Отключить рекламу

Подпишитесь!


04.09.19
6647 24 Печатать

ЕДО: що варто знати та як бути готовим до перевірки?

На сьогодні багато підприємств перейшли на електронний документообіг (далі - ЕДО). Головне, це зручно та законно!

Якщо у Вас ЕДО вже запроваджено, то цілком логічно  постає питання - як підприємству діяти при перевірках? Чи логічно створювати паперові копії документів, якщо податкові накладні складаються виключно в електронній формі на дату виникнення податкових зобов’язань (абз. 1  п. 201.1 ПКУ )? Так само, виключно електронний вигляд матимуть ЄРПН та ЄРАН згідно з наданими платниками ПДВ та акцизного податку електронними документами (пп. 14.1.60, 14.1.601 ПКУ).

Як перевіряють електронні документи?

Надання повного обсягу документів, пов’язаних з предметом перевірки ДПС, є обов’язком будь-якого платника податків відповідно до п. 85.2 ПКУ).
Посадові особи органу ДПС, що здійснюють податкову перевірку, мають право отримувати від платника податків (чи його законних представників), завірені підписом та печаткою (за наявності) копії документів, що належать до предмета перевірки,  а також копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських документів тощо, (п. п. 85.4, 85.6 ПКУ).

Наказом Мінфіну від 07.11.2011 р. № 1393 затверджено Порядок надання документів великого платника податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки (далі - Порядок № 1393).    

Відповідно до п. п. 3.1-3.2 цього Порядку великий платник податку (далі - ВПП) зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам органів ДПС у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника після початку перевірки, будь-то виїзна планова, позапланова, документальна виїзна, якщо на підприємстві застосовується ЕДО. Причому саме для ВПП встановлена норма щодо їх надання не пізніше двох робочих днів з дня отримання відповідного запиту. Але важливо не тільки вчасно надати електронні документи, а й зробити це так, щоб їх прийняли контролери.

Всього існує 4 підстави для прийняття електронного документа (від ВПП і не тільки), які мають виконуватися одночасно:

1. відповідність затвердженому формату; 

Нагадаємо, що вимоги до форматів даних електронного документообігу передбачені розд. II Вимог, затверджених наказом Держагентства з питань електронного урядування України від 07.09.2018 р. № 60.

2. підтвердження ЕП платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов'язковими для документів у паперовій формі,

відповідно до норм діючого законодавства;

3. чинність відповідного посиленого сертифіката ключа на момент накладення ЕП;

4. чинність на час перевірки електронного підпису посиленого сертифіката відкритого ключа ЦСК, яким видано сертифікати відкритих ключів для такого платника.

У який спосіб надають електронні документи для перевірки?

Електронні документи повинні надаватися особисто відповідальною особою або ж на електронних носіях (флешки, диски тощо), або засобами телекомунікаційного зв’язку (за наявності технічної можливості). У будь-якому випадку, потрібен опис вкладених документів.

Чи може ДПС витребувати додаткові документи?

Зауважимо, що це прямо передбачено тільки для ВПП. Отже, якщо під час проведення перевірки у ДПС виникне необхідність у розгляді і дослідженні документів ВПП, не наданих таким платником (що належать йому і пов’язані з предметом перевірки), ВПП зобов’язаний забезпечити доступ посадових осіб контролюючого органу до документів за своїм місцезнаходженням та місцезнаходженням своїх підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок) або додатково надати документи ВПП на вимогу органу ДПС.

Але чи законно вимагати саме паперові копії для електронних документів?

Частиною 6 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі - Закон № 996) визначена обов’язковість виготовлення копій електронних документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, контролюючих органів, правоохоронних органів, тощо за власний рахунок суб’єкта господарювання. 

Нагадуємо, що відповідно до ч. 2 ст. 9 цього Закону первинні та зведені облікові документи можуть бути складені або в паперовій, або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити.

Електронний формат цих документів має бути створений з дотриманням вимог законодавства про ЕДО та електронні документи. 

А оскільки за ст. 7 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» “копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством”, податківці вважають: при проведенні перевірок платники податку зобов’язані надати на вимогу посадових осіб ДПС копії документів (саме - паперові, ред.), що належать до предмета перевірки. Таку думку викладено в категорії 136.06 “ЗІР”.

Із багаторічного досвіду нашого спілкування можемо сказати однозначно: залишилося дуже мало суб’єктів господарювання,  які дублюють документи на папері. Тим більше, якщо лише на хвильку замислитись, скільки лісів можна зберегти для наших нащадків, і згадати не лише про теперішнє, а й про майбутнє нашої планети.

Тому бухгалтери намагаються організувати окреме робоче місце з програмним забезпеченням (комп’ютером, ноутбуком) спеціально для перевіряючих. І на них вже завантажують електронні копії звітності, первинки саме для перевірки.  Що стосується сертифіката підписувача ЕП, його чинність легко перевіряється через відповідні електронні сервіси (сайт перевірки електронного підпису), потрібен лише доступ до інтернету.  

Так само, податківці підтвердили можливість використання первинної документації та зведених облікових документів в електронному вигляді під час перевірок (листи ДФС від 04.05.2016 р. № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15, ДПС від 26.12.2011 р. № 10406/7/18-4017). До речі, юридична та доказова сила таких документів не може бути заперечена виключно через те, що вони мають електронну форму.

Однак платником податку повинні одночасно дотримуватися наступні умови:

  1. документи мають підписуватися ЕП, посилений сертифікат якого надано до органу ДПС відповідно до укладеного договору про визнання електронних документів;
  2. при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС будуть отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.

Підсумуємо: з точки зору більшості кваліфікованих бухгалтерів, для успішної перевірки краще один раз підготувати робоче місце перевіряючого і завантажити необхідні документи та звіти, ніж робити безліч роздруківок. Тим більше, що з  електронними документами можна більш ефективно працювати, використовуючи додаткові інструменти для автоматизації рутинних процесів (ярлики, фільтри, зведені таблиці, необхідні помітки в документах, тощо). Ще раз нагадуємо, що на законодавчому рівні процес перевірки електронних документів врегульовано. До того ж, використати створене робоче місце та техніку ви зможете на будь-якій дільниці Вашого бізнесу.

По материалам Medoc.ua
Отключить рекламу
Комментарии
  • Лорик
04.09.19 09:10

Виявляється, це бухгалтера ліс знищують, тому що бумагу на роздруківку документів переводять. А я то думаю, чому лисі Карпати , чому на  Житомирщині ліс уздовж  траси тільки, а зайдеш глибше лисі ділянки. А це бухгалтера....
 

Ответить
    Оценить
  • 61
  • 1
  • Сомневающийся Sкептиk
04.09.19 09:22

Чем дальше в лес – тем больше бухгалтеров 

Ответить
    Оценить
  • 50
  • 1
  • Зоя-Хлоя
04.09.19 09:41

Так це Медок нам локшину на вуха вішають.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 9
  • tro
04.09.19 15:09

Зоя-Хлоя, а вы все про еду думаете 

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ігор
04.09.19 09:52

П.4 (чинність на час перевірки) важко виконати. Сертифікат діє 2 роки, а перевірка може бути через роки. Працівник міг звільнитись через місяць-два - чинність сертифікату втрачена.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • ппп
04.09.19 11:51

Ігор, сертификат должен быть действительным на момент наложения подписи.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • XXL
04.09.19 10:05

завантажити документи.... як гучно сказано... куди? Я користуюся Медком. Деякі контрагенти мені відправляють документи через Вчасно, Арт-Офіс.... звідти витягнути документи у форматі xml і перетягнути в Медок немає можливості, не передбачена така можливість. Один клієнт мене просить скинути документ через вчасно, а я кажу - не хочу - і відправляю через ЕДО у Приват24 (або можна через Папку24 від того ж ПриватБанку), бо у ПриватБанку і у мене, і у клієнта є рахунок, і там нам безкоштовно. Це мені виходить треба передплатити крім Медка, ще й Вчасно, Арт-Офіс... і шукай де той чи інший документ, а не все в одній системі. От весело... А не можна щоб первинка попадала у Єдиний реєстр при Мінфіні, аналогічно як ЄРПН при ДПС (ДФС)?!

Ответить
    Оценить
  • 20
  • 0
  • кузькина мать
04.09.19 11:57

XXL, сначала хотела написать *Не подсказывайте*, теперь вот задумалась. такие идеи (регистрировать ВСЮ первичку по аналогии с НН (сроки 15-30 дней, потом АН-сроки в течение дня, теперь ТТН спирт(сроков не знаю, думаю не позднее времени, когда машина покидает акцизный склад) ) уже витали в воздухе. потом чеки РРО (в момент формирования). теперь перевод на ЕДО кабмина и госструктур... чувствуете направление?. Я думаю, что регистрацию ВСЕЙ первички в едином реестре останавливает Закон о бухучете с его разрешением на использование удобных для предприятия форм первички. вот утвердят унифицированные формы, приведутт все к единому формату. и вуаля, не за горами и требование обязательной регистрации всех первичных доков в соответствующих реестрах в момент из составления. Зато все прозрачно, схем не выстроишь, тотальный контроль за всеми и всем бизнесом в стране. Понятно, что при таком раскладе бухи будут не нужны- ну разве что для выписки этих самих доков ( так тут и менеджера научат) И  МИНФИН сам посчитает твою нагрузку и налоги

Ответить
    Оценить
  • 7
  • 0
  • Светлана
04.09.19 13:51

 а кто же будет регистрировать эту первичку-менеджер по регистрации? А если сделка не прошла-как убрать документ из реестра?

Ответить
    Оценить
  • 8
  • 0
  • кузькина мать
04.09.19 14:56

Светлана, делать РК ( по аналогии с НН)

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • XXL
04.09.19 14:59

кузькина мать, смішно...
Ще якщо йде мова про продаж товару - то можна оформити повернення, а якщо йде мова про послугу - то тут тільки відкликання документа (визнати недійним, анулювати).

Ответить
    Оценить
  • 6
  • 0
  • кузькина мать
04.09.19 16:12

XXL, да назовут как заманеться. тоже мне, *проблема*

Ответить
    Оценить
  • 9
  • 0
  • XXL
04.09.19 14:23

Светлана, реєстрація не напередодні, і навіть не під час операції, одразу, а після її фактичного здійснення.....

Ответить
    Оценить
  • 6
  • 0
  • XXL
04.09.19 12:19

Ще один прикол щодо розсилки первинки по Медку. Візьмемо, наприклад, рахунок від Водафона. Вхідний документ - це лист із вкладенням, у вкладенні - спрощена версія рахунку, а більш детальніша відправлена на електронну пошту. Тобто, документ (рахунок) у режимі перегляду безпосередньо у Медку не відкривається, сам рахунок треба вивантажити на комп"ютер. Тобто, ЕЦП накладено на сам супровідний лист, и то як цей документ називається, а не на вкладений у нього рахунок. Тобто (вибачте за тавтологію), якщо певна форма документа розбролена у Медку (чи на замовлення, чи то самостійно через конструктор), то документ відкривається безпосередньо у Медку, відповідно він і підписаний, якщо ні - то документи у PDF-форматі (чи іншому....ворд, ексель…) відправляються як вкладення.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 9
  • XXL
04.09.19 12:35

щодо реєстрації первинки у Єдиному реєстрі.... Терміни реєстрації - е питання сторін/контрагентів, а про уніфіковані форми й мови не може бути. Навіть звичайна ТТН зараз у довільній формі. Тобто фактично Єдиний реєстр первинки відігравав би роль Центру обміном документів, за бажанням - якщо не співпадають програми ЕДО. Швидше за все йде мова про таке собі пересилання документів у форматах: pdf, doc. xls і т.п. В свою чергу я надаю перевіряючому на період перевірки доступ до первинки безпосередньо у систему Мінфіна. Такий доступ надається у робочий час, у режимі перегляду (без копіювань, вивантажень документів, без можливості робити скрін-шоти, хоча можна сфоткати на телефон), суто для перевірки дійсності документа. Сюди ж я можу вивантажити первинку із свої системи (наприклад, Медок).

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • все едино
04.09.19 15:30

XXL, тоді навіщо ж приходити до вас і перевіряти? якщо мін. фін.сам все може переглянути :)
Це ж скільки перевіряльників залишиться без роботи на місцях.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • кузькина мать
04.09.19 13:39

XXL, для регистрации в реестре унифицировали форму ттн для акцизников( топливо и спирт). Унифицировали формы НН и АН, РРО.  Что может помешать унифицировать ттн для общих перевозчиков (или ВСЕ ПЕРВ ДОКИ)? ничего, кроме времени и желания законодателей. Зато как удобно- зарегил ттн (читай ЛЮБУЮ первичку) в момент выписки (отгрузки) и все -можешь спать спокойно-государство  видит, даже на проверку ходить не надо и доки востребовать-они уже есть. Программу для стыковки доков по поставщикам-покупателям придумай. и все. готово. зато прозрачно

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • кузькина мать
04.09.19 14:10

т.е тотальный контроль за бизнесом под флагом упрощения налогового администрирования для удобства( прежде всего) самого бизнеса

Ответить
    Оценить
  • 8
  • 0
  • XXL
04.09.19 14:28

Уніфікація усіх документів не можлива..... дуже багато галузей-підгалузей, специфіка та нюанси, море законодавчих змін.... 

Ответить
    Оценить
  • 9
  • 0
  • кузькина мать
04.09.19 14:58

XXL, ну НН унифицировали же. хотя тоже галузей (пидгалузей и пр розбижностей) Все можливо в наш час 

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 4
  • XXL
04.09.19 15:04

кузькина мать, подивіться у Медку скільки шаблонів первинних документів.... під кожну організацію свій бланк, зі своїми особливостями..... і це ще капля у морі.....

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 1
  • кузькина мать
04.09.19 16:18

XXL, если ЗЕ поставил задачу "страна в смартфоне" как Вы думаете, не выполнит?Посмотрите на АН (сравните сколько было колонок, сколько стало). Захотят-унифицируют, сделают один отчет-слепят ежа с ужом (там заполнять, там не надо-по выбору) так что посмотрим. Во всяком случае тенденция просматривается явно. 

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Наталия
04.09.19 16:59

Конец 2015 года. Приходит «письмо-счастье» из ОДПІ с «просьбой» подтвердить хоз. операцию, за 1 кв. 2015. Думаю ситуация «знакомая до боли» многим бухгалтерам, если не всем, ну и что же здесь такого – нового, интересного? – скажите Вы. Отвечаю: перечень требуемых документов, мягко сказать, исчерпывающий, в нем даже есть копии налоговых накладных. Звоню в ОДПІ исполнителю, она в отпуске, соединяют с кем-то. Я рассказываю, что в ответ на письмо не буду  отправлять копии налоговых, из-за отсутствия таковых в бумажном виде.  В ответ столько возмущения: как нет? На каком основании сформировали налоговый кредит? Я опешила, переспрашиваю - с кем говорю, а в ответ – начальник  отдела (аудит юр. лиц). «Так с 01.01.2015 их ни у кого нет, они все в электр. виде и у Вас тоже»,- говорю ей. Минута молчания, ответ: давайте то,  что считаете нужным. Думаю, что при известных обстоятельствах будем печатать все документы.

Ответить
    Оценить
  • 12
  • 0
  • Rezet
04.09.19 17:24

Роздрукувати треба не тільки первинку, але й квитанції про накладені ЕЦП. Щодо січня 2015р. - то тоді увели електронні ПН (обмін між контрагентами), але тотальна реєстрація почалася з лютого 2015р., у січні ще не всі ПН реєструвалися. 
Коли ще у 1-му півріччі 2015р. був тестовий режим по ел.адмініструванню ПДВ і блукали реєстраційні ліміти, то коли податківцям кажу, що роздрукую витягі про ліміт, отриманий із ДФС, то мені відповіли: знаєте скільки я таких витяг надрукувати можу....
Тобто роздрукованої первинки із квитанції ще може бути замало, ще й треба надати доступ що відповідних програм/систем.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
Контекстная реклама
Отключить рекламу
Календарь бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30
Приложение
Курсы валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться