Ежегодный отпуск: основные моменты

Прежде чем углубиться в бухгалтерские вопросы расчета отпускных и отражения их в отчетности, разберемся с отпускной «базой». В этом разделе спецвыпуска выясним, кто имеет право на ежегодный отпуск и какой продолжительности, как составить график отпусков и какие еще документы для оформления отпуска нам понадобятся, как перенести или продлить отпуск, разделить его на части, отозвать работника из отпуска, закрыть «отпускную задолженность». Приступаем.

1.1. Виды ежегодных отпусков и право на них

Право на ежегодный отпуск имеют граждане Украины, иностранцы и лица без гражданства, которые работают в Украине и состоят в трудовых отношениях с работодателями — юридическими или физическими лицами (ст. 2 Закона об отпусках, ст. 74 КЗоТ).

Причем такое право не зависит от:

— вида трудового договора (срочный, бессрочный);

— условий приема работника на работу (по основному месту работы либо по совместительству, на постоянную, временную или сезонную работу);

— режима работы (полное, неполное или сокращенное рабочее время).

Не важны тут ни статус работодателя (юридическое или физическое лицо), ни его форма собственности, вид деятельности и отраслевая принадлежность.

А вот граждане, выполняющие работы (предоставляющие услуги) по гражданско-правовым договорам, права на отпуск не имеют, поскольку такие отношения регулируются не трудовым, а гражданско-правовым законодательством.

На период отпуска за работником сохраняются его место работы (должность) и заработная плата. Уволить работника в период его пребывания в отпуске работодатель по собственной инициативе не вправе (ч. 3 ст. 40 КЗоТ). Исключение — полная ликвидация предприятия.

Заменять отпуск денежной компенсацией запрещено, кроме отдельных случаев, предусмотренныхст. 24 Закона об отпусках (см. подраздел 4.2 на с. 84).

Ежегодные отпуска подразделяют на основные и дополнительные.

Дополнительные отпуска, в свою очередь, тоже делятся на несколько видов. Подробнее см. рис. 1.1 на с. 4.

Коллективным договором, соглашением и трудовым договором могут устанавливаться и другие виды ежегодных отпусков. Но, прописывая в коллективном договоре новый вид ежегодного отпуска, нужно помнить очень важное правило: такие отпуска обязательно должны быть оплачиваемыми (см. письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 г. № 243/13/116-16).

Если работодатель необоснованно отказывает работнику в предоставлении отпуска, который ему положен, налицо прямое нарушение требований законодательства о труде (подробнее об ответственности за такое нарушение см. в подразделе 1.15 на с. 40).

Ежегодный основной отпуск предоставляется всем работникам в обязательном порядке и гарантирован государством

А вот ежегодный дополнительный отпуск положен не всем. Если говорить об обычных предприятиях, то на такой отпуск имеют право:

— работники, занятые на работах, связанных с негативным воздействием на здоровье вредных производственных факторов по Списку № 1290-1, — продолжительностью до 35 календарных дней (ч. 1 ст. 7 Закона об отпусках). Максимальная продолжительность таких отпусков для определенных категорий работников определена этим же Списком. А вот конкретную продолжительность отпуска «за вредность» работодатель устанавливает в коллективном или трудовом договоре в зависимости от результатов аттестации рабочих мест по условиям труда и времени занятости работников в таких условиях;

— отдельные категории работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных условиях и условиях повышенного риска для здоровья по Списку № 1290-2, — до 35 календарных дней (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках). Как и в случае с отпуском «за вредность», конкретная продолжительность отпуска за особый характер труда устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от времени занятости работника в этих условиях;

— работники с ненормированным рабочим днем — до 7 календарных дней (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках, абзац первый п. 3 Рекомендаций № 7). Конкретная продолжительность такого отпуска также устанавливается в коллективном или трудовом договоре. Перечень профессий, должностей работников, которым установлен ненормированный рабочий день, с указанием конкретной продолжительности дополнительного отпуска (от 1 до 7 дней включительно) обычно утверждают как приложение к коллективному договору.

Перечислим категории лиц, которые согласно Закону об отпусках имеют право на ежегодный дополнительный отпуск (см. табл. 1.1 на с. 5). Заметим, что приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку такие отпуска работникам могут предоставлять также на основании других законодательных актов.

Таблица 1.1. Категории работников, имеющих право на ежегодный дополнительный отпуск

А теперь разберем пару примеров.

Пример 1.1. Работник занят в газовом хозяйстве на должности кочегара котельной на условиях неполного рабочего дня — 3 часа в день. Обычная продолжительность рабочего времени, установленная на предприятии для таких работников, — 7,2 часа в день.

Так как профессия кочегара котельной, занятого в газовом хозяйстве, включена в Список № 1290-1, такой работник, в принципе, может претендовать на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Но по условиям примера он занят на этих работах меньше половины продолжительности рабочего дня, установленного для таких работников (3 ч/дн. < 7,2 ч/дн. : 2). В связи с этим права на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда он не имеет.

Пример 1.2. Работник принят на должность бухгалтера на условиях неполной рабочей недели (4 дня в неделю по 8 часов в день). Согласно коллективному договору, действующему на предприятии, должность бухгалтера включена в перечень профессий и должностей, на которых применяется ненормированный рабочий день.

Занимаемая работником должность указана в перечне профессий и должностей, на которых согласно коллективному договору применяется ненормированный рабочий день. Продолжительность его ежедневной работы больше половины нормальной продолжительности, установленной для этой категории работников. Поэтому он имеет право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда.

Внимание! Ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные ст. 7 и 8 Закона об отпусках(см. табл. 1.1 на с. 5), предоставляют сверх ежегодного основного отпуска и только по одному основанию, выбранному работником (ст. 10 Закона об отпусках). Исключение — категории работников, отмеченные в Списках № 1290-1 и № 1290-2 соответствующими значками. Они имеют право на ежегодные дополнительные отпуска по нескольким основаниям одновременно.

Важно! Указанное ограничение не распространяется на ежегодные дополнительные отпуска, которые предоставляют в соответствии с другими нормами законодательства, например, родителям ВИЧ-инфицированного ребенка (п. 2 ч. 1 ст. 18 Закона № 1972).

1.2. Общая продолжительность ежегодных отпусков

Продолжительность ежегодных отпусков определяют Закон об отпусках, КЗоТ и другие нормативно-правовые акты. Рассчитывают продолжительность ежегодных отпусков в календарных днях независимо от режимов и графиков работы предприятия (ст. 5 Закона об отпусках). То есть, например, работа на условиях неполного рабочего времени (неполного рабочего дня и/или неполной рабочей недели) не уменьшает продолжительность ежегодных отпусков.

Совместители имеют право на отпуск полной продолжительности

Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков за отработанный рабочий год не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках).

Ежегодные основной и дополнительные отпуска желательно предоставлять с таким расчетом, чтобы работники использовали их до окончания рабочего года.

Если продолжительность ежегодного отпуска в отдельных нормативно-правовых актах установлена в рабочих днях, то для пересчета рабочих дней в календарные применяют такую формулу (см.письмо Минтруда от 12.02.97 г. № 10/2-493):

N_{к. дн.} = N_{р. дн.} х 7 : 6,

где N_{к. дн.} — продолжительность ежегодного отпуска в календарных днях;

N_{р. дн.} — продолжительность ежегодного отпуска в рабочих днях;

7 — продолжительность недели в календарных днях;

6 — продолжительность недели в рабочих днях, в соответствии с которой исчислялась продолжительность отпуска до вступления в силу Закона об отпусках (до 01.01.97 г.).

Важно! При определении продолжительности ежегодного отпуска праздничные и нерабочие дни не учитывают (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках). Таким образом, на праздничные и нерабочие дни отпускпродлевается, но они не оплачиваются.

Напомним, что в Украине в настоящее время 11 праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ). Перечислим их:

1 января — Новый год;

7 января — Рождество Христово;

8 марта — Международный женский день;

1 мая — День труда;

9 мая — День победы над нацизмом во Второй мировой войне (День победы);

28 июня — День Конституции Украины;

24 августа — День независимости Украины;

14 октября — День защитника Украины;

25 декабря — Рождество Христово;

один день (воскресенье) — Пасха (в 2018 году — 8 апреля, в 2019 году — 28 апреля);

один день (воскресенье) — Троица (в 2018 году — 27 мая, в 2019 году — 16 июня).

А вот выходные дни войдут в общую продолжительность отпусков как любые другие календарные дни

Пример 1.3. Согласно графику отпусков работнику Петренко С. С. будет предоставлен ежегодный основной отпуск с 27.05.2019 г. продолжительностью 24 календарных дня.

В данном случае на период отпуска приходится 1 нерабочий день — 16 июня (Троица). В связи с этим продолжительность отпуска работника увеличивается на этот день. То есть работник будет находиться в отпуске с 27 мая по 20 июня 2019 года включительно. Однако оплачено при этом будет не 25, а 24 дня ежегодного отпуска.

Внимание! Если работники до вступления в силу Закона об отпусках (до 01.01.97 г.) пользовались правом на отпуск большей продолжительности, нежели установлена действующими нормативно-правовыми актами, за ними сохраняется отпуск ранее установленной продолжительности (п. 2 постановления Верховной Рады Украины «О порядке введения в действие Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 505/96-ВР). Эта привилегия действует в течение всего времени их работы на данном предприятии при наличии условий, при которых предоставлялся такой отпуск.

Однако если такие работники в период с 01.01.97 г. меняли место работы, должность или профессию, право на сохранение ранее установленной продолжительности отпуска они теряют (см. письмо Минсоцполитики от 24.10.2011 г. № 391/13/116-11).

1.3. Продолжительность ежегодного основного отпуска

Продолжительность ежегодного основного отпуска бывает разной для разных категорий работников. Тем не менее она не может быть меньше (ст. 75 КЗоТ и ст. 6 Закона об отпусках):

— 24 календарных дней за отработанный рабочий год для обычных работников;

— 26 календарных дней — для работников с инвалидностью III группы;

— 30 календарных дней — для работников с инвалидностью I или II группы;

— 31 календарного дня — для работников, не достигших 18 лет.

При этом продолжительность отработанного рабочего года исчисляют со дня заключения трудового договора.

Подробнее о продолжительности ежегодного отпуска см. в табл. 1.2 на с. 8.

Имейте в виду: отпуск полной продолжительности за первый год работы у нынешнего работодателя предоставляется только тем работникам, которые непрерывно проработали у него не менее 6 месяцев.

Работнику, который желает уйти в отпуск до истечения такого 6-месячного периода, тоже можно предоставить отпуск, если работодатель не против. Но тогда продолжительность отпуска определяют пропорционально отработанному времени (ч. 6 ст. 10 Закона об отпусках). Исключение составляют лишь некоторые категории новичков, о которых вы можете узнать из подраздела 1.6 на с. 19.

Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы на предприятии предоставляют в любой период соответствующего рабочего года по графику отпусков (ч. 9 и 10 ст. 10 Закона об отпусках).

Ежегодный основной отпуск может быть меньше 24 календарных дней у временных и сезонных работников. Продолжительность отпуска для них определяют пропорционально отработанному времени (ч. 9 ст. 6 Закона об отпусках).

Например, сезонного работника приняли на работу на 4 месяца с 20 мая по 19 сентября 2019 года включительно (120 календарных дней за минусом праздничных и нерабочих). Обычная продолжительность ежегодного основного отпуска — 24 календарных дня. За указанный период работы работник может рассчитывать на 8 календарных дней отпуска (24 к. дн. : 354 к. дн. х 120 к. дн.)*.

* Подробнее о расчете количества дней отпуска за неполный рабочий год см. в подразделе 1.6 на с. 19.

Отдельным категориям работников Закон об отпусках и другие нормативно-правовые акты устанавливают более длительные сроки ежегодного основного отпуска. Давайте посмотрим в табл. 1.2, кому из работников какой отпуск положен.

Таблица 1.2. Продолжительность ежегодного основного отпуска

1.4. Ежегодные дополнительные отпуска и их продолжительность

Теперь поговорим о дополнительных отпусках. Как мы упоминали ранее, они предусмотреныЗаконом об отпусках и другими нормативно-правовыми актами не для всех, а для определенных категорий работников. Виды дополнительных отпусков перечислены в подразделе 1.1 на с. 4.

Ежегодный дополнительный отпуск по желанию работника можно присоединить к основному либо предоставить отдельно.

За неиспользованные дни дополнительного отпуска можно получить денежную компенсацию. Однако для этого работник должен использовать не менее 24 календарных дней ежегодного отпуска (ст. 24 Закона об отпусках). Причем, по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 07.12.2016 г. № 731/13/116-16), компенсация может быть выплачена после использования работником 24 календарных дней ежегодного отпуска или одновременно с выплатой отпускных за 24 календарных дня ежегодного отпуска. Подробнее о компенсации за неиспользованный отпуск см. в разделе 4 на с. 83.

Право на дополнительный отпуск полной продолжительности в первый год работы (как и на основной) возникает после 6 месяцев непрерывной работы на предприятии. До истечения этого периода отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени.

А теперь пройдемся по нюансам предоставления ежегодных дополнительных отпусков, предусмотренных ст. 7 и 8 Закона об отпусках.

Отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда

Ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда предусмотрен ст. 7 Закона об отпусках для работников, которые заняты на работах, связанных с негативным воздействием на здоровье вредных производственных факторов.

Максимальную продолжительность такого отпуска в зависимости от занимаемых работниками должностей (выполняемой работы) определяет Список № 1290-1.

Конкретную продолжительность отпуска «за вредность» предприятие устанавливает самостоятельно в коллективном или трудовом договоре

В данном случае работодатель должен учитывать:

1) результаты аттестации рабочих мест по условиям труда. Аттестацию рабочих мест проводят в соответствии с Порядком № 442 и Методрекомендациями № 41. Показатели и критерии условий труда, по которым предоставляют ежегодные дополнительные отпуска работникам, занятым на работах, связанных с негативным воздействием на здоровье вредных производственных факторов, утверждены совместным приказом Минздрава и Минтруда от 31.12.97 г. № 383/55.

Интересный момент. В случаях когда продолжительность дополнительного отпуска по результатам аттестации рабочих мест превышает максимальную продолжительность, указанную в Списке № 1290-1, отпуск может быть продлен на количество дней этой разницы за счет собственных средств предприятия (п. 4 Порядка № 16-1);

2) время занятости работников в этих условиях. В расчет времени, дающего право на дополнительный отпуск, засчитывают только те дни, когда работник фактически был занят на работах с вредными и тяжелыми условиями труда не менее половины продолжительности рабочего времени, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 10 Порядка № 16-1). То есть, если работнику установлен неполный рабочий день, например, 3 часа в день при 8-часовом рабочем дне, дни работы на условиях неполного рабочего времени не будут засчитываться в стаж, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск «за вредность».

Также запомните: работникам, профессии и должности которых не предусмотрены в Списке № 1290-1, но которые в отдельные периоды рабочего времени выполняют работу на производствах, в цехах, по профессиям и на должностях, указанных в этом Списке, дополнительный отпуск предоставляется на тех же основаниях, что и работникам, имеющим право на такой отпуск. Читать далее...

Другие материалы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2019, № 31:
Ежегодный отпуск: основные моменты (ч. 2)
Оплата отпусков
Отпускные в учете и отчетности
Компенсация за неиспользованный отпуск
Обеспечение на оплату отпусков
Порядок исчисления средней заработной платы