Какие особенности следует учитывать при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

   Які особливості слід враховувати при наданні працівникові щорічної відпустки?
   
   Тривалість відпусток.
   
   Відповідно до вимог чинного законодавства про працю, а саме ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону «Про відпустки», щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. Особам віком до вісімнадцяти років надається щорічна основна відпустка тривалістю 31 календарний день.
   
   Для деяких категорій працівників законодавством України може бути передбачена інша тривалість щорічної основної відпустки. При цьому тривалість їх відпустки не може бути меншою за передбачену ч. 1 ст. 6 Закону «Про відпустки».
   
   Однак ст. 10 Закону «Про відпустки» передбачено, що загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів. Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.
   
   Тобто, як бачимо, законодавець чітко регламентував як мінімально допустимий строк щорічної відпустки, так і максимальний строк, який не може бути більшим, аніж 59 календарних днів.
   
   Отже, немає нічого протизаконного у діях роботодавця, який надає працівнику щорічну відпустку строком, скажімо, 34 календарних дні, якщо це, звісно, не суперечить інтересам підприємства та відбувається за згодою сторін. Також таке право може бути передбачено у колективному чи індивідуальному договорі (контракті) між роботодавцем та працівником.
   
   Особливості складання графіку відпусток та оформлення наказу (розпорядження) про надання відпустки.
   
   У ст. 10 Закону «Про відпустки» зазначено, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, встановлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш, як за два тижні до встановленого графіком терміну.
   
   Законом «Про відпустки» не встановлено строку затвердження графіків надання відпусток, проте на сьогодні діють Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.84 р. № 213, п. 20 яких передбачено, що графіки надання відпусток складаються на кожний робочий рік не пізніше 5 січня.
   
   Для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається працівникам відповідно до чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів, контрактів і графіків відпусток, видається наказ (розпорядження) про надання відпустки у двох примірниках, причому перший залишається у відділі кадрів, другий – передається до бухгалтерії.
   
   На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника за ф. № П-2, а бухгалтерія здійснює відповідні розрахунки. При наданні відпустки без оплати разом із зазначенням кількості днів відпустки вказується «без оплати».
   
   У разі якщо у відпустку йде група працівників, складається список про надання відпусток. Відділ кадрів на підставі записки чи списку про надання відпустки зазначає в особовій картці працівника дані про відпустку, а розрахунковий відділ бухгалтерії робить розрахунок відпускних.
   
   Податковий облік.
   
   Нарахування та утримання. Згідно з пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, оплата щорічної відпустки належить до складу додаткової заробітної плати. Отже, відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ відпускні включаються до бази для нарахування та утримання ЄСВ.
   
   Із сум відпускних також утримується ПДФО (пп. 164.2.1 ПКУ).
   
   Перехідні відпускні. Існують нюанси, пов’язані з так званими «перехідними відпускними». Вони виникають, якщо відпустка припадає не на один місяць, а триває ще й частину наступного. Стисло зупинимось на основних моментах перехідних відпускних:
   
   a) максимальна величина при нарахуванні ЄСВ на суми відпускних за період більше місяця визначається окремо за кожний місяць (абз. 6 п. 4.3.2 Інструкції, затвердженої постановою Правління ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-5);
   
   б) з метою розрахунку граничного доходу для застосування соціальної пільги з ПДФО відпускні відносяться до відповідних періодів їх нарахування (абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ);
   
   в) ЄСВ та ПДФО сплачуються в момент виплати відпускних, навіть якщо частина відпускних припадає на наступний місяць (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ та пп. 168.1.2 ПКУ);
   
   г) у графі 3а форми № 1ДФ відпускні майбутнього місяця відображаються у періоді їх нарахування (це узгоджується з п. 3.2 Порядку, затвердженого наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020, де сказано, що у графі 3а відображається дохід, нарахований фізичній особі у звітному кварталі).
   
   Оскільки відпускні входять до складу додаткової заробітної плати, вони можуть бути віднесені до витрат на підставі п. 142.1 ПКУ.
   
   Якщо йдеться про працівників, чия зарплата включається до собівартості товарів (робіт, послуг), витрати на оплату їх відпусток визнаються в тому податковому періоді, коли буде отримано дохід від реалізації таких товарів (робіт, послуг).
   
   Відпускні адмінперсоналу, співробітників відділу збуту та інших працівників, зарплата яких відноситься до інших витрат, можуть бути включені до витрат у періоді їх нарахування.
   
   Також слід звернути увагу на те, що резерв відпусток до витрат не включається. До витрат включається сума фактично нарахованих відпускних. Тому податкова собівартість може відрізнятися від бухгалтерської на суму створеного резерву (в меншу сторону) і нарахованих відпускних (у більшу), якщо останні нараховуються за рахунок резерву.
   
   
   Володимир Бунт
   юрист ТОВ «Аудиторська фірма «Норма»
   
   
   Дата підготовки 11.04.2013