Подпишитесь на новости и получите книгу бесплатно!

Документальное оформление командировки

"Вісник. Офіційно про податки".

Одной из важных задач при направлении в командировку работников является правильное документальное оформление. Ведь бывают случаи, когда по определенным причинам командировки отменяют, откладывают или меняют их продолжительность. Об оформлении указанных обстоятельств читайте в этой статье.

Общий «пакет» документов

Для каждого предприятия главным ориентиром должно стать Положение о служебных командировках, которое определяет базисы поездки, в частности вопросы по документированию командировок.

Рассмотрим перечень документов, которые составляют для документирования служебной поездки:

  • приказ (распоряжение) о командировке - обязательный документ в соответствии с пп. 170.9.1 Налогового кодекса. В нем указывают:

ФИО и должность командированного работника;

пункт назначения (город, область);

цель командировки;

название предприятия, на которое командируется работник;

срок командировки;

размер суточных;

другие условия командировки в зависимости от конкретной ситуации (образец 1).

 

смета расходов на командировку (справка-расчет) - обязательный исключительно для бюджетников (п. 6 раздела I и п. 1 раздел III Инструкции № 59). Однако не будет лишним и для хозрасчетных предприятий. В нем должны фигурировать суммы расходов, предусмотренных для конкретной командировки (образец 2).

задание на командировку - необязательный документ, ведь цель командировки указывают в приказе на командировку. Соответственно, если есть необходимость детализации задачи, то советуем отдельно составить задание на командировку (образец 3).

В основном составление такого документа возлагают на руководителя структурного подразделения. Хотя вполне возможно, что его составлением занимается непосредственно директор, который и должен его утвердить.

отчет о проделанной работе в командировке – необязательный документ, но его наличие поможет подытожить проделанную работу в командировке. Он составляется в произвольной форме с раскрытием объема выполненной работы в командировке (образец 4).

командировочное удостоверение - необязательная форма. Однако на практике многие предприятия ее продолжают использовать (как в случае поездки работников в несколько городов, так и в одно). Необходимость оформления удостоверения фиксируют в Положении о служебных командировках. Напомним, что форма удостоверения была утверждена приказом № 260, однако согласно приказу № 738 она потеряла силу;

журнал регистрации командировок - необязательный документ. Такой журнал предоставит сводную информацию о командировках на предприятии (кто, когда и куда ездил). Одна из главных задач такого журнала - контроль командировок работников предприятия (образец 5).

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее - Отчет) - обязательный документ в соответствии с пп. 170.9.2 Налогового кодекса.

На практике такой документ чаще называют авансовым отчетом. Его форма утверждена приказом № 841.

Отчет составляет командированный работник, в котором заполняет все графы, кроме:

  • «Звіт перевірено»;
  • «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
  • корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
  • расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные

      израсходованные средства на командировку или под отчет.

Эти графы заполняются лицом, предоставившим такие средства (обычно бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент).

Заметим, если аванс на командировку выдавался в безналичной форме на корпоративную карточку предприятия, то в графе «Одержано» работник указывает только сумму, использованную путем снятия наличных через банкомат или в безналичной форме. В то же время если перечисление средств на командировку осуществлялось на собственный счет работника для использования с помощью личных электронных платежных средств, то в графе «Одержано» работник должен отразить всю перечисленную на его счет сумму.

Согласно п. 20 Положения № 148 командированные лица, получавшие наличные с текущего счета с применением корпоративной или личной карточки, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Такие лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т.п.) вместе с неизрасходованным остатком наличных.

В случае непредставления к Отчету документов, подтверждающих получение наличных средств с текущего счета, должностное лицо предприятия (бухгалтер) обязано принять соответствующие меры относительно подтверждения факта получения наличных средств с текущего счета.

Рассмотрим пример заполнения Отчета (образец 6).

Пример

Согласно приказу № 21/в от 26.03.2018 г. Соломко В. Т. отбыл в командировку на 2 дня (28, 29 марта). Перед поездкой он получил на личную платежную карточку 1550 грн. 2 апреля Соломко В. Т. подал в бухгалтерию Отчет вместе с подтверждающими документами, где указал расходы на общую сумму 1800 грн (в том числе НДС - 214,00 грн). Сумма перерасхода согласовывалась с руководителем предприятия и составляет 250 грн, которая после утверждения Отчета руководителем перечислена на личную платежную карточку работника.

Заметим, что в случае если сотрудник прибыл из заграничной командировки, Отчет составляется в валюте государства, в которое был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Продление командировки

С разрешения руководителя, может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке, по независящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале (например, болезнь, отсутствие билетов, необходимость продолжения встречи и т.п.).

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия (образцы 7, 8).

 

После издания приказа о продлении командировки, суточные и документально подтвержденные затраты (например, на проживание, на проезд и т.п) возмещаются работнику на общих основаниях.

В случае продления командировки, ее общая продолжительность не должна превышать максимальных сроков командирования, установленных Положением о служебных командировках. Исключение - временная нетрудоспособность. В таком случае дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются.

Отмена командировки

Иногда возникают ситуации, когда по объективным причинам командировку нужно отменить или перенести ее на другую дату. Среди самых распространенных поводов для отмены командировки: болезнь работника, семейные обстоятельства, которые не дают возможности направиться в командировку, перенос или отмена встречи и тому подобное.

Оптимальным вариантом для небюджетных предприятий является урегулирование этого момента в Положении о служебных командировках работников предприятия. Например, можно зафиксировать в нем такую норму: если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства.

Если для командировки уже был оформлен пакет документов (приказ, служебное задание и т.п.), выдавался аванс и покупались билеты для поездки, то для отмены запланированного события:

  • на имя руководителя предприятия готовится служебная (докладная) записка, в которой фиксируются причины отмены командировки. Ее подготовить может как сам работник, который направлялся в командировку, так и руководитель соответствующего структурного подразделения (образец 9).

  • оформляется приказ (распоряжение) об отмене командировки. В нем указывается: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он вернет полученный аванс на командировку. С его текстом обязательно знакомят работника, который направлялся в командировку (образец 10).

  • в журнал регистрации приказов о командировках вносится запись об аннулировании поездки работника (если журнал ведется на предприятии).

Заметим, что Налоговым кодексом не установлены сроки сдачи наличности в случае отмены командировки. В этом вопросе бюджетные предприятия должны соблюдать сроки возвращения аванса, установленные Инструкцией № 59 (раздел II п. 11 и разделе III п. 18), а хозрасчетные предприятия - Положения о служебных командировках работников. Если сроки возврата нарушены, то такая сумма включается в налогооблагаемый доход работника и является объектом обложения НДФЛ и военным сбором на общих основаниях. В случае отмены заграничной командировки работник должен вернуть неизрасходованные средства в валюте выдачи аванса.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

Налоговый кодекс - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Приказ № 260 - приказ ГНАУ от 28.07.97 г. № 260 «Об утверждении формы удостоверения».

Приказ № 738 - приказ Минфина от 21.06.2011 г. № 738 «О признании утратившим силу приказа Государственной налоговой администрации Украины от 28.07.97 № 260».

Приказ № 841 - приказ Минфина от 28.09.2015 г. № 841 «Об утверждении формы отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и порядка его составления».

Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Положение № 148 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Автор: Ольга Шара, бухгалтер-эксперт.

Отключить рекламу
Комментарии
  • Natashishe4ka
20.06.18 09:50

Отличная статья, все по делу.

Ответить
    Оценить
  • 9
  • 0
  • Бухик
20.06.18 10:08

Підкажіть, якшо директор їздить у відрядження, не завжди виходить видати добові наперед, компенсуємо після приїзду, які наслідки можуть бути?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Жопошник
21.06.18 10:32

Бухик, аванс обязательний, командирвка без аванса -админштраф гарантирован!!

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 1
  • Бухик
21.06.18 11:56

Жопошник, так, теж чула таку думку, а адмінштраф в якому розмірі?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Раїса
20.06.18 10:54

Ніяких

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 0
  • Анна Ив.
20.06.18 12:15

Да, относительно аванса- -ніяких, а относительно расходов - тут лучше все оформить. Особенно, если ездил за пределы, если выдавать потом валюту и доказывать, что ездил не просто, а по делу, имея намерения заключить договор ( а не просто смотался посмотреть на свадьбу герцогини). 7 месяцев  доказывала проверяющим, затем налоговой полиции, затем три суда - и все доказала.....

Ответить
    Оценить
  • 11
  • 0
  • Галина
20.06.18 14:13

Да блин проще новое юрлицо зарегистрировать, чем людей в командировку отправить

Ответить
    Оценить
  • 6
  • 0
ОЗНАКОМИТЬСЯ С ИЗДАНИЕМ
Контекстная реклама
Календарь бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31
ПРИЛОЖЕНИЕ
Календарь бухгалтера
Настройки
Оформление
Светлая тема
(стандартный)
Серая тема
Темная тема
Параметры экрана
Фиксированная ширина
(стандартный)
Во весь экран
Управление уведомлениями
Включить уведомления
Отключить уведомления