Отключить рекламу

Подпишитесь!


29.02.12
3853 4 Печатать

Первичные документы: как предпринимателю вести и хранить

   В редакцию еженедельника "БУХГАЛТЕР & ЗАКОН" поступило письмо следующего содержания: "Уже третий год подряд я являюсь постоянным пользователем ресурсов ЛІГА:ЗАКОН и всегда нахожу ответы на многие волнующие меня рабочие вопросы. Сегодня же хочется получить ответы на вопросы относительно ведения первичных документов и обязательности применения Перечня № 41 физлицами-предпринимателями.
   
   В частности, по ведению и хранению у себя документов по транспортному обслуживанию, обозначенных в п. 11.3 раздела 11 "Административно-хозяйственное обслуживание" Перечня № 41, если основным видом деятельности является перевозка пассажиров". В ситуации разбирался "Б&З".

   
   Общие требования
   
   В п. 44.1 НКУ указано, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Причем налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных вышеперечисленными документами.
   
   Хотим сразу же обратить внимание: это общее требование, которое нужно применять относительно предпринимателей с учетом других норм действующего законодательства.
   
   Во-первых, согласно ст. 1 Закона № 2063 физлица, зарегистрированные в установленном порядке субъектами предпринимательской деятельности, относятся к субъектам малого предпринимательства. При этом ни указанный законодательный акт, ни Закон № 996 не обязывают таких субъектов малого предпринимательства - физлиц вести бухгалтерский учет в полной мере.
   
   Иными словами, предприниматель, будь то общая система налогообложения (далее - ОСН) или упрощенная система налогообложения, учета и отчетности, не должен использовать План счетов субъектов малого предпринимательства, утвержденный Приказом № 186, и регистры бухучета, утвержденные Приказом № 422. Также предприниматель освобождается от обязанности составления и предоставления Финансового отчета субъекта малого предпринимательства (форма 1-м, 2-м), приведенного в приложении 1 к П(С)БУ 25. Это прерогатива юрлиц - субъектов малого предпринимательства.
   
   Во-вторых, предприниматели, независимо от избранной системы налогообложения, должны в обязательном порядке вести учет доходов. Более того, предприниматели на ОСН согласно п. 177.4 и п. 177.10 НКУ вправе включать в перечень своих расходов, непосредственно связанных с получением доходов, только документально подтвержденные расходы и обязаны иметь документы, подтверждающие происхождение товара.
   
   Книга учета доходов и расходов для таких предпринимателей утверждена Приказом № 1025.
   
   Что касается предпринимателей-упрощенцев, то те из них, которые избрали 1-ю или 2-ю группу плательщиков единого налога (далее - ЕН) или же 3-ю группу плательщиков ЕН без уплаты НДС, ведут книгу учета доходов. Избравшие 3-ю группу плательщиков ЕН с уплатой НДС, ведут налоговый учет доходов и расходов (пп. 296.1.1 и пп. 296.1.2 НКУ).
   
   Форма книг для указанных групп утверждена Приказом № 1637 (срок хранения книги у плательщика ЕН - в течение 3 лет после выполнения последней записи).
   
   Кстати, Порядком № 1025 и Порядком № 1637 определено, что данные вышеуказанных Книг используются для заполнения налоговой декларации. Поэтому их показатели, на основании требований п. 44.1 НКУ, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые имеют право изучать и проверять налоговые органы во время проведения проверок, что обусловлено пп. 20.1.8 НКУ.
   
   Напомним: согласно ст. 1 Закона № 996 первичным документом является документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.
   
   Таким образом, для целей налогового учета предприниматель должен вести оперативный учет, т. е. составлять первичные документы. Более того, действующее законодательство в зависимости от вида деятельности и производимых операций может содержать требования относительно наличия других документов, например письменных договоров и пр.
   
   Документы при перевозке пассажиров
   
   В соответствии с п. 25 ч. 3 ст. 9 Закона № 1775 предоставление услуг по перевозке пассажиров автомобильным транспортом является лицензируемым видом деятельности.
   
   В п. 1.6 Лицензионных условий № 427, которые распространяются и на предпринимателей, определено, что лицензия выдается, в частности, для предоставления услуг по внутренним или международным перевозкам пассажиров автобусами. В этом нормативно-правовом акте также приведено достаточно информации об обязательном наличии тех или иных документов при осуществлении перевозки пассажиров, в т. ч. со ссылкой на соответствующие законодательные акты.
   
   В частности, согласно пп. 2.3.1 Лицензионных условий № 427 лицензиаты обязаны предоставлять услуги по перевозкам пассажиров в соответствии с Правилами № 176. Согласно п. 3 указанных Правил перевозки пассажиров автобусами в зависимости от режима их организации могут быть:
   
   • регулярными;
   
   • регулярными специальными;
   
   • нерегулярными.
   
   Наличие у автомобильного перевозчика соответствующих документов зависит от осуществляемого вида перевозки. Общие документы для таких перевозок установлены ст. 39 Закона № 2344 (см. таблицу 1).
   
   
Таблица 1. Наличие соответствующих документов у перевозчика и водителя

   
Перевозчик (водитель) Нерегулярные пассажирские перевозки Регулярные пассажирские перевозки Регулярные специальные пассажирские перевозки
1 2 3 4
для автомобильного перевозчика* лицензия, документ, удостоверяющий использование автобуса на законных основаниях, другие документы, предусмотренные законодательством Украины лицензия, договор с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления или их разрешение, паспорт маршрута, документ, удостоверяющий использование автобуса на законных основаниях, другие документы, предусмотренные законодательством Украины лицензия, документ, удостоверяющий использование автобуса на законных основаниях, другие документы, предусмотренные законодательством Украины
для водителя автобуса удостоверение водителя соответствующей категории, регистрационные документы на транспортное средство, лицензионная карточка, договор с заказчиком транспортных услуг, другие документы, предусмотренные законодательством Украины удостоверение водителя соответствующей категории, регистрационные документы на транспортное средство, лицензионная карточка, схема маршрута, расписание движения, билетно-кассовый лист, таблица стоимости проезда (кроме городских перевозок), другие документы, предусмотренные законодательством Украины удостоверение водителя соответствующей категории, регистрационные документы на транспортное средство, лицензионная карточка, договор с заказчиком транспортных услуг, документ, удостоверяющий оплату транспортных услуг, другие документы, предусмотренные законодательством Украины
____________
* Автомобильный перевозчик - это физлицо или юрлицо, которые осуществляют на коммерческой основе или за собственный счет перевозку пассажиров и (или) грузов транспортными средствами
   
   Что касается "других документов, предусмотренных законодательством Украины", то их перечень достаточно обширен и зависит от вида перевозки. Например, согласно п. 55 и п. 56 Правил № 176 во время осуществления нерегулярных пассажирских перевозок письменный договор с заказчиком транспортных услуг должен содержать:
   
   • дату и время осуществления перевозки;
   
   • начальный и окончательный пункты маршрута;
   
   • маршрут перевозки и госномер транспортного средства.
   
   Кроме того, предприниматель-перевозчик при нерегулярных пассажирских перевозках должен иметь путевой лист, в котором согласно п. 57 Правил № 176 указывает начальный и окончательный пункты маршрута, наименование заказчика услуг по перевозке, а также свои ФИО и адрес проживания. После окончания поездки заказчик услуг подписью в путевом листе должен подтвердить объем выполненной работы перевозчиком (п. 59 Правил № 176).
   
   Нелишним будет отметить, что согласно Лицензионным условиям № 427 лицензиаты, осуществляющие перевозки, обязаны обеспечить проведение проверки технического состояния, технического облуживания и ремонта автотранспортных средств в соответствии с требованиями действующего законодательства, инструкций заводов - производителей транспортных средств.
   
   Например, проверка технического состояния транспортных средств автоперевозчиками осуществляется в соответствии с Порядком № 974, которым предусмотрено составлять и график проверки технического состояния транспортных средств.
   
   Сроки хранения
   
   Согласно п. 1.2 раздела I Перечня № 41 данный Перечень включает документы, которые образуются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых органами государственной власти, местного самоуправления и прочими предприятиями (учреждениями и организациями) независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, которая образуется в результате производственной и научно-технической деятельности организаций.
   
   С другой стороны, согласно ч. 1 ст. 51 ГКУ к предпринимательской деятельности физлиц применяются нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность юрлиц, если иное не установлено законом или не следует из сути отношений.
   
   Следовательно, предпринимателям стоит придерживаться сроков хранения документов, которые предусмотрены в Перечне № 41. На этот факт ранее обращал внимание и Госкомпредпринимательства в письме от 27.02.2009 г. № 1899.
   
   Непосредственный же анализ п. 11.3 раздела 11 "Административно-хозяйственное обслуживание" Перечня № 41 показывает следующее. В нем содержатся документы по транспортному обслуживанию, которые можно отнести как к первичным документам (например, путевой лист), подтверждающим расходы предпринимателя, так и те, без которых такой лицензируемый вид деятельности, как перевозка пассажиров, просто невозможен (например, документы о техническом состоянии и осмотре транспортных средств) или же необходимые для составления налоговой декларации (например, предпринимателями на ОСН для заполнения раздела VIII "Сведения о движимом имуществе" Декларации, утвержденной Приказом № 1395, куда вносятся данные о марке, модели, годе выпуска и объеме двигателя транспортного средства).
   
   Для тех документов из п. 11.3 раздела 11 Перечня № 41, которые можно отнести к указанным в п. 44.1 НКУ (в частности, необходимым для учета расходов, других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, документов, подтверждающих показатели налоговых деклараций, документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством), установлен специальный срок хранения.
   
   Так, согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщик обязан обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требования законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные документы (а если она не была подана - 1095 дней с предельного срока подачи такой отчетности).
   
   В том случае, когда указанные документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и (или) решения дела судом, но не менее вышеуказанных сроков (например, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности).
   
   Для некоторых из документов, указанных в п. 11.3 раздела 11 Перечня № 41, в нем же установлено специальное примечание относительно сроков хранения (см. таблицу 2).
   
   
Таблица 2. Сроки хранения некоторых документов на транспортное облуживание

   
Вид документа Срок хранения Примечание
1 2 3
Путевые листы, журналы, книги учета путевых листов 3 года При условии окончания проверки налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров, следственных или судебных дел - до принятия окончательного решения.
Заправочные листы 1 год
Паспорта транспортных средств До списания транспортных средств
Технические характеристики транспортных средств 1 год После списания
   
   Обращаем внимание: предпринимателю, определяясь со сроками хранения документов, нужно учитывать, что состоявшаяся плановая проверка налоговых органов не является основанием для уничтожения документов до истечения сроков их хранения.
   
   Также отметим, что срок хранения документов по общему правилу Перечня № 41 исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документов делопроизводством.
   
   Например, по документам (ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и осмотре транспортных средств 2011 года срок хранения в 3 года начинает отсчитываться с 01.01.2012 г.
   
   А примечания типа "после списания" (см. таблицу 2) и им подобные указывают на то, что именно с этого момента следует начинать отсчет срока хранения документов.
   
   Подводя итог, констатируем: для целей установления сроков хранения у себя документов предприниматель сначала должен определиться с законодательной обязательностью использования того или иного из них, установить, используется ли документ для налоговых целей (в т. ч. для составления налоговой отчетности) и применить нормы НКУ и (или) Перечня № 41.
   
   Правовой глоссарий:
   
   1. ГКУ - Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
   
   2. НКУ - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
   
   3. Закон № 996 - Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV.
   
   4. Закон № 2063 - Закон Украины "О государственной поддержке малого предпринимательства" от 19.10.2000 г. № 2063-III.
   
   5. Закон № 1775 - Закон Украины "О лицензировании определенных видов хозяйственной деятельности" от 01.06.2000 г. № 1775-III.
   
   6. Закон № 2344 - Закон Украины "Об автомобильном транспорте" от 05.04.2001 г. № 2344-III.
   
   7. Правила № 176 - Правила предоставления услуг пассажирского автомобильного транспорта, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176.
   
   8. Перечень № 41 - Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.
   
   9. Приказ № 1395 - приказ Министерства финансов Украины "Об утверждении формы налоговой декларации об имущественном состоянии и доходах и Инструкции по заполнению налоговой декларации о имущественном состоянии и доходах" от 07.11.2011 г. № 1395.
   
   10. Порядок № 974 - Порядок проверки технического состояния транспортных средств автомобильными перевозчиками, утвержденный приказом Министерства транспорта и связи Украины от 05.08.2008 г. № 974.
   
   11. Лицензионные условия № 427 - Лицензионные условия осуществления хозяйственной деятельности по предоставлению услуг по перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом в соответствии с видами работ, определенными Законом Украины "Об автомобильном транспорте", утвержденные приказом Министерства транспорта и связи Украины от 02.07.2010 г. № 427.
   
   12. П(С)БУ 25 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 25 "Финансовый отчет субъекта малого предпринимательства", утвержденное приказом Минфина от 25.02.2000 г. № 39.
   
   13. Приказ № 186 - приказ Министерства финансов Украины "Об утверждении упрощенного Плана счетов бухгалтерского учета" от 19.04.2001 г. № 186.
   
   14. Приказ № 422 - приказ Министерства финансов Украины "Об утверждении Методических рекомендаций о применении регистров бухгалтерского учета малыми предприятиями" от 25.06.2003 г. № 422.
   
   15. Приказ № 1025 - приказ ГНАУ "Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица - предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения" от 24.12.2010 г. № 1025.
   
   16. Приказ № 1637 - приказ Министерства финансов Украины "Об утверждении форм книги учета доходов и книги учета доходов и расходов и порядков их ведения" от 15.12.2011 г. № 1637.
   
   Евгений ГУБА
   БУХГАЛТЕР & ЗАКОН №9, 28 февраля 2012

По материалам Мониторинг СМИ
Теги
Отключить рекламу
Комментарии
  • Светлана
01.03.12 00:20

На сколько мне известно путевые листы отменены еще летом прошлого года или это касается не всех

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • мышка
01.03.12 00:41

А на основании чего списывать ГСМ

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Аноним
01.03.12 02:52

они отменены для ГАИ, но не для Налоговой

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • ооо!
01.03.12 03:34

если вы хотите быть на свободе, списывайте ГСМ на основании первички-путлисты. Чем больше бумажек при проверке, тем лучше прикрыта жеппа дира и главбуха.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
Комментирование новости отключено
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться