Зразок наказу на видачу мобільного телефону в користування директору

Для належного оформлення видачі мобільного телефону директору з метою підтвердження зв’язку витрат із господарською діяльністю та уникнення нарахування ПДФО як за додаткове благо, необхідно видати відповідний наказ.

Нижче наведено зразок такого наказу:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «АЛЬФА»
(ТОВ «АЛЬФА»)

НАКАЗ № 45-г

«12» травня 2026 р. м. Київ

Про видачу мобільного телефону та забезпечення мобільним зв’язком

З метою забезпечення оперативного керівництва діяльністю підприємства, належного виконання посадових обов’язків та підтримання постійного зв’язку з контрагентами та працівниками Товариства, —

НАКАЗУЮ:

1. Видати у користування директору ТОВ «АЛЬФА» Петренку Петру Петровичу мобільний телефон:
* Модель: iPhone 16 Pro;
* Інвентарний номер: 10400125;
* IMEI: [вказати номер];
* Комплектація: зарядний пристрій, захисний чохол.
2. Закріпити за вказаним мобільним телефоном SIM-картку оператора [назва оператора] з номером [номер телефону], що є власністю Товариства (або оформлена за корпоративним договором).
3. Директору Петренку П. П. використовувати мобільний телефон та послуги зв’язку виключно для виконання службових обов’язків у межах господарської діяльності Товариства.
4. Встановити ліміт витрат на мобільний зв’язок у розмірі [сума або «згідно з обраним тарифним планом»] на місяць.
5. Відповідальність за збереження та належну експлуатацію майна покласти на директора Петренка П. П.
6. Бухгалтерії забезпечити відображення видачі майна в обліку та здійснювати оплату рахунків за послуги мобільного зв’язку згідно з умовами корпоративного договору.
7. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор _________________ П. П. Петренко

Рекомендації щодо оформлення та обліку:

Господарська мета: У наказі обов'язково має бути зазначено, що телефон видається виключно для службових цілей. Це є критично важливим для того, щоб витрати на зв'язок не розцінювалися як «додаткове благо» працівника згідно з нормами законодавства.
Матеріальна відповідальність: Оскільки директор є посадовою особою, передачу телефону варто зафіксувати Актом приймання-передачі, де вказано технічний стан пристрою. Також з ним може бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність, якщо це передбачено переліком посад.
Документальне підтвердження: Для підтвердження витрат у бухгалтерському обліку необхідно мати:
Договір з оператором мобільного зв'язку.
Рахунки від оператора (деталізовані звіти надаються за потреби для підтвердження виробничого характеру дзвінків).
Бухгалтерський облік: Якщо вартість телефону перевищує 20 000 грн (або інший поріг, встановлений обліковою політикою підприємства для основних засобів), він обліковується як основний засіб. Якщо вартість нижча за встановлений поріг — як малоцінний необоротний матеріальний актив (МНМА).

Щодо обліку основних засобів читайте наступні матеріали:

• Основні засоби, МНМА чи МШП: де проходить межа?
• Балансова вартість основного засобу це первісна чи залишкова?
• Щодо застосування строків амортизації основних засобів для податкових коригувань
• Амортизація основних засобів