Командировка: базовые знания

Автор: Вороная Наталья, редактор, Нестеренко Максим, налоговый эксперт, Чернышова Наталья, налоговый эксперт.

Несмотря на то что карантин внес свои коррективы в работу субъектов хозяйствования во всем мире, полностью жизнь не остановилась и служебные поездки с деловыми целями по-прежнему осуществляются. В этом спецвыпуске мы рассмотрим основные вопросы, касающиеся командировок сотрудников как в пределах Украины, так и за границу. В частности, здесь приведены базовые знания о командировках, законодательно установленные гарантии командированным работникам, порядок компенсации командировочных расходов, а также особенности составления авансового отчета. Конечно же, не забудем о налоговом и бухгалтерском учете расходов на командировку. Кроме того, здесь описаны нюансы использования платежных карточек в командировках.

Прежде чем направить работника в командировку, необходимо хорошенько ознакомиться с базовыми «командировочными» правилами, установленными действующим законодательством. В частности, из этого раздела вы узнаете, кого можно/нельзя направлять в командировку и на какой срок, как продлить «рабочее турне» сотрудника или, наоборот, отменить его. Кроме того, поговорим здесь о документальном оформлении командировок и о других организационных моментах. А начнем с ответа на вопрос: какие служебные поездки считать командировкой?

1.1. Служебная командировка: основные признаки

Чтобы выяснить, что следует считать командировкой, хорошо было бы обратиться к «высокопоставленному» законодательству, например к НКУ или КЗоТ. Но они, к сожалению, четкого определения понятию «командировка» не дают. Поэтому в качестве ориентира предлагаем опираться на их «младшего коллегу» — Инструкцию № 59.

Тут стоит отметить, что упомянутая Инструкция является обязательной только для государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств* (далее будем называть их просто бюджетниками). Подтверждают это и контролирующие органы (см., в частности, письма Минфина от 19.12.2013 г. № 31-07230-16-10/36949 и Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2). Вместе с тем

* Соблюдать нормы Инструкции № 59 должны также организации, не имеющие статуса бюджетного учреждения, но являющиеся получателями бюджетных средств и направляющие работников в служебные командировки, которые осуществляются за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой (см. письма Минфина от 03.06.2011 г. № 31-07230-16-25/13720 и от 27.11.2020 г. № 08030-16-10/36464).

ничто не запрещает руководствоваться Инструкцией № 59 хозрасчетным предприятиям

На это указывали налоговики, в частности, в письме ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415.

Так вот, согласно п. 1 разд. І Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Из приведенного определения можно выделить ряд условий (признаков), при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой. Вот они:

1) в поездку направляется работник предприятия, в том числе совместитель, надомник, временный и/или сезонный работник;

2) поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия;

3) поездка работника связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

4) поездка ограничена определенным сроком;

5) целью поездки является выполнение служебного поручения;

6) связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально.

Остановимся на каждом из этих признаков подробнее.

1. В поездку направляется работник предприятия. Здесь важно определить, кого считать работником предприятия. В соответствии с законодательством Украины работником является лицо, которое работает на предприятии (у физического лица, использующего наемный труд) и выполняет обязанности или функции согласно трудовому договору (контракту). Следовательно,

в командировку могут быть направлены лица, состоящие с предприятием в трудовых отношениях

Причем это могут быть как постоянные, так и временные сотрудники предприятия, а также сезонные работники, совместители* и лица, работающие неполное рабочее время. Ведь никаких ограничений для их направления в командировку законодательство не устанавливает.

* Более подробно о направлении в командировку совместителей см. далее.

Однако учитывайте, что согласно требованиям законодательства отдельные категории работников нельзя направить в командировку совсем или без их согласия. Подробнее об этом — в подразделе 1.2.