являются обязательными, см. в подразделе 1.5 на с. 13.

Так, согласно п. 1 разд. І указанной Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия). Полагаем, такие же критерии могут использовать и небюджетники.

Из приведенного определения можно выделить ряд условий (признаков), при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

1) в поездку направляется работник предприятия, в том числе совместитель, надомник, временный и/или сезонный работник;

2) поездка работника связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

3) поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия;

4) целью поездки является выполнение служебного поручения;

5) связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально;

6) поездка ограничена определенным сроком.

Рассмотрим подробнее каждый из этих признаков.

1. В поездку направляется работник предприятия. Здесь важно определить, кого считать работником предприятия. Согласно законодательству Украины работником является лицо, которое работает на предприятии (у физического лица, использующего наемный труд) и выполняет обязанности или функции согласно трудовому договору (контракту). Из этого следует, что

в командировку могут быть направлены лица, состоящие с предприятием в трудовых отношениях

Причем это могут быть как постоянные, так и временные сотрудники предприятия, а также сезонные работники, совместители и лица, работающие неполное рабочее время. Ведь никаких ограничений для их направления в командировку законодательство не устанавливает.

Подробнее о том, кого можно, а кого нельзя направить в командировку, см. в подразделе 1.2 на с. 6.

2. Поездка работника связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы. Из Инструкции № 59 следует, что признаки командировки имеют поездки работников из населенного пункта, где находится его постоянная работа, в другой город (село, поселок).

А можно ли считать командировкой поездки в пределах одного населенного пункта? На наш взгляд, оснований для этого действующее законодательство не дает. Дело в том, что из предписаний КЗоТ и соответствующих норм НКУ, которые исходят из понимания командировки как поездки, требующей возмещения расходов на проезд, питание и других затрат, связанных с ненахождением работника по месту постоянной работы, следует, что речь в них идет именно о поездках в другой населенный пункт.

Служебные поездки работников по поручению работодателя в пределах одного населенного пункта по месту постоянной работы не считаются командировкой

Предприятие имеет несколько подразделений и работники направляются со служебным заданием из одного подразделения в другое. Считать ли такую поездку командировкой? Для ответа на этот вопрос вновь заглянем в Инструкцию № 59.

Согласно п. 2 разд. І этого документа в случаях, когда филиалы, участки и прочие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором оговорена трудовым договором (контрактом). Таким образом, поездка с целью выполнения служебного задания, предполагающая посещение населенного пункта не по месту нахождения того подразделения предприятия, работа в котором оговорена трудовым договором, будет считаться командировкой.

Командировками являются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал или из филиала в головной офис при условии, что головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах.

Не следует путать командировку с поездками работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер

Дело в том, что согласно п. 2 разд. I Инструкции № 59 служебные поездки таких лиц не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и работодателем.

Заметим: законодательство Украины не дает определение понятию «разъездной (передвижной) характер работ». Поэтому обратимся к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.89 г. № 169/10-87, которое продолжает действовать в Украине на основании постановления Верховной Рады Украины от 12.09.91 г. № 1545-XII.

Указанным документом определено, что передвижной характер работ предполагает частую передислокацию организации (перемещение работников) или необходимость выполнения работниками трудовых обязанностей вне постоянного места жительства.

В свою очередь, разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от месторасположения предприятия, в связи с чем возникает необходимость поездок в нерабочее время от местонахождения предприятия (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно, что составляет не менее 2 — 3 часов в день (см. письмо Минтруда от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06).

Важно: предприятие само устанавливает перечень работ, должностей, профессий, работы по которым носят разъездной (передвижной) характер (см. письма Минтруда от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06 и Минфина от 16.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4313). Но обязательно оговорите в трудовом договоре с работником, что его работа будет носить разъездной (передвижной) характер. Кроме того, соответствующее положение, как правило, включают в коллективный договор с указанием перечня должностей и профессий, работа по которым постоянно проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер.

Таким образом, если коллективным договором определен перечень должностей и профессий, работа по которым постоянно проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер, или если такой характер работ оговорен трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (уполномоченным им лицом), служебные поездки таких лиц не считаются командировками. При этом работникам с разъездным характером работ суточные не выплачиваются. Вместо них работодатель может (но не обязан) установить соответствующие надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам. Устанавливая размер надбавок, руководствуются постановлением № 490.

Не считается командировкой и направление работника на вахту при вахтовом методе организации работ (п. 1.1 Положения № 794).

Напомним: вахтовый метод — это особая форма организации работ, основанная на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного жительства при условии, когда не может быть обеспечено ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания. Конкретные условия применения такого метода работы должны быть определены предприятием в коллективном договоре.

При вахтовом методе, как и в случае с разъездным (передвижным) характером работ, работникам выплачивают не суточные, а надбавки в соответствии с постановлением № 490.

3. Поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия. Направление работника в командировку осуществляется руководителем предприятия и оформляется приказом (подробнее о составлении приказа см. в подразделе 1.6 на с. 21). Имейте в виду:

отсутствие такого приказа может в последующем поставить под сомнение квалификацию понесенных расходов как командировочных

А это чревато тем, что такие расходы, возмещенные предприятием, придется включить в налогооблагаемый доход командированного работника. Например, в отношении суточных такое мнение фискалы высказали в письме МГУ ГФСУ от 06.11.2015 г. № 24839/10/28-10-06-11 и разъяснении из подкатегории 103.17 БЗ*. О том, что приказ о командировке работника является основанием для возмещения ему расходов на такую командировку, говорил и Минфин в письмах от 19.03.2014 г. № 31-07230-16-29/5660 и от 14.05.2015 г. № 31-08030-16-10/15972.

* База знаний, размещенная на официальном сайте ГФСУ: http://zir.sfs.gov.ua/.

Более подробно о командировочных расходах вы сможете узнать из раздела 3 на с. 50. А пока еще раз подчеркнем: приказ о направлении работника в командировку нужен обязательно!

4. Цель поездки — выполнение служебного поручения. Учтите: командировка представляет собой выполнение работником своих должностных обязанностей вне места его работы, но в рамках трудовой функции, предусмотренной трудовым договором. Она является формой выполнения работником своих трудовых обязанностей, а не их отдельным видом. Поэтому служебное поручение, которое дает руководитель работнику в связи с направлением его в служебную командировку, должно удовлетворять требованиям ст. 21 КЗоТ, т. е. соответствовать функциям работника, указанным в заключенном с ним трудовом договоре.

А если возникает необходимость в выполнении работником в командировке действий, не входящих в круг его трудовых обязанностей? В таком случае помните: ст. 31 КЗоТ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Следовательно, направление в командировку в такой ситуации возможно только по соглашению сторон, и работник имеет право отказаться от командировки (подробнее см. подраздел 1.4 на с. 12).

5. Связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально. На то, какие это могут быть документы, указывают п. 1 разд. I Инструкции № 59 и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Так, документами, подтверждающими связь командировки с основной деятельностью предприятия, являются, в частности (но не исключительно):

— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего работника в командировку;

— заключенный договор или контракт;

— другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;

— документы, подтверждающие участие лица, направленного в командировку, в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью предприятия, направившего работника.

Наличие указанных документов подтвердит правомерность невключения сумм компенсации командировочных расходов в налогооблагаемый доход работника.

6. Поездка ограничена определенным сроком. Еще одним признаком служебной командировки является ее срочный характер. Срок командировки исчисляется в календарных днях и включает в себя как время нахождения работника в месте командировки, так и время его пребывания в пути. Подробнее о сроках направления работников в командировку в пределах Украины и за границу см. в подразделе 1.3 на с. 10.

Интересный момент! В письме Минфина от 20.05.2013 г. № 31-07230-16-27/15177 высказывалось мнение, что направление работника на семинар не является служебной командировкой. Специалисты данного ведомства утверждали, что в таких ситуациях при предоставлении гарантий и компенсаций работникам необходимо руководствоваться постановлением КМУ от 28.06.97 г. № 695 «О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства».

Однако, по нашему мнению, ставить знак равенства между обучением (подготовкой, переподготовкой, повышением квалификации) и семинарами нельзя. В случае с семинаром предприятие фактически получает платную услугу информационно-консультационного характера (что подтверждает соответствующий акт). При этом документ установленного образца о повышении квалификации или освоении новой профессии работнику не выдают. Поэтому считаем, что для получения в ходе семинара информационно-консультационной услуги предприятие вполне может направить работника в служебную командировку.

1.2. Кого можно/нельзя направить в командировку

Теперь давайте подробнее разберемся с вопросом о том, кого из работников можно направлять в командировку, а кого — нельзя.

Прежде всего работодателю следует учесть, что отдельные категории работников трудовое законодательство запрещает направлять в служебные поездки. А отдельных работников командировать можно только при выполнении определенных условий. Об этом см. в табл. 1.1 на с. 7.

Таблица 1.1. Ограничения по направлению в командировки

«Командировочный иммунитет» имеет также работник в период его временной нетрудоспособности. Ведь, как указывалось в письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854, согласно действующему законодательству на период болезни работнику предоставляется листок нетрудоспособности, который является основанием для освобождения от работы. Поэтому

для привлечения работника к выполнению служебного поручения в период временной нетрудоспособности нет законных оснований

Такое же мнение излагалось в письме Минсоцполитики от 15.11.2013 г. № 656/18/99-13.

Вместе с тем, если в нарушение действующего законодательства работодатель отправил заболевшего работника в командировку, он обязан возместить такому работнику командировочные расходы на проезд, проживание и суточные.

Более того, по нашему мнению, в табеле учета использования рабочего времени за период командировки у такого работника должна стоять отметка «ВД» или «07» (командировка), а не «ТН» или «26» (оплачиваемая временная нетрудоспособность). Ведь согласно ст. 121 КЗоТ за командированным работником сохраняется заработная плата. А больничный в этом случае не оплачивается, поскольку пособие по временной нетрудоспособности является компенсацией потери работником заработка в связи с его болезнью (фактическим отстранением от работы).

Кроме того, не допускается направление в командировку работника, находящегося в отпуске. Вместе с тем, если работодателю крайне необходимо командировать отпускника, прежде всего, с его согласия следует издать приказ об отзыве такого работника из отпуска, а уже затем направить его в командировку. Подробно об отзыве из отпуска см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 32, с. 34.

Совместители. Есть определенный нюанс направления в командировку работника-совместителя. Тут не все так просто. Ведь если он отправится в командировку с одного места работы (основного или по совместительству), то нужно этот вопрос как-то урегулировать на другом месте работы. «Командировочно-совместительские» нюансы рассмотрим подробнее.

Если служебное задание выполняется работником в интересах и по поручению только одного предприятия, следует помнить: командировка согласно ч. 3 ст. 121 КЗоТ дает право на сохранение рабочего места, но только на командирующем предприятии. Труд работника в командировке такое предприятие оплачивает в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, но не ниже среднего заработка* (ч. 4 ст. 121 КЗоТ). Основанием для этого является приказ руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

* Об оплате труда командированных работников см. в разделе 2 на с. 37.

В табеле учета использования рабочего времени предприятие, командирующее работника, дни его командировки отмечает кодом «ВД» (или «07»).

А вот сохранять место работы за период командировки совместителя с другого предприятия законодательство работодателей не обязывает

Вместе с тем отсутствие работника на рабочем месте (как на протяжении всего рабочего дня, так и более 3 часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня) без уважительных причин считается прогулом. А это уже одно из оснований для увольнения (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ). В связи с этим работнику нужно заранее предупредить работодателя о командировке с другого места работы, т. е. проинформировать его об уважительности предстоящего отсутствия. Сделать это желательно в письменной форме, а впоследствии предоставить подтверждающие документы.

А как же некомандирующему предприятию оформить отсутствие совместителя на работе? Тут стоит обратиться к разъяснениям Минсоцполитики, приведенным в письме от 23.04.2013 г. № 146/13/133-13. Так, специалисты этого ведомства рекомендуют на основании справки или копии приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку с другого места работы в табеле учета использования рабочего времени в дни отсутствия работника ставить код «І» или «30» (другие причины неявок). Никакие приказы при этом издавать не нужно.

Важное правило: период отсутствия работника-совместителя, командированного с другого места работы, не оплачивают.

Есть еще один вариант: работник-совместитель может оформить отпуск без сохранения заработной платы на время командировки по другому месту работы. Но тут нужно иметь в виду, что согласно ст. 26 Закона об отпусках отпуск за свой счет в общем случае не может превышать 15 календарных дней в год. Поэтому, если период командировки больше 15 календарных дней, такой вариант не подойдет.

Тогда можно пойти по другому пути — оформить ежегодный отпуск. Преимущество такого варианта в том, что работник получит отпускные за период командировки с другого предприятия. То есть время отсутствия работника будет оплачено. Но и подводные камни тут тоже есть: может случиться так, что в дальнейшем работник не сможет полностью совместить ежегодный отпуск по основному месту работы и по совместительству. Ведь часть отпуска (или даже весь отпуск), равную продолжительности командировки, по одному из мест работы он уже использует. Кроме того, такой вариант возможен, если только работодатель согласен предоставить работнику оплачиваемый отпуск вне очереди.

В редких случаях, но все же может быть, что работник-совместитель направлен в командировку одновременно и с основного, и с неосновного мест работы. В таком случае средний заработок сохраняется за ним на обоих предприятиях (см. письмо Минсоцполитики от 02.02.2015 г. № 120/13/84-15). Каждый из работодателей в табеле учета использования рабочего времени дни командировки отмечает кодом «ВД» или «07».

При этом суммы для возмещения командировочных расходов распределяются между предприятиями, направлявшими работника в командировку, по соглашению между ними.

Информация о том, какие именно расходы будет возмещать работнику каждое из предприятий, отражают в приказах о командировке

Например, по договоренности между предприятиями можно предусмотреть, что расходы на проживание возмещает одно из них, а расходы на проезд и суточные — другое. Причем к Отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет*, для каждого предприятия работник прилагает соответствующие подтверждающие документы в оригинале.

* Форма отчета утверждена приказом № 841.

Такой порядок оформления командировок и возмещения понесенных в них расходов совместителям рекомендует Минфин в письме от 29.12.2007 г. № 31-18030-07-27/29310.

Очень редко возникает ситуация, когда в командировку направляют внутреннего совместителя сразу с двух занимаемых должностей. В таком случае на предприятии издают приказ о направлении работника в командировку сразу по двум занимаемым должностям. Соответственно и труд за дни пребывания в командировке ему оплачивают не ниже среднего заработка по двум местам работы.

Члены руководящих органов предприятия. Еще один актуальный вопрос, связанный с рассматриваемым ограничением:

можно ли направлять в командировку членов руководящих органов предприятий

Прежде всего, давайте разберемся с тем, кто вообще является членами руководящих органов. Для этого обратимся к ХКУ.

Так, согласно ч. 1 ст. 89 этого Кодекса управление деятельностью хозяйственного общества осуществляют его органы и должностные лица, состав и порядок избрания (назначения) которых определяются в зависимости от вида общества, а в определенных законом случаях — участники общества (через общее собрание участников, которое является высшим органом хозобщества).

В качестве должностных лиц предприятия ч. 3 ст. 65 ХКУ определяет руководителя, главного бухгалтера, членов наблюдательного совета (в случае его создания), исполнительного органа и других органов управления предприятия в соответствии с уставом. Кроме того, уставом предприятия должностными лицами могут быть признаны и другие лица. Таким образом, все перечисленные выше лица в соответствии с законодательством являются членами руководящих органов предприятия.

Теперь выясним, можно ли таких лиц направлять в командировки. Как было указано выше, нормы «бюджетной» Инструкции № 59 распространяются исключительно на поездки лиц, состоящих с предприятием в трудовых отношениях. В то же время для целей налогообложения «командировочные» нормы применяются также и при поездках членов руководящих органов предприятия. На это указывает абзац второй п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем сказано, что сумма возмещенных расходов на командировку не является доходом физлица — члена руководящего органа предприятия.

Поэтому считаем, что «трудовоотношенческое» ограничение, установленное Инструкцией № 59, в отношении членов руководящих органов можно проигнорировать. Ведь положений этой Инструкции должны строго придерживаться только предприятия, финансируемые из бюджета. В то время как нормы НКУ распространяются на всех субъектов хозяйствования и разрешают командировать руководящую «верхушку». Следовательно, направление членов руководящих органов предприятий в другую местность нужно расценивать как служебную командировку.

Физлица, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам. Физические лица, выполняющие на предприятии работы по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД), не могут быть направлены в командировку. Дело в том, что лицо, выполняющее работы по ГПД, состоит с предприятием в гражданско-правовых, а не в трудовых отношениях. То есть работником такое лицо не является. А раз так, то и его поездка в другой населенный пункт командировкой не считается.

Возмещение расходов в связи с поездками лицам, работающим на основании ГПД, не предусмотрено и ст. 121 КЗоТ. Аналогичная точка зрения по данному вопросу высказывалась в письме Минфина от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045.

А если предприятие все же направило лицо, работающее по ГПД, в другой населенный пункт для выполнения задания руководителя? Тогда расходы на такую поездку придется компенсировать в составе вознаграждения, которое будет выплачиваться по условиям ГПД, с соответствующим их налогообложением.

Работники ФЛП и сам ФЛП. Направить своих наемных работников в командировку может и предприниматель. В этом случае применяются все общие положения о командировках. А вот оформить командировку «на себя» у ФЛП возможности нет.

1.3. Срок пребывания в командировке

Как известно, положения Инструкции № 59 и постановления № 98 обязательны только для бюджетников. Можно ли на этом основании считать, что предельные сроки направления в командировку, установленные указанными документами, «обычные» предприятия могут не применять?

В принципе, это так. Но игнорировать «срочные» положения Инструкции № 59 и постановления № 98 мы все же не советовали бы. Дело в том, что в более длительной командировке, чем регламентирована этими документами, контролеры могут усмотреть перевод на работу в другую местность (с необходимостью соблюдать гарантии, определенные ст. 120 КЗоТ). Поэтому все-таки безопаснее будет исходить из предельных сроков командирования, установленных для бюджетников.

Таким образом, предельные сроки направления в командировку в общем случае не должны превышать (п. 1 разд. II и п. 1 разд. III Инструкции № 59):

— для командировок в пределах Украины — 30 календарных дней;

— для командировок за границу — 60 календарных дней.

Кроме того, постановлением № 98 для отдельных случаев установлены другие предельные сроки командирования. Ситуации, с которыми могут столкнуться хозрасчетные предприятия, мы разобрали в табл. 1.2.

Таблица 1.2. Особые предельные сроки пребывания в командировке

Конкретный срок командировки в рамках указанных предельных сроков определяет руководитель предприятия в зависимости от производственной необходимости и фиксирует в приказе о направлении в командировку.

Важно помнить, что продолжительность командировки определяют с учетом (п. 4 разд. II Инструкции № 59):

— дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня;

— выходных, праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на период командировки;

— дней пребывания в пути (вместе с вынужденными задержками).

И конечно, учтите: в указанные выше предельные сроки пребывания в командировке не включаются дни временной нетрудоспособности работников (абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59).

При определенных обстоятельствах срок командировки, зафиксированный в приказе, может быть продлен. О том, как это правильно оформить, читайте в подразделе 1.8 на с. 26. ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ

Другие материалы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2018, № 42:

• Гарантии командированным работникам
•  Компенсируем командировочные расходы
•  Особенности компенсации «загранкомандировочных» расходов
•  Налоговый и бухгалтерский учет расходов на командировку
•  Использование платежных карточек в командировках
•  Командировочные расходы в разъяснениях ГФСУ

Подписаться на "Налоги и бухгалтерский учет"