Документи під час документальної перевірки: що ДПС має право вимагати, а що – ні

У попередній статті ми розібралися, допускати податківців до перевірки чи ні.

Припустимо, ви перевірили наказ, направлення, службові посвідчення та прийняли рішення допустити інспекторів до перевірки. І вже в перший день вони просять надати усі документи по діяльності вашої компанії за останні три роки.

На цьому етапі важливо не впадати у дві крайнощі.

Перша – віддати все без розбору, включно з тим, що не стосується перевірки.

Друга – не давати нічого, сподіваючись потім показати все в суді.

Обидва варіанти небезпечні.

Правильний підхід інший: надати документи, які належать або пов’язані з предметом перевірки, але не розширювати її межі власними руками.

Які документи ви зобов’язані надати

Пункт 85.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) встановлює базове правило: платник податків зобов’язаний надати посадовим особам контролюючого органу у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки.

Ключові слова тут – «предмет перевірки».

Не «вся діяльність підприємства».

Не «усе, що є в бухгалтерії».

Не «все, що хоче побачити інспектор».

А саме документи, які належать або пов’язані з тим питанням, яке перевіряється. Обов’язок надати такі документи виникає після початку перевірки.

До документів, які потрібно надати, можуть належати:

• первинні документи за операціями, що входять до предмета і періоду перевірки;
• договори з контрагентами, за якими перевіряються відповідні операції;
• акти, видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, банківські виписки;
• регістри бухгалтерського обліку;
• фінансова звітність;
• інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків, які є предметом перевірки.

Якщо документ належить або пов’язаний з предметом перевірки, його потрібно надати.

Якщо документ не стосується предмета перевірки і не впливає на показники періоду, що перевіряється, то вимога про його надання має бути щонайменше обґрунтована.

Важливий нюанс для великих платників податків: п. 85.2 ПКУ окремо передбачає обов’язок надавати копії окремих документів в електронній формі засобами електронного зв’язку не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту, якщо такі документи створюються в електронній формі.

Які документи можна не надавати

Платник податків не зобов’язаний автоматично надавати все, що просить інспектор.

Можна не надавати або вимагати обґрунтування щодо:

1. Документів поза періодом перевірки

Якщо перевіряють 2024–2025 роки, вимога надати документи за 2021 рік сама по собі не є безумовно правомірною.

Але тут є важливий виняток.

Документи за попередні періоди можуть мати значення, якщо вони впливають на показники періоду, який перевіряється. Наприклад, договір укладений у 2021 році, але операції за ним відображалися у 2024 році. Або від’ємне значення ПДВ чи збитки минулих років вплинули на податкові показники періоду перевірки.

2. Документів поза предметом перевірки

Якщо перевіряють ПДВ за конкретними операціями, вимога надати документи з питань, які не охоплені наказом, може виходити за межі перевірки.

Наприклад, якщо предметом перевірки є реальність окремих господарських операцій з ПДВ, то кадрові документи, документи щодо всіх працівників або документи щодо інших податків не можуть вимагатися необґрунтовано.

Але якщо такі документи прямо пов’язані з предметом перевірки (наприклад, ДПС перевіряє наявність трудових ресурсів для виконання конкретних робіт), то ситуація вже потребує окремої оцінки.

3. Документів, яких у платника немає і не повинно бути

Ви зобов’язані підтверджувати власні операції: договором, первинкою, оплатами, рухом товару, отриманням послуг, використанням у господарській діяльності. 

Але ви не можете відповідати за внутрішню документацію іншої юридичної особи.

Внутрішні документи контрагента, його штатний розпис, податкова звітність, документи про наявність працівників чи основних засобів – це не ваші документи. Якщо перелік документів виходить за межі того, що потрібно для обґрунтування належної обачності у відносинах з вашим контрагентом, ви не зобовʼязані мати чи зберігати такі документи.

4. Документів, які не є документами платника, а фактично є аналітикою під запит інспектора

Тут треба бути обережним.

Якщо інспектор просить існуючий регістр бухгалтерського обліку, який стосується предмета перевірки, то така вимога може бути правомірною.

Але якщо вас просять створити нову таблицю у зручному для інспектора форматі, зробити спеціальну аналітичну довідку, підготувати розшифровку, якої у вас немає як документа обліку, то це вже не зовсім вимога про надання документів.

Такі матеріали можна готувати добровільно, якщо це у ваших інтересах. Іноді пояснення або таблиця справді допомагають зняти питання ще під час перевірки. Але це має бути усвідомлене рішення, а не реакція на усну вимогу зробити це до завтра.

Оригінали документів: давати чи ні

Оригінали документів залишаються у платника.

Пункт 85.5 ПКУ прямо забороняє вилучення оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Тобто податкові інспектори під час перевірки можуть ознайомлюватися з оригіналами, але не мають права забрати папку з документами з собою в податкову.

Якщо потрібні документи, то передаються їх копії.

Копії повинні бути засвідчені підписом платника або його посадової особи та печаткою за наявності.

Як правильно передавати копії документів

У податкових спорах трапляються ситуації, коли платник стверджує, що надавав документи, а в акті перевірки написано протилежне.

Якщо немає доказів передачі документів, довести свою правоту складно.

Тому правило просте: кожна передача копій документів має бути зафіксована.

Пункт 85.7 ПКУ передбачає, що отримання копій документів оформляється описом. Такий опис складається посадовими особами контролюючого органу, а його копія вручається платнику податків або його законному представнику.

Якщо інспектор не складає опис – складіть власний. 

В описі бажано зазначати:

• назву документа;
• дату документа;
• номер документа;
• кількість аркушів;
• кількість примірників;
• дату передачі;
• ПІБ і посаду особи, яка отримала документи.

Якщо інспектор відмовляється підписати складений вами опис, то зафіксуйте це внутрішнім актом і надішліть документи до контролюючого органу листом з описом вкладення.

📌 Зверніть увагу і на строк: запит про надання копій документів має бути поданий податківцями не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати закінчення перевірки (п. 85.4 ПКУ). Тому вимога скопіювати кілька сотень документів «до кінця дня», озвучена в останній день перевірки, не відповідає закону. У такому разі доречно письмово зафіксувати дату отримання запиту та зазначити, що він поданий з порушенням встановленого строку.

Надання документів з комерційною таємницею або конфіденційною інформацією

Конфіденційність документа не завжди означає, що його можна взагалі не надавати. Це означає, що передавати такі документи потрібно окремо і з фіксацією.

Документи з комерційною таємницею або конфіденційною інформацією передаються окремо із зазначенням посадової особи, яка їх отримала.

Передача таких документів для огляду, вивчення і повернення оформляється актом у довільній формі, який підписують посадова особа контролюючого органу та платник податків або його представник.

Чи можна надати документи пізніше

Можна, але з цим потрібно бути дуже обережним.

Пункт 44.6 ПКУ встановлює небезпечну презумпцію: якщо до закінчення перевірки або разом із запереченнями на акт перевірки платник не надає документи, що підтверджують показники податкової звітності, вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення звітності.

Це одна з найризикованіших норм для платника податків.

Тому стратегія нічого не надавати під час перевірки, а потім принести документи в суд, є небезпечною.

Якщо документи є, то краще надати їх під час перевірки і зафіксувати факт передачі.

Якщо ж інспектор безпідставно відмовляється враховувати документи, які вже були надані під час перевірки, вимаєте право до закінчення перевірки надіслати належним чином засвідчені копії таких документів листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного до контролюючого органу, який проводить перевірку.

Якщо документи подаються вже після завершення перевірки разом із запереченнями на акт у порядку п. 86.7 ПКУ, контролюючий орган повинен врахувати їх при прийнятті рішення. 

Саме на цьому етапі ще можна спробувати переконати ДПС врахувати документи до винесення ППР.

Але краще не доводити ситуацію до цього етапу без поважної причини.

Що робити, якщо документів немає

Тут усе залежить від причини відсутності документів:

1. Якщо документи втрачені, пошкоджені або достроково знищені

Пункт 44.5 ПКУ передбачає на такий випадок спеціальний механізм: платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку та надати документи, які підтверджують подію, що призвела до втрати, пошкодження або знищення документів.

Після цього платник зобов’язаний відновити документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Якщо через втрату або пошкодження документів перевірку неможливо провести, строки її проведення можуть бути перенесені до дати відновлення і надання документів, але не більше ніж на 120 днів.

2. Якщо документи залишилися на окупованій території або були знищені внаслідок бойових дій

Якщо первинні документи втрачені (знищені чи пошкоджені) внаслідок бойових дій або ж знаходяться на тимчасово окупованій території або території, де ведуться (велися) бойові дії, і їх неможливо вивезти або таке вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я, то можна застосувати спеціальні правила, передбачені п.п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

У такому разі платник податків має право подати до ДПС повідомлення про втрату документів або неможливість їх вивезення із зазначенням відповідних обставин, податкових періодів та загального переліку документів.

У разі подання такого повідомлення контролюючий орган не може ставити під сумнів показники податкової звітності лише через відсутність первинних документів, а щодо окремих випадків ПКУ передбачає також мораторій на проведення документальних перевірок відповідних податкових періодів.

Водночас ці спеціальні правила застосовуються лише тоді, коли втрата документів або неможливість їх вивезення дійсно пов’язані з бойовими діями чи тимчасовою окупацією. Якщо документи були втрачені з інших причин, діють загальні правила ст. 44 ПКУ.

3. Якщо документи вилучені правоохоронними органами

Це окрема ситуація. Якщо до початку або під час перевірки оригінали документів вилучені правоохоронними чи іншими органами, такі органи повинні надати контролюючому органу копії документів або забезпечити доступ до них.

У такому випадку строки проведення перевірки переносяться до дати отримання копій документів або забезпечення доступу до них.

4. Якщо документів просто немає

Це найгірший варіант.

Якщо документи не складалися, не зберігалися або не були відновлені, виникають ризики:

штраф за незабезпечення зберігання документів за ст. 121 ПКУ;

застосування презумпції, що такі документи були відсутні у платника на час складення звітності;

зняття витрат або податкового кредиту;

донарахування податкових зобов’язань;

ускладнення подальшого адміністративного або судового оскарження податкового повідомлення-рішення, винесеного за результатами проведеної податкової перевірки.

Сам штраф за незберігання документів (1020 грн. або 2040 грн., якщо до вас протягом року вже було застосовано штраф за таке саме порушення) може бути не найбільшою проблемою. Основний ризик це податкові наслідки за операціями, які ДПС вважатиме непідтвердженими.

Замість висновків

Під час документальної перевірки головне правило просте: не приховуйте документи, але й не розширюйте предмет перевірки власними руками.

Надавайте лише ті документи, які належать або пов’язані з предметом перевірки, належно фіксуйте кожну їх передачу та письмово реагуйте на вимоги, які, на вашу думку, виходять за межі повноважень контролюючого органу.

Правильний алгоритм дій такий:

1. Просіть письмовий запит із конкретним переліком документів.

Це одразу дисциплінує процес.

2. Звіряйте кожну вимогу з предметом, підставою, видом та періодом перевірки.

Документ у межах предмета і періоду → готуєте копію і передаєте за описом.

Документ поза межами → письмово пояснюєте, чому не надаєте.

3. Оцінюйте ситуацію тактично.

Іноді документ формально можна не надавати, але він знімає питання, яке виникло у податківців.

Наприклад, ТТН, складські документи або пояснення щодо логіки операції можуть допомогти довести реальність постачання.

Мета не в тому, щоб виграти суперечку з інспектором.

Метою є вийти з перевірки без безпідставних донарахувань або створити сильну доказову базу для подальшого спору.

4. Не передавайте документи без фіксації.

Кожен документ передавайте за описом, листом з описом вкладення або в інший спосіб, який дозволяє підтвердити факт передачі.

5. Письмові пояснення готуйте обережно.

Пояснення можуть допомогти. Але вони можуть і нашкодити, якщо написані поспіхом або без узгодження з документами.

Тому будь-які пояснення краще надавати письмово, після перевірки формулювань і лише в межах предмета перевірки.

Якщо ви дочитали до цього місця – дякую вам за увагу. Сподіваюся, цей матеріал буде корисним під час підготовки до документальної перевірки або вже під час її проведення.

Загалом частина моїх дописів, опублікованих тут, склалася в цикл про повний шлях податкового спору. 

Зараз вже є дописи про:

запит ДПС → підстави позапланової перевірки → допуск до перевірки → надання документів під час документальної перевірки

В продовження цієї теми у наступних матеріалах можемо розібрати:

дії під час самої перевірки → роботу із запереченнями на акт → способи оскарження ППР і чи взагалі потрібно його оскаржувати.

Чи цікаво вам було б почитати на ці теми і чи продовжувати цю серію дописів? Напишіть, що ви про це думаєте у коментарях.