Отключить рекламу

Подпишитесь!


26.12.12
11812 16 Печатать

Загранкомандировки: налоговый и бухгалтерский учет

ЗАГРАНКОМАНДИРОВКИ:

налоговый и бухгалтерский учет

 

В Теме недели «БН», 2012, № 36 мы рассматривали общие «командировочные» вопросы. Между тем, как известно, загранкомандировки имеют определенную специфику. И поскольку многие предприятия могут позволить себе заграничный «вояж», сегодня в продолжение затронутой тематики мы поговорим о порядке отражения в учете расходов по загранкомандировкам.

Влада КАРПОВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»,
 канд. экон. наук, сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)

 

Общие моменты

В предыдущих публикациях мы уже обращали внимание на то, что Инструкция о командировках обязательна к применению только в отношении командировок госслужащих, а также иных лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для остальных лиц она имеет статус рекомендательного (справочного) документа.

В связи с этим мы предложили два варианта выхода из данной ситуации:

1) указать во внутренних локальных актах предприятия, что при решении командировочных вопросов следует использовать нормы Инструкции о командировках;

2) разработать собственное Положение о командировках (далее — Положение) и указать во внутренних актах предприятия, что им следует руководствоваться при решении командировочных вопросов. При этом стоит помнить, что ограничения, установленные Инструкцией о командировках в части возмещения командировочных расходов, хозрасчетные предприятия выполнять не обязаны: в части ограничений они должны ориентироваться только на п.п. 140.1.7 НКУ.

Поскольку на практике в отсутствие иных нормативных командировочных документов, как правило, ориентируются на Инструкцию о командировках, из-за белых пятен в правовом регулировании этого вопроса мы также будем опираться на ее нормы. Применительно к компенсации командировочных расходов это, в частности, означает следующее.

1. Аванс на загранкомандировку выдается в национальной валюте государства, в которую отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы (п. 5 разд. III Инструкции о командировках).

В то же время для целей оплаты расходов, понесенных на территории Украины (например, оплаты проезда), аванс может быть частично выплачен в гривнях, что подтвердил Минфин в письме от 04.06.07 г. № 31-26030-12/23-3982/4279. Однако такие расходы должны быть указаны в смете на командировку*.

* Порядок составления сметы на командировку см. в Шпаргалке бухгалтера «Командировки: документальное оформление и налоговые расходы» // «БН», 2012, № 36, с. 23.

2. Компенсация работнику израсходованных средств после возвращения из командировки выплачивается в гривнях. При этом расчет компенсационных сумм осуществляется исходя из курса НБУ к инвалюте, установленного на день погашения задолженности (п. 19 разд. III Инструкции о командировках, п. 2.5 Правил № 200). Эти средства выплачиваются до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом ГНАУ от 23.12.10 г. № 996 (далее — Отчет)**.

** На обязательность соблюдения этих требований обратил внимание Минфин в письме от 23.07.10 г. № 31-26030-13-10/18904.

Напомним также, что в части загранкомандировок предприятие обязано соблюдать следующие требования.

1. Наличная инвалюта для выплаты командировочного аванса может быть получена только с текущего счета предприятия в инвалюте. Для этих целей можно использовать:

1) инвалюту, находящуюся на счете предприятия. В этом случае для получения инвалюты в банк предоставляется (п. 2.2 Правил № 200):

— заявление на выдачу наличности;

— доверенность уполномоченному представителю на получение иностранной валюты в кассе банка;

— письмо-расчет, который содержит фамилию, имя и отчество лиц, выезжающих за границу, расчет расходов;

2) поручить банку приобрести инвалюту. Для этого в банк дополнительно подается (п. 1 гл. 2 разд. II Положения № 281):

— платежное поручение на сумму средств, подлежащей перечислению с текущего счета в нацвалюте для приобретения инвалюты;

— заявка на приобретение инвалюты;

— расчет командировочных расходов и эксплуатационных расходов для транспортных средств, выполняющих рейсы за пределы Украины (составляется в произвольной форме и является сметой расходов на командировки).

Полученная в банке инвалюта приходуется в кассе предприятия и выдается командированному лицу на основании приказа (распоряжения) работодателя о направлении в командировку*.

* Форму приказа см. в Шпаргалке бухгалтера «Командировки: документальное оформление и налоговые расходы» // «БН», 2012, № 36, с. 23.

2. Приобретать наличную инвалюту для выдачи аванса в пункте обмена иностранной валюты запрещено, поскольку работник в данном случае действует от имени и по поручению юрлица. А в соответствии с нормами ч. 1 ст. 6 Декрета № 15-93 торговля инвалютой на территории Украины резидентами и нерезидентами-юрлицами осуществляется через уполномоченные банки и другие финучреждения, получившие лицензию НБУ на торговлю инвалютой исключительно на межбанковском валютном рынке Украины (далее — МВР). Пункты обмена валюты имеют право осуществлять обменные операции только для физлиц-резидентов и нерезидентов (п. 1.1 гл. 1 Инструкции № 502). За нарушение этого условия может быть наложен штраф согласно абз. 4 ч. 2 ст. 16 Декрета № 15-93 в сумме, эквивалентной сумме (стоимости) валютных ценностей, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких операций, на что обратил внимание НБУ в письме от 16.08.04 г. № 46-009/285-8297.

А вот во время нахождения за границей лицо может обменять любую инвалюту, что подтверждается положениями Инструкции о командировках.

3. Если работник получил аванс на командировку за границу и не выехал, аванс нужно вернуть в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения об отмене командировки в той валюте, в которой был получен аванс (п. 18 разд. III Инструкции о командировках). Эта инвалюта, равно как и сданная работником после возвращения из командировки, подлежит зачислению на текущий счет в течение пяти рабочих дней со дня оприходования в кассе, и далее она может быть (п. 11 разд. IІІ Положения № 281, п. 8.4 Правил № 200)**:

— продана;

— использована только на командировку и/или на эксплуатационные расходы на транспортные средства за пределами Украины.

** Это подчеркивалось в письмах НБУ от 24.10.08 г. № 25-313/2313-14525, от 21.05.09 г. № 11-113/2098-9922, МФУ от 30.10.08 г. № 31-26030-13-25/39646.

4. В загранкомандировке работник имеет право расходовать средства исключительно для оплаты командировочных расходов*** и никакие операции по приобретению товарно-материальных ценностей для предприятия он проводить не может. Связано это с тем, что такие операции относятся к торговым (работник осуществляет оплату за приобретенные товары, услуги от имени предприятия). А согласно ст. 7 Декрета № 15-93 расчеты в пределах торгового оборота осуществляются лишь через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ. За нарушение этого условия может быть наложен штраф в размере, эквивалентном сумме валютных ценностей, которые использовались при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов (абз. 6 п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93)****.

*** Они указываются в письме-расчете, которое предоставляется в банк для приобретения валюты (оплата билетов на проезд; расходы на аренду транспорта; оплата ГСМ, сборов за проезд автодорогами при поездках на собственном транспорте; оплата гостиниц и иных средств проживания, питание и т. п.). Детальный перечень командировочных расходов см. в Шпаргалке бухгалтера «Командировки: документальное оформление и налоговые расходы» // «БН», 2012, № 36, с. 23.

**** На это неоднократно обращали внимание официальные органы (см., в частности, письмо НБУ от 16.08.04 г. № 46-009/285-8297, письма МФУ 03.08.04 г. № 31-06230-12-21/14001, от 12.10.10 г. № 31-26030-12-29/27606).

 

Порядок выплаты загрансуточных

Как известно, в отношении хозрасчетников установлен лишь максимальный размер суточных для целей налогового учета: в соответствии с п.п. 140.1.7 НКУ для командировок за границу он составляет не выше 0,75 размера минзарплаты, установленного на 1 января налогового (отчетного) года в расчете за каждый календарный день командировки (в 2012 г. — 804,75 грн./день). Так что предприятие может установить в своих локальных актах (в Приказе о командировках или в Положении), что суточные выплачиваются в этом размере.

В то же время экономные хозрасчетники могут выплачивать суточные в меньшем размере, но безопаснее ориентироваться на бюджетные суточные, установленные в Постановлении № 98.

В любом из этих вариантов имеет смысл руководствоваться общим порядком выплаты суточных для загранкомандировок, изложенным в Инструкции о командировках. Это, в частности, предусматривает соблюдение процедуры исчисления дней нахождения в загранкомандировке, связанной с наличием визового режима в стране командирования*****:

***** Информацию о странах, с которыми установлен визовый режим, можно узнать на сайте http://www.mfa.gov.ua/mfa/ua/37708.htm

1. Страны, с которыми установлен визовый режим: сумма загрансуточных определяется согласно приказу о командировке и отметкам о пересечении госграницы Украины в паспортном документе (загранпаспорте или документе, его заменяющем), которые проставляются уполномоченным служебным лицом Госпогранслужбы Украины по личному обращению лица* (п.п. 140.1.7 НКУ, абз. «а» п. 16.1 разд. III Инструкции о командировках).

* Согласно п. 1 ч. 3 ст. 12 Закона № 1710 такие отметки проставляются лишь по индивидуальной просьбе, на что обратила внимание Госпогранслужба в письме от 16.03.11 г. № 234/я-1100. В связи с этим работника следует проинструктировать касательно этой обязанности.

Если дата выбытия в командировку в такие страны или дата возвращения из них не совпадает с датами по отметкам уполномоченного лица Госпогранслужбы Украины, суточные расходы за время проезда по территории Украины возмещаются в соответствии с порядком, предусмотренным для командировок в пределах Украины. При этом за дни пересечения границы Украины (в обоих направлениях) в соответствии с указанными отметками суточные расходы возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу (абз. «б» п. 16.2 разд. III Инструкции о командировках).

В случае отсутствия приказа и отметок в загранпаспорте суточные расходы в состав налоговых не включаются (п.п. 140.1.7 НКУ). А в случае их выплаты налоговики настаивают на исчислении налога на доходы физических лиц (НДФЛ) — см. консультацию в разделе 160.18 ЕБНЗ.

Пример 1. Предприятие направило 27.11.12 г. работника в командировку в Германию (визовый режим) на 3 дня (с 27.11.12 г. по 29.11.12 г.). При этом в приказе установлено, что при возвращении работник проводит переговоры в г. Киеве и затем возвращается к месту работы. Согласно отметкам в загранпаспорте лицо пересекало границу Украины 27.11.12 г. и 28.11.12 г. Работник приступил к работе 30.11.12 г. В этом случае суточные за 2 дня (27.11.12 г. и 28.11.12 г.) оплачиваются по нормам для загранкомандировок, за 1 день (29.11.12 г.) — по нормам для командировок в Украине.

2. Страны, с которыми не установлен визовый режим: загрансуточные исчисляются исходя из дат, указанных в приказе о командировке и соответствующих первичных документах (п.п. 140.1.7 НКУ, абз. «б» п. 16.1 разд. III Инструкции о командировках). Налоговики к таким документам относят транспортные билеты по всем видам транспорта или другие документы, удостоверяющие дату выбытия в командировку, дату пересечения границы и дату прибытия к месту постоянной работы (см. разъяснение в разделе 110.07.22 ЕБНЗ).

Если командировочное лицо, направленное в такие государства, имеет пересадку на другое транспортное средство или остановку в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение командировочных расходов за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины (абз. «в» п. 16.2 разд. III Инструкции о командировках).

При этом суточные расходы со дня последней пересадки на транспортное средство (выбытие из гостиницы, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины по дороге за границу и до дня первой пересадки на транспортное средство (остановки в гостинице, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. В случае если день выбытия в командировку или день прибытия отправленного работника к месту постоянной работы совпадает с днем такой пересадки (остановки), суточные расходы за соответствующий день выбытия или день прибытия возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.

В случае отсутствия такой пересадки (остановки) суточные расходы возмещаются за каждый день командировки, включая дни выбытия и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу.

Пример 2. Предприятие направило 03.09.12 г. работника в командировку в Республику Беларусь (безвизовый режим) на 4 дня (с 03.09.12 г. по 06.09.12 г.). При этом в приказе установлено, что вначале работник проводит переговоры в г. Киеве (03.09.12 г.), а затем направляется в Республику Беларусь. Из предоставленных железнодорожных билетов следует, что работник отбыл в Республику Беларусь 04.09.12 г., а возвратился 06.09.12 г. Работник приступил к работе 07.09.12 г. В этом случае суточные за 3 дня (с 04.09.12 г. по 06.09.12 г.) оплачиваются по нормам для загранкомандировок, за 1 день (03.09.12 г.) — по нормам для командировок в Украине.

Порядок расчета загрансуточных, исходя из Инструкции о командировках будет выглядеть так, как показано в табл. 1 (с. 28).

 

Таблица 1. Порядок компенсации загрансуточных

Ситуация

Порядок компенсации

суточные установлены в гривнях согласно п.п. 140.1.7 НКУ

суточные установлены в гривнях в долларах согласно постановлению № 98

1. Выдача аванса на командировку(1), в том числе суточных

Аванс выдается в национальной валюте государства, в которую отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 разд. III Инструкции о командировках).

Размер суточных (РС) рассчитывается так:

РС = Макс : КНБУ х КДН,

где Макс — максимальный размер суточных (в 2012 г. — 804,75 грн.);

КНБУ — курс НБУ на дату выдачи аванса;

КДН — количество дней нахождения за границей

При выплате в долларах:

РС = Мин х КДН,

где Мин — минимальный размер суточных (указан в приложении 1 к Постановлению № 98).

При выплате в другой инвалюте:

РС = Мин х КК х КДН,

где КК — кросс-курс национальной валюты государства пребывания к гривне и доллару США на день осуществления расчета командировочных расходов

2. Выплата суточных после возвращения лица из командировки

Суточные выплачиваются в гривнях (п. 19 разд. III Инструкции о командировках):

РС = Макс х КДН - Аванс,

где Аванс — сумма выданного работнику аванса

Рс = Мин х КДН х КНБУ - Аванс,

где КНБУ — курс НБУ на дату погашения задолженности перед работником(2)

3. Работник возвращает излишне полученные на командировку средства, в том числе суточные

Средства возвращаются в той валюте, в которой они были выданы на командировку (п. 19 разд. III Инструкции о командировках). Приходуются по курсу НБУ на день погашения задолженности

(1) Под авансом в данном случае понимается и дополнительное перечисление средств на командировку на платежные карточки до момента возвращения работника из командировки. При перечислении допсредств на КПК, по нашему мнению, следует ориентироваться на курс НБУ на дату снятия наличности с КПК, что подтвердили и налоговики в консультации из раздела 110.13 ЕБНЗ. В ситуации перечисления средств на ЛПК — на дату такого перечисления.

(2) То, что в этом случае используется курс на дату погашения задолженности перед работником, следует из п. 2.5 Положения № 200.

 

Следует учесть, что у хозрасчетников, в отличие от бюджетников, сумма суточных не уменьшается в ситуации, когда в счета на проживание включено питание без определения конкретной суммы, что подтверждают и налоговики (см. письмо ГНСУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415 // «БН», 2012, № 25, с. 8). Однако если работодатель желает уменьшить расходы, он может сам ограничить размер суточных для своих работников, как это предусмотрено для бюджетников.

Пример 3. Предположим, что в рассмотренной в примере 1 ситуации предприятие выплачивает суточные:

а) по нормам п.п. 140.1.7 НКУ;

б) по нормам постановления № 98.

Аванс выплачивается в евро. Курс НБУ на дату выдачи аванса (26.11.12 г.) условно составил 10,32 грн./евро. Определим размер суточных при выдаче аванса на командировку.

Вариант А. Суточные за время нахождения в загранкомандировке:

804,75 грн./день : 10,32 грн./евро х 2 дня = 155,96 евро (можно округлить до 156 евро)*;

суточные по Украине:

214,6 грн./день х 1 день = 214,6 грн.

* Возможность округления авансовых сумм следует из абз. 2 п. 5 разд. IIІ Инструкции о командировках, где предусматривается следующее: «Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы».

Вариант Б. Суточные за время нахождения в загранкомандировке (кросс-курс доллара к евро 1,2916):

50 дол. х 1,2916 дол./евро х 2 дня = 129,16 евро (можно округлить до 129 евро).

Суточные по Украине:

30 грн./день х 1 день = 30 грн.

Пример 4. Допустим, что в примере 1 суточные авансом не выплачивались и компенсируются лицу после возвращения из загранкомандировки (30.11.12 г.). В этой ситуации лицу выплачиваются суточные в гривнях.

Вариант А. Суточные за время нахождения в загранкомандировке:

804,75 грн./день х 2 дня = 1609,5 грн.

Суточные по Украине:

214,6 грн./день х 1 день = 214,6 грн.

Итого суточных: 1824,1 грн.

Вариант Б. Суточные за время нахождения в загранкомандировке (курс доллара на 30.11.12 г. составил 7,99 грн./дол., условно):

50 дол./день х 7,99 грн./дол. х 2 дня = 799,00 грн.

Суточные по Украине: 30 грн./день х 1 день = 30 грн.

Итого суточных: 829,00 грн.

В налоговом и бухгалтерском учете для отражения суточных следует провести такие действия:

1. Рассчитывается сумма расходов. Эта сумма зависит от валюты и порядка выплаты суточных:

— суточные, выплачиваемые в гривнях (посткомпенсация), включаются в расходы в сумме выплаченных гривень. Эта статья расходов не считается операцией в иностранной валюте в терминах п. 4 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» и им не регулируется. В налоговом учете такая операция соответственно не подпадает под «инвалютные» нормы п. 153.1 НКУ;

— суточные, выплаченные в инвалюте (авансом), включаются в расходы в налоговом и бухгалтерском учете по курсу НБУ, действующему на момент осуществления выплаты, что подтверждают и налоговики в консультации из раздела 110.07.14 ЕБНЗ. Связано это с тем, что такая статья считается немонетарной и курсовые разницы по ней не исчисляются. Применительно к налоговому учету это следует из пп. 153.1.2, 153.1.3 НКУ.

Исключение составляет неизрасходованная часть валюты, которая возвращается работником в кассу предприятия. Поскольку в этой части по сути имеет место монетарная статья, по такому остатку следует исчислять курсовые разницы за период с момента выдачи аванса работнику до момента возврата наличности в кассу.

2. Определяется период отражения суточных в составе расходов. Здесь следует различать два события.

В принципе, право на включение в налоговые расходы возникает в момент утверждения Отчета*. Однако конкретная дата отражения расходов в Налоговой декларации по налогу на прибыль (далее — декларация) будет зависеть от статьи расходов, по которой отражаются командировочные выплаты, которая, в свою очередь, будет определяться предназначением командировки и должностью командированного лица. В частности, расходы на командировки:

— рабочих могут включаться в себестоимость изготовленных товаров, работ, услуг (в периоде отражения по ним дохода) при условии, что они непосредственно связаны с их производством (стр. 05.1 декларации, счет 23 «Производство);

— общепроизводственного персонала: отражаются в составе общепроизводственных расходов и в общем случае подлежат распределению на постоянные распределенные (включаются в расходы в составе себестоимости реализованной продукции, работ, услуг) и нераспределенные (включаются в расходы периода их понесения). Отражаются в стр. 05.1 декларации и на счете 91 «Общепроизводственные расходы»;

— административного персонала: в общем случае показываются по статье административных расходов в стр. 06.1 декларации и на счете 92 «Административные расходы». Однако если командировка связана с заключением контракта на поставку конкретного товара, то такие расходы могут быть отнесены в состав расходов на сбыт;

— сбытового персонала: относятся к расходам на сбыт (стр. 06.2 декларации и счет 93 «Расходы на сбыт»).

* Аналогичной позиции, правда, применительно к налоговому кредиту по НДС в части командировочных расходов, придерживаются и налоговики (см. консультацию в разделе 130.17 ЕБНЗ).

Пример 5. Начальник цеха изготовления металлопластиковой продукции был направлен в командировку в Германию с целью ознакомления с технологией изготовления продукции. При отъезде в командировку ему было выдано 200 евро. Остальные данные см. в примере 3 (вариант А).

В учете операции будут отражены так, как показано в табл. 2 (с. 30).

 

Таблица 2. Учет операций по выдаче суточных на загранкомандировку

Дата

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

Сумма, грн.

Налоговый учет

дебет

кредит

доходы

расходы

23.11

Перечислены средства с текущего счета для приобретения инвалюты

333

311

2100,00

Оприходована валюта по курсу НБУ (200 х 10,30, курс условный)

312

333

200€

2060,00

Отражена разница между курсом приобретения валюты на МВР и курсом НБУ (10,35 - 10,30) х 200

942

333

10,00

10,00 (стр. 06.4.39 приложения ІВ)

Списана на расходы стоимость услуг банка

92

333

10,30

10,30 (стр. 06.1 декларации)

Остаток неиспользованных средств возвращен на текущий счет в национальной валюте

311

333

19,70

26.11

Получены деньги в кассу со счета (200 х 10,32, курс условный)

302

312

200€

2064,00

Выданы средства на командировку в инвалюте

372

302

200€

2064,00

Отражены курсовые разницы от пересчета валюты (10,32 - 10,30) х 200

312

714

4,00

4,00 (стр. 03.19 приложения ІД)

Выданы средства на командировку в гривнях

372

301

250

30.11

Включены в состав расходов суточные:
(155,96 х 10,32 и 214,6)

91

372

155,96€

1609,51

1824,11 (стр. 05.1 декларации)(1)

91

372

214,60

Остаток неизрасходованных средств в инвалюте возвращается в кассу (200 - 155,96) х 10,38 (курс условный)

302

372

44,04€

457,13

Средства в инвалюте зачислены на текущий счет предприятия

312

302

44,04€

457,14

Отражены курсовые разницы от пересчета валюты (10,38 - 10,32) х 44,04

372

714

2,64

2,64 (стр. 03.19 приложения ІД)

Остаток неизрасходованных средств в гривнях возвращается в кассу (250 грн. - 214,6 грн.)

301

372

35,40

(1) Эти расходы относятся к постоянным общепроизводственным расходам. По общим правилам такие расходы подлежат распределению, и постоянные распределенные расходы включаются в расходы в периоде реализации готовой продукции, а постоянные нераспределенные — в периоде понесения.

 

Компенсация прочих командировочных расходов

Состав расходов. Условия компенсации и состав прочих командировочных расходов мы подробно рассматривали в Шпаргалке бухгалтера «Командировки: документальное оформление и налоговые расходы» // «БН», 2012, № 36, с. 23. Особенность загранкомандировок состоит в том, что им присущ ряд специфических расходов. Рассмотрим их.

1. Расходы на оформление загранпаспортов, оформление разрешений (виз). Эти расходы прямо указаны в п.п. 140.1.7 НКУ и в п. 7 разд. III Инструкции о командировках, поэтому их можно включать в состав налоговых расходов. Между тем налоговики не позволяют отражать в налоговом учете расходы, связанные с оформлением загранпаспортов, оформлением разрешений (виз) турфирмами (см. разъяснение в разделе 110.07.14 ЕБНЗ). Мотивируют они это тем, что у лица отсутствуют документы, подтверждающие факт понесения расходов. Мы с таким подходом не согласны и считаем, что в ситуации, когда турфирма оформляет соответствующие документы в рамках агентского договора или договора поручения, все документы на оплату расходов можно выписывать на доверителя, в связи с чем он будет ими располагать*.

* Подробнее о порядке отражения в учете расходов на загранкомандировку по турпутевке см. почту недели «В командировку по турпутевке — есть ли налоговые расходы» // «БН», 2011, № 31, с. 17.

2. Расходы на страхование в загранкомандировке. Данные расходы также прямо указаны в п.п. 140.1.7 НКУ, но речь там идет об обязательном страховании. При этом уточняется, что если согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страну командирования, необходимо осуществить страхование жизни или здоровья отправленного лица или его гражданской ответственности (в случае использования транспортных средств), то расходы на такое страхование включаются в состав расходов плательщика налога, который отправляет такое лицо. Аналогичные нормы содержатся и в п. 7 разд. III Инструкции о командировках.

Этим уточнением частично сняты вопросы с включением расходов на загранстрахование в состав налоговых, которые возникали до 01.04.11 г. Напомним, что ранее налоговики настаивали на том, что расходы на медицинское и иное страхование работников, выезжающих за границу, не включаются в состав валовых расходов, поскольку такое страхование не отнесено в Законе о страховании к числу обязательных видов страхования (см. письмо ГНАУ от 24.02.10 г. № 3693/7/15-0517// «БН», 2010, № 11, с. 9). Исключение налоговики делали только для страховых платежей по договорам международного обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств «Зеленая карта».

Мы не соглашались с таким подходом, поскольку ни до 01.04.11 г., ни после этой даты в соответствующих нормах не говорится о том, что обязательные виды страхования ограничиваются только Законом о страховании, который регулирует лишь обязательные виды страхования, установленные законами Украины. Теперь это подтверждено в уточняющих положениях п.п. 140.1.7 НКУ. Обязательность загранстрахования применительно к указанным нормам следует из ст. 9 Закона № 3857, которая предусматривает, что гражданин Украины, выезжающий за границу, должен быть застрахован. Таким образом, загранстрахование направленного в загранкомандировку работника является обязательным, и, по нашему мнению, плательщик имеет право включить такие расходы в состав налоговых.

Вместе с тем существует и иная точка зрения на данную проблему, в соответствии с которой под обязательным страхованием в п.п. 140.1.7 НКУ следует понимать страхование, обусловленное правилами оформления документов на выезд в загранкомандировку. Тогда если для получения визы наличие медицинской страховки является обязательным условием, то расходы на ее приобретение подлежат компенсации работнику и могут быть включены в расходы. Если же медицинская страховка для въезда в страну не требуется, работник не имеет права на компенсацию понесенных им расходов на ее оформление. При следовании такому подходу, для подтверждения обязательности медицинской страховки работодателю следует иметь перечень документов, которые требуются для оформления разрешения на въезд (визы) в страну командирования. Налоговики по данному вопросу высказались только применительно к страховке, оплаченной через турагентство, отказав в праве на расходы по ней под предлогом отсутствия первичных документов (см. разъяснение в разделе 110.07.14 ЕБНЗ).

Следует также учесть, что в п. 15 разд. III Инструкции о командировках содержатся ограничения по возмещению страховых расходов. В частности, там предписано возмещать работникам стоимость страхового полиса (при наличии его оригинала с отметкой об уплате страхового платежа), по которому предусмотрено возмещение расходов на:

— предоставление скорой и неотложной (экстренной) медицинской помощи страхователю и приобретение необходимых медикаментов;

— перемещение страхователя на территорию Украины для предоставления ему медицинской помощи;

— отправление гроба с телом (урны с прахом) страхователя к месту захоронения на территории Украины и другие связанные с этим расходы.

Однако такие расходы возмещаются при соблюдении следующих условий:

1) если правилами въезда и пребывания в государстве, в которое направляется страхователь, установлены требования относительно размера страховой суммы, в договоре страхования должна определяться минимальная страховая сумма;

2) срок действия договора страхования должен соответствовать сроку командировки;

3) если в государстве, в которое направляется страхователь, медицинская помощь предоставляется иностранным гражданам бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещается.

При этом предписано знакомиться с информацией о государствах, при командировках в которые гражданам Украины предоставляется неотложная медицинская помощь на бесплатной основе на официальных веб-сайтах Министерства иностранных дел Украины (www.mfa.gov.ua) и Министерства здравоохранения Украины (www.moz.gov.ua). И хотя эти ограничения обязательны только для бюджетников, весьма вероятно, что на них будут ориентироваться налоговики и при проверках хозрасчетников.

3. Расходы на перевод документов. В отношении этих расходов в п.п. 140.1.7 НКУ говорится, что: «По запросу представителя органа государственной налоговой службы плательщик налога обеспечивает за собственный счет перевод подтверждающих документов, выданных на иностранном языке». Фраза «за собственный счет» истолковывается специалистами по-разному. Официальные органы, как правило, просто ограничиваются цитированием данных норм (см., в частности, письмо ГНАУ от 05.05.11 г. № 8434/6/15-0315, консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ), что настораживает. По нашему мнению, указанным законодатель хотел сказать, что расходы на перевод оплачиваются самим налогоплательщиком, а не органом ГНС, и никаких преград для отнесения понесенных расходов в состав налоговых в данном случае нет. Хотя не исключено, что местные проверяющие будут трактовать это иначе (как расходы «за счет прибыли») и откажут в праве на отнесение таких расходов в состав налоговых.

Кроме того, в Инструкции о командировках отдельно предусмотрена возможность компенсации в загранкомандировках расходов:

— на уплату комиссионных расходов в случае обмена валюты;

— за пользование такси и аренду автотранспорта (могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия). Поскольку право на отнесение расходов на аренду автотранспорта закреплено и в п.п. 140.1.7 НКУ, то с этими расходами проблем возникать не должно. А вот в отношении расходов на такси налоговики придерживаются фискальной позиции. Так, в консультации из раздела 160.03 ЕБНЗ они ссылаются на нормы Инструкции о командировках и отмечают, что с учетом необязательности возмещения расходов на такси их сумма считается допблагом в соответствии с п.п. 164.2.17 НКУ и облагается НДФЛ. Соответственно в этом случае не будет права и на налоговые расходы. Хотя в п. 9 разд. IIІ Инструкции о командировках говорится, что: «Расходы за пользование такси либо аренду автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия (согласно подтверждающим документам)». То есть расходы на аренду транспорта в этом документе имеют тот же статус, что и расходы на такси. Поэтому, если самостоятельно разработанными положениями предусмотрена возможность возмещать работникам понесенные расходы, считаем возможным расходы на проезд в такси включать в налоговые расходы и не удерживать налог на доходы;

— на оплату НДС за приобретенные проездные документы. При этом сумма НДС может выделяться в авиабилете дважды: первая сумма налога — это сумма НДС авиакомпании, которая указывается по коду «ТАХ: UАH (сумма НДС) HF», вторая — сумма НДС агента по продаже авиабилетов по агентскому вознаграждению, которая указывается по коду «VAT UАH (сумма НДС)»;

— в связи с возвратом направленным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство: с разрешения руководителя предприятия по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвании из командировки и т. п.) при наличии документа, удостоверяющего их стоимость. Возможность включения таких расходов в состав налоговых подтвердила и ГНСУ в письме от 06.03.12 г. № 3268/5/15-1416;

— в случае командировки за границу на служебном автомобиле — расходы на горюче-смазочные материалы с учетом установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. При этом налоговики позволяют включать в состав налоговых также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сбора за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам (см. консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ).

Все понесенные расходы должны быть подтверждены первичными документами.

Порядок проведения компенсации. Предприятие имеет право оплатить командированному лицу понесенные расходы:

1. Авансом в иностранной валюте, который выдается при отъезде лица в командировку, в том числе и путем перечисления средств на КПК или ЛПК. Порядок возмещения расходов в данной ситуации в НКУ и в Инструкции о командировках не определен.

В п. 19 разд. III Инструкции о командировках лишь рассматривается ситуация, когда отсутствуют подтверждающие документы об обмене валюты, в которой выдан аванс, на нацвалюту государства командировки. В такой ситуации предписано пересчитывать расходы, осуществленные в командировке исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета. Налоговики в своих консультациях* при решении данного вопроса ссылаются на бухучетные нормы бюджетного Порядка № 126 и предписывают отражать в налоговом учете расходы так:

— если фактические расходы работника в инвалюте, которые определяются согласно утвержденному Отчету, не превышают сумму выданного аванса, они пересчитываются в нацвалюту Украины по валютному курсу на дату получения аванса;

— если указанные фактические расходы работника больше полученного аванса, сумма превышения подлежит пересчету в нацвалюту Украины по валютному курсу на дату утверждения Отчета.

* См. консультацию «Пересчитывается ли курсовая разница иностранной валюты при формировании командировочных расходов за границу, если работнику выдан аванс на командировку на корпоративную карточку?» // «Налоговый, банковский, таможенный Консультант», 2011, № 42, с. 7; разъяснение в разделе 110.07.14 ЕБНЗ.

При этом в ситуации снятия инвалютных средств с КПК налоговики рекомендуют ориентироваться на курс НБУ, действовавший на дату списания средств с карточного счетатот подход согласуется с требованиями П(С)БУ 21, поэтому мы считаем, что им и следует руководствоваться при определении суммы налоговых расходов. Заметим также, что аналогичной позиции применительно к отражению расходов в бухгалтерском учете придерживается и Минфин (см. письмо от 03.06.04 г. № 31-04200-30-16/9596).

Пример 6. Предприятие направило 27.11.12 г. директора в командировку в Германию и предоставило ему в пользование КПК (валюта евро). После возвращения из командировки работник предоставил Отчет и документы, из которых следовало, что им были понесены такие расходы:

— оплата проживания 660 евро (сумма перечислялась с КПК 27.11.12 г.);

— оплата билета на самолет 150 евро (сумма перечислялась с КПК 30.11.12 г.).

Курс НБУ (условно):

на 27.11.12 г. — 10,36 грн./евро;

на 30.11.12 г. — 10,38 грн./евро.

Сумма налоговых расходов в этом случае составит:

660 х 10,36 + 150 х 10,38 = 8394,60 (грн.).

 

Таблица 3. Учет операций по компенсации командировочных расходов
 с применением КПК в валюте страны командирования

 

2. После возвращения из командировки в гривнях. Применительно к этой ситуации в п. 19 разд. III Инструкции о командировках указано, что выплата осуществляется в нацвалюте Украины по курсу НБУ на день погашения задолженности. Аналогичная норма содержится и в п. 2.5 Правил 200, поэтому следует руководствоваться данными правилами. Однако в этом случае предприятие сталкивается с проблемой отражения задолженности перед работником, когда дата утверждения Отчета и дата погашения задолженности не совпадают. Понятно, что на дату утверждения Отчета невозможно определить сумму погашения задолженности в гривнях.

С учетом изложенного, в оптимальном варианте лучше погашать задолженность перед работником на дату утверждения Отчета. Если это осуществить невозможно, то, как вариант, можно отразить задолженность перед лицом по курсу НБУ на дату утверждения Отчета, а впоследствии эту сумму подкорректировать с учетом курса НБУ на дату погашения задолженности. Однако такая разница, по нашему мнению, не относится к курсовой, поскольку, фактически задолженность выплачивается в гривнях. Здесь может идти речь об изменении предварительной оценки, в связи с чем такие корректировки можно проводить по тем же счетам, по которым ранее отражалась задолженность.

Пример 7. После возвращения из загранкомандировки директор 03.12.12 г. предоставил Отчет, согласно которому его расходы составили 810 евро. Задолженность перед директором погашена 06.12.12 г.

Курс НБУ составил:

на 03.12.12 г. — 10,37 грн./евро;

на 06.12.12 г. — 10,39 грн./евро.

В этом случае на дату утверждения Отчета (03.12.12 г.) фиксируется задолженность перед лицом в сумме: 810 х 10,37 = 8399,7 (грн.), а на дату погашения задолженности эта сумма пересчитывается по курсу на дату погашения задолженности.

 

Таблица 4. Учет операций по компенсации командировочных расходов
после возвращения из командировки

 

Документы и сокращения статьи

НКУНалоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VІ.

КЗоТКодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон № 1710 — Закон Украины «О пограничном контроле» от 05.11.09 г. № 1710-VI.

Закон о страховании — Закон Украины «О страховании» от 07.03.96 г. № 85/86-ВР.

Закон № 3857Закон Украины «О порядке выезда из Украины и въезда в Украину граждан Украины» от 21.01.94 г. № 3857-XII.

Декрет № 15-93 — Декрет КМУ «О системе валютного регулирования и валютного контроля» от 19.02.93 г. № 15-93.

Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59 в редакции от 17.03.11 г. № 362.

Инструкция № 502 — Инструкция о порядке организации и осуществления валютно-обменных операций на территории Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.12.02 г. № 502.

Положение № 281 — Положение о порядке и условиях торговли иностранной валютой, утвержденное постановлением Правления НБУ от 10.08.05 г. № 281.

Постановление № 98 — постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.11 г. № 98.

Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200.

Порядок № 996 — Порядок составления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом ГНАУ от 23.12.10 г. № 996.

Порядок № 126 — Порядок отражения в учете операций в иностранной валюте, утвержденный приказом Госказначейства от 24.07.01 г. № 126.

ЕБНЗ — Единая база налоговых знаний, размещена на сайте ГНСУ: www.sts.gov.ua

КПК — корпоративная платежная карта.

ЛПК — личная платежная карта.

 

 

 

Издание «Бухгалтерская неделя»

Теги
Отключить рекламу
Комментарии
  • Аноним
26.12.12 20:47

Спасибо!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Аноним
26.12.12 21:59

Дякую, гарна стаття.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • кофе
26.12.12 22:13

Хорошая статья

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Марина
26.12.12 22:18

спасибо. очень пригодилась!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Галина
26.12.12 22:40

Здесь то все ясно .А как быть с водителями - дальнебойщиками,,,,,,,

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лора
26.12.12 23:44

Да, у меня тоже международные грузовые.. вопросов больше чем ответов...

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лора
26.12.12 23:46

За статью спасибо автору, о транспортной деятельности вообще мало разьясняют,но по командировкам всё же можно применить.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Татьянка
27.12.12 00:17

а не написали , что делать, если , например, аванс выдан в евро, а работник отчитался и в евро и в польских злотых (часть евро менял на злотые, обменка отсутствует), на какую дату (день выдачи аванса или день утверждения авансового отчета) необходимо брать курс злотых , чтобы пересчитать выданные евро в польские злотые? курс евро понятно - на дату выдачи аванса, а злотые? злотые то мы не выдавали...

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ольга
27.12.12 00:34

Может кто знает, в Росию командировка,а в паспортах нет отметок,потому-что загран.паспорт не нужен, что делать?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Евгений
27.12.12 01:42

Мене теж цікавить про міжнародні перевезення ,водії-далекобійники ... питань море особливо про відрядження (чеки і польські і білоруські)

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Виктория
27.12.12 01:50

Татьянке, Вы считаете расходы по евро отдельно, а по злотым отдельно, злотые на день сдачи отчета.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Золушка
27.12.12 04:00

А если директор ездил по приглашению в составе делегации , за наш счет только билеті , остальное за их счет ( проживание, питание и т.д.) . Суточніе все равно начислять?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Юрий
27.12.12 04:34

Ольга:Может кто знает, в Росию командировка,а в паспортах нет отметок,потому-что загран.паспорт не нужен, что делать? Так порядок такой , как по Украине - или команд удостоверения ( применять можно, несмотря на отмену, только гриф в док-те убрать, где написан приказ ГНАУ) или приглашения принимающей стороны, трансп. билеты и т.п.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Мила
28.12.12 05:21

Подскажите, где скачать положение о командировках. Спасибо! СНовым годом!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Аноним
29.12.12 02:41

хорошая статья

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Алекс
13.01.13 10:25

Юрий 27.12.2012 15:34:23 Ольга:Может кто знает, в Росию командировка,а в паспортах нет отметок,потому-что загран.паспорт не нужен, что делать? Так порядок такой , как по Украине - или команд удостоверения ( применять можно, несмотря на отмену, только гриф в док-те убрать, где написан приказ ГНАУ) или приглашения принимающей стороны, трансп. билеты и т.п. и + оплачивать суточные в дни пересечения границы из расчета на ЗАГРАНКОМАНДИРОВКА а не по УКРАИНЕ, А то я спорил спорил с нашим старшим товарищем по бухгалтерии, а он вылатил как по УКРАИНЕ.... С пеной у рта мне доказывал,,, Тьфу

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
Комментирование новости отключено
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться