Все, что необходимо знать о документальных проверках

"Вісник. Офіційно про податки"

Как правило, неотъемлемой частью осуществления хозяйственной деятельности налогоплательщиков является проведение проверок контролирующими органами. В этой статье - о том, какие основания для документальных проверок, какие документы (оригиналы или заверенные копии) должны предоставляться контролирующим органам, как действовать в случае их потери или повреждения, а также как доказать свое право на учитывание документов, предоставленных во время проверки.

Общие аспекты

Введенные ГФС Украины методы оценки рисков в деятельности плательщиков позволили четко распределить субъектов хозяйствования по степени риска и сосредоточить внимание на тех, относительно которых устанавливается большая вероятность неуплаты налогов или сокрытия объектов налогообложения, а также уменьшить вмешательство контролирующих органов в деятельность добросовестных плательщиков налогов.

Согласно п. 20.1 ст. 20 Налогового кодекса контролирующие органы, в частности, имеют право:

• проводить в соответствии с законодательством проверки и сверки плательщиков налогов (кроме Нацбанка Украины), в том числе после проведения процедур таможенного контроля и/или таможенного оформления;
• запрашивать и изучать во время проведения проверок первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, регистры, финансовую, статистическую и другую отчетность, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы;
• получать от налогоплательщиков, плательщиков единого взноса и предоставлять в пределах, предусмотренных законом, документы в электронном виде;
• при проведении проверок у налогоплательщиков - физических лиц, а также у должностных лиц налогоплательщиков - юридических лиц и плательщиков единого взноса проверять документы, удостоверяющие личность, а также документы, подтверждающие должность должностных лиц и/или лиц, фактически осуществляющих расчетные операции;
• требовать при проведении проверок у налогоплательщиков, которые проверяются, проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, снятия остатков товарно-материальных ценностей, наличности;
• осуществлять контроль за соблюдением законодательства по вопросам регулирования оборота наличности (кроме банков), порядка проведения наличных расчетов за товары (услуги), за наличием лицензий на осуществление видов хозяйственной деятельности, подлежащих лицензированию в соответствии с законом, торговых патентов, за соблюдением порядка приема наличных для дальнейшего перевода (кроме приема наличных банками), за соблюдением субъектами хозяйствования установленных законодательством обязательных требований относительно обеспечения возможности расчетов за товары (услуги) с использованием электронных платежных средств;
• проводить контрольные расчетные операции до начала проверки налогоплательщика относительно соблюдения им порядка проведения наличных расчетов и применения РРО. Товары, полученные служебными (должностными) лицами контролирующих органов при проведении контрольной расчетной операции, подлежат возврату плательщику в неповрежденном виде. В случае невозможности возврата такого товара возмещение расходов осуществляется в соответствии с законодательством по вопросам защиты прав потребителей;
• требовать при проведении проверок от должностных или служебных лиц налогоплательщика привлечения полномочных лиц для совместного с работниками контролирующего органа снятия показаний внутренних и внешних счетчиков, которыми оборудованы технические устройства, используемые в процессе осуществления деятельности, которая проверяется;
• доступа во время проведения проверок к территориям, помещениям (кроме жилья граждан) и другому имуществу, которые используются для осуществления хозяйственной деятельности и/или являются объектами налогообложения, или используются для получения доходов (прибыли), или связаны с другими объектами налогообложения и/или могут быть источником погашения налогового долга;
• в случае выявления нарушения требований налогового или иного законодательства Украины, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, направлять налогоплательщикам письменные запросы о предоставлении заверенных должным образом копий документов;
• требовать во время проведения проверок от руководителей и других должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, а также физических лиц - предпринимателей и физических лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, устранения выявленных нарушений законодательства;
• привлекать в случае необходимости специалистов, экспертов и переводчиков, применять во время выполнения налоговым управляющим полномочий, определенных Налоговым кодексом, фотосъемку и видеозапись;
• определять в порядке, установленном указанным Кодексом, суммы налоговых и денежных обязательств налогоплательщиков;
• применять к налогоплательщикам предусмотренные законом финансовые (штрафные) санкции (штрафы) за нарушение налогового или иного законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

НАЛОГОВЫЙ КОНТРОЛЬ В СООТВЕТСТВИИ С П. 62.1 СТ. 62 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ПУТЕМ:

• ведения учета налогоплательщиков
• информационно-аналитического обеспечения деятельности контролирующих органов
• проверок и сверок в соответствии с требованиями закона, а также проверок относительно соблюдения законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в порядке, установленном законами Украины, которые регулируют соответствующую сферу правоотношений
• мониторинга контролируемых операций и опросы должностных, уполномоченных лиц и/или работников налогоплательщика в соответствии со ст. 39 Налогового кодекса

Основания для проверки

Подпунктом 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 Налогового кодекса установлено, что документальной проверкой считается проверка, предметом которой является своевременность, достоверность, полнота начисления и уплаты всех предусмотренных настоящим Кодексом налогов и сборов, а также соблюдения валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, соблюдения работодателем законодательства относительно заключения трудового договора, оформления трудовых отношений с работниками (наемными лицами).

Указанная проверка проводится на основании налоговых деклараций (расчетов), финансовой, статистической и другой отчетности, регистров налогового и бухгалтерского учета, ведение которых предусмотрено законом, первичных документов, используемых в бухгалтерском и налоговом учете и связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, а также полученных в установленном законодательством порядке контролирующим органом документов и налоговой информации, в том числе по результатам проверок других налогоплательщиков.

Цель проведения налоговой проверки в общем контексте можно определить как подтверждение того, что заявленные налогоплательщиком в налоговой отчетности показатели достоверно отражают все аспекты и результаты его хозяйственной деятельности, а сама деятельность соответствует требованиям действующего законодательства, в частности, по вопросам, относящимся к компетенции фискальных органов.

При этом следует отметить, что Налоговым кодексом четко определены материалы, которые являются основаниями для выводов при проведении проверок, и требования к подтверждению данных, определенных в налоговой отчетности.

Справочно

Пунктом 85.1 ст. 85 Налогового кодекса установлен запрет истребования документов от налогоплательщика любыми должностными (служебными) лицами контролирующих органов в случаях, не предусмотренных настоящим Кодексом.

ДЛЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ КОНТРОЛИРУЮЩИХ ОРГАНОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРОК ОСНОВАНИЯМИ ДЛЯ ВЫВОДОВ ЯВЛЯЮТСЯ:

• документы, определенные Налоговым кодексом
• налоговая информация
• экспертные заключения
• судебные решения
• налоговые консультации, другие материалы, полученные в порядке и способом, предусмотренным настоящим Кодексом
• или другими законами, контроль за соблюдением которых возложен на контролирующие органы

Какие документы предоставлять

Перечень документов, необходимых для ведения плательщиками учета в целях налогообложения, установлен Налоговым кодексом. Так, согласно п. 44.1 ст. 44 Кодекса для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у плательщика после начала проверки (п. 85.2 ст. 85 Налогового кодекса)

При этом крупный налогоплательщик на запрос контролирующего органа обязан также предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в электронной форме, с соблюдением условия относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц, копии таких документов, создаваемых им в электронной форме по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с вычислением и уплатой налогов и сборов, не позднее двух рабочих дней, следующих за днем получения запроса.

Для налогоплательщиков, которые в соответствии с п. 85.2 ст. 85 Налогового кодекса обязаны предоставлять информацию в электронной форме, общий формат и порядок предоставления такой информации определяются центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную финансовую политику. В случае не установления электронного формата и порядка предоставления такой информации налогоплательщик освобождается от обязанности предоставления ее в электронной форме.

В случае если до начала или во время проведения проверки оригиналы первичных документов, учетных и других регистров, финансовой и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, а также выполнения требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, были изъяты правоохранительными и другими органами, эти органы обязаны предоставить для проведения проверки контролирующему органу копии указанных документов или обеспечить доступ к проверке таких документов (п. 85.9 ст. 85 Налогового кодекса).

Такие копии, заверенные печатью и подписями должностных (служебных) лиц правоохранительных и других органов, которыми было осуществлено изъятие оригиналов документов или которым был обеспечен доступ к проверке изъятых документов, должны быть предоставлены в течение трех рабочих дней с дня получения письменного запроса контролирующего органа.

В таком случае сроки проведения проверки, в том числе начатой, переносятся до даты получения указанных копий документов или обеспечения доступа к ним.

Копии документов

При проведении проверок должностные (служебные) лица контролирующего органа имеют право получать у налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

В то же время п. 85.5 ст. 85 Налогового кодекса запрещается изъятие оригиналов первичных, финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, за исключением случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством.

Аналогичные нормы предусмотрены и Законом о бухучете. То есть этим Законом также установлено, что копии первичных документов и регистров бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются в порядке, установленном законодательством. При этом изъятие оригиналов таких документов и регистров запрещается, кроме случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством.

Требования к «Первичке»

В соответствии со ст. 8 Закона о бухучете ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием или владелец согласно законодательству и учредительным документам.

Следует заметить, что руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и предоставления к учету первичных документов.

Статьей 1 Закона о бухучете определено, что первичный документ - это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности, основанной на данных бухгалтерского учета, предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, установлен Положением № 88.

Согласно п. 2.1 настоящего Положения первичные документы - это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Хозяйственные операции - это факты предпринимательской и иной деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДОЛЖНЫ ИМЕТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ:

• наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ
• название документа (формы)
• дату составления
• содержание и объем хозяйственной операции
• единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении)
• должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции

Отметим, что в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены такие дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем личность-получателя и т.п. (п . 2.4 Положения № 88). Поэтому при осуществлении проверки контролирующий орган может анализировать наличие соответствующих реквизитов в первичном документе.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

Кроме того, как показывает практика решения спорных вопросов, возникающих между налогоплательщиками и контролирующими органами по результатам проверок, особое внимание налогоплательщикам необходимо уделить таким вопросам:

• согласно требованиям Положения № 88 документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте;
• использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства;
• первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

При этом дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества предусматриваются другими нормативно-правовыми актами.

Поэтому анализируя эти нормы, делаем вывод, что при осуществлении определенного вида деятельности, и, реализуя определенный вид товарно-материальной ценности (например, металлолом, горюче-смазочные материалы, лекарства или хлеб), оформление первичного документа должно происходить с применением соответствующих утвержденных форм первичных документов и требований к ним.

Справочно

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы (ст. 9 Закона о бухучете).

Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех проведенных хозяйственных операций в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, о порядке оформления и представления для учета сведений и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.

Первичные документы подлежат обязательной проверке (в пределах компетенции) работниками, которые ведут бухгалтерский учет по форме и содержанию, то есть проверяются наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей .

В случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

Заметим, что соблюдение таких требований к созданию и обработке первичных документов практически устраняет спорные вопросы с контролирующими органами, которые могут возникать в будущем по вопросам документального подтверждения реально осуществленных хозяйственных операций.

Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте

При этом по требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие, учреждение обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

Сроки хранения документов

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса (первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством), а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 Кодекса) с дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи - с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.

Если документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 ст. 44 Налогового кодекса.

Пунктом 6.6 Положения № 88 установлено, что срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

Состав и сроки хранения документов, создаваемых в организациях определенной отрасли или сфере деятельности, определяются ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения, которые утверждаются соответствующими государственными органами, центральными органами и учреждениями по согласованию с Государственной архивной службой Украины (п. 1.3 Перечня № 578/5).

Следует заметить, что сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578/5, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продолжение в организациях сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.

При этом сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Согласно Перечню № 578/5 срок хранения первичных и бухгалтерских документов составляет три года при условии завершения проверки контролирующими органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам документы хранятся до принятия окончательного решения.

Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, хранятся пять лет.

Если документы утеряны

Согласно п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 настоящей статьи, налогоплательщик обязан в пятидневный срок с дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном настоящим Кодексом для подачи налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.

При этом плательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней с дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.

В случае невозможности проведения проверки налогоплательщика в указанных выше случаях сроки проведения этих проверок переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке.

Следует заметить, что при наступлении перечисленных случаев существует определенный порядок фиксирования и исследования обстоятельств пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности.

Так, п. 6.10 Положения № 88 предусмотрена обязанность руководителя предприятия, учреждения в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности письменно сообщить об этом правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы такой комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находятся предприятие, учреждение, а также территориальному органу центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную налоговую политику, государственную политику в сфере государственного таможенного дела, государственную политику по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, государственную политику в сфере борьбы с правонарушениями при применении налогового, таможенного законодательства, а также законодательства по вопросам уплаты единого взноса, - предприятиями и местному финансовому органу - учреждениями, в 10-дневный срок.

Важно

Уничтожать документы, без предварительного проведения экспертизы их ценности, запрещено Порядком № 1004.

Порядком № 1004 запрещено уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности. Именно на этом запрете основывается потребность в экспертизе при отборе документов на уничтожение. Согласно п. 3 Порядка экспертиза ценности документов проводится экспертными и экспертно-проверочными комиссиями с участием владельца документов или уполномоченного им лица.

Кроме того, Правилами 1000/5 определен порядок составления актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (далее - НАФ), и уничтожения документов.

Так, на основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве учреждения составляется акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, по установленной форме.

Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, составляется в двух экземплярах, как правило, на дела всей организации. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Акты об изъятии документов для уничтожения имеют валовую нумерацию начиная с № 1.

Дела включаются в акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2014 г., могут включаться в акт, который будет составлен не ранее 01.01.2018 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 01.01.2020 г. с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.

Учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ, подают одобренные экспертной комиссией (далее - ЭК) учреждения акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, вместе с описаниями дел постоянного хранения и по кадровым вопросам (личного состава) на рассмотрение экспертно проверочных комиссий государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела городского совета, в зоне комплектования которой находится учреждение.

В случае внесения в акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, первичной финансовой и бухгалтерской документации к нему прилагается справка о проведении проверки органами ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства. Такая справка подписывается руководителем учреждения и бухгалтером.

Следует заметить, что согласованные (одобренные) акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, утверждаются руководителем учреждения, после чего учреждение имеет право уничтожить документы.

Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения.

Ответственность за непредоставление документов

Статьей 121 Налогового кодекса предусмотрена финансовая ответственность налогоплательщика за необеспечение хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом. Сумма штрафа составляет 510 грн, а в случае повторного совершения - 1020 грн.

Кроме того, следует напомнить о нормах п. 44.6 ст. 44 Налогового кодекса, согласно которым также предусматривается ответственность плательщика, но в значительно больших размерах. Так, в случае если до окончания проверки или в сроки, определенные в абзаце втором п. 44.7 этой статьи, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящим проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или иного изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные таким плательщиком в налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого плательщика на время составления такой отчетности.

Если откажут в учитывании документов

Согласно п. 44.7 ст. 44 Налогового кодекса в случае если должностное лицо контролирующего органа, осуществляющее проверку, отказывается по любым причинам от учитывания документов, предоставленных налогоплательщиком при проведении проверки, плательщик имеет право до окончания проверки направить письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения или предоставить непосредственно в контролирующий орган, который проводит проверку, копии таких документов (заверенные печатью (при наличии печати) и подписью налогоплательщика - физического лица или должностного лица плательщика налогов - юридического лица).

Следует отметить, что в случае если при проведении проверки налогоплательщик предоставляет документы менее чем за три дня до дня ее завершения или когда направленные в предусмотренном выше порядке документы поступили в контролирующий орган менее чем за три дня до дня завершения проверки, проведение проверки продлевается на срок, определенный ст. 82 Налогового кодекса.

В случае если направленные в предусмотренном выше порядке документы поступили в контролирующий орган после завершения проверки или в случае предоставления таких документов в соответствии с абзацем вторым п. 44.7 ст. 44 Налогового кодекса, контролирующий орган имеет право не принимать решения по результатам проведенной проверки и назначить внеплановую документальную проверку такого налогоплательщика.

При этом Налоговым кодексом также предусмотрена возможность предоставления дополнительных документов при отправке в контролирующий орган возражения к акту проверки.

Так, в течение пяти рабочих дней с дня, следующего за днем получения акта проверки, налогоплательщик вправе подать в контролирующий орган, проводивший проверку, возражения и/или дополнительные документы, подтверждающие показатели, отраженные таким плательщиком в налоговой отчетности.

Отметим, что эта норма работает непосредственно с нормами п. 86.7 ст. 86 Налогового кодекса, которыми установлено, что в случае несогласия налогоплательщика или его представителей с выводами проверки или фактами и данными, изложенными в акте (справке) проверки, они имеют право подать свои возражения и/или дополнительные документы в порядке, определенном п. 44.7 ст. 44 этого Кодекса, в контролирующий орган, который проводил проверку налогоплательщика в течение пяти рабочих дней с дня, следующего за днем получения акта (справки).

Такие возражения и/или дополнительные документы рассматриваются контролирующим органом в течение семи рабочих дней, следующих за днем их получения (днем завершения проверки, проведенной в связи с необходимостью выяснения обстоятельств, которые не были исследованы во время проверки и указанные в замечаниях) и налогоплательщику направляется ответ в порядке, определенном ст. 58 этого Кодекса, для направления (вручения) налоговых уведомлений-решений.

Налогоплательщик (его уполномоченное лицо и/или представитель) имеет право участвовать в рассмотрении возражений и/или дополнительных документов, о чем такой плательщик указывает в возражениях и/или письме о предоставлении дополнительных документов в порядке, определенном п. 44.7 ст. 44 указанного Кодекса.

Если налогоплательщик изъявил желание участвовать в рассмотрении его возражений к акту проверки и/или дополнительных документов, указав об этом в отрицании и/или письме о предоставлении дополнительных документов в порядке, определенном п. 44.7 ст. 44 Налогового кодекса, контролирующий орган обязан сообщить такому плательщику о месте и времени проведения такого рассмотрения. Такое уведомление направляется налогоплательщику не позднее следующего рабочего дня с дня получения от него возражений и/или письма о предоставлении дополнительных документов в порядке, определенном п. 44.7 ст. 44 этого Кодекса, но не позднее чем за четыре рабочих дня до дня их рассмотрения. Сообщение должно быть отправлено в порядке, определенном ст. 42 этого Кодекса.

Решение об определении денежных обязательств принимается руководителем (его заместителем или уполномоченным лицом) контролирующего органа с учетом результатов рассмотрения возражений налогоплательщика (при их наличии). Плательщик или его законный представитель может присутствовать при принятии такого решения.

В конце следует подчеркнуть необходимость соблюдения плательщиками вышеперечисленных норм законодательства, что будет способствовать улучшению отношений между контролирующими органами и субъектами хозяйствования, своевременному и в полном объеме предоставлению нужных для проверки документов и предотвращению возникновения спорных ситуаций, в том числе о подтверждении добросовестными плательщиками реально осуществленных хозяйственных операций, предоставление достаточных доказательств реальной потери документов, изъятия их правоохранительными органами и тому подобное.

Участие руководителя (его заместителя или уполномоченного лица) контролирующего органа в рассмотрении возражений налогоплательщика к акту проверки является обязательным. Такие возражения являются неотъемлемой частью акта (справки) проверки.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

Налоговый кодекс - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г.. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Закон № 3814 - Закон Украины от 24.12.93 г. № 3814-ХII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях».

Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88.

Порядок № 1004 - Порядок образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 08.08.2007 г. № 1004.

Правила № 1000/5 - Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5.

Перечень 578/5 - Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5

Автор: Владимир Бычков, заместитель начальника Управления - начальник отдела качества аудита Управления координации аудита Департамента аудита ГФС Украины.