ФОП видав платіжну картку представнику: підводне каміння

Представник ≠ найманий працівник. Податківці навряд чи визнають представника найманим працівником лише на тій підставі, що він користується корпоративною карткою ФОП. Для такого кроку у них мають бути вагоміші підстави. Наприклад, якщо представник: 1) систематично виконує роботу для ФОП; 2) дотримується режиму робочого часу (підпорядковується внутрішньому трудовому розпорядку ФОП); 3) щомісяця отримує оплату в чітко встановлені строки без прив’язки до обсягів наданих послуг (тут також потрібно враховувати формулювання договору та актів — у жодному разі не називайте оплату таких послуг зарплатою).

У цьому ключі нагадаємо, що виходячи зі ст. 1000 ЦКУ представник має право вчиняти лише певні юридичні дії від імені ФОП, однак не зобов’язаний підпорядковуватися трудовому розпорядку. Плату за свої послуги він отримує згідно з договором доручення (на підставі акта, після виконання конкретного доручення або в іншому порядку — ст. 1002 ЦКУ). Тобто це не є зарплатою, яка виплачується регулярно, в одні й ті самі строки.

Тому перейматися тим, що податківці визнають такі відносини трудовими, вважаємо, не слід — але при дотриманні згаданих застережень. Так, зокрема, радимо оплату послуг поручителя здійснювати в різні строки, оформляючи їх кожного разу актом. В останньому при цьому потрібно вказувати перелік виконаних дій і суму винагороди.

Майте на увазі: на практиці податківці перекваліфіковують ЦП-договори у трудові без рішення суду. Суди з цим, як правило, не сперечаються. Однак зауважимо: на думку деяких авторитетних суддів, такий підхід є неправильним.

Можна чи не можна… видати картку НЕпрацівнику. Найбільше сумнівів тут не в тому, чи визнають представника найманим працівником, а в тому, чи можна видати таку картку НЕпрацівнику?

На жаль, прямої відповіді на це запитання нормативка не містить. Тому звернемося до роз’яснень компетентних органів. Колись на це запитання відповідав НБУ, щоправда, відповідь була адресована ЮО (лист від 16.09.2013 р. № 11-112/13017). Отже, НБУ, погоджуючись з Мінфіном, визнав, що ЮО має право видати гроші під звіт (а корпоративна картка — це і є кошти, видані під звіт) НЕпрацівнику. Цей висновок, до речі, непрямо підтверджується п. 2.12 Положення № 637*, в якому зазначено, що ФО — довірені особи ЮО, які отримали готівку, знявши її з корпоративної платіжної картки, зобов’язані відзвітувати перед ЮО, подавши до бухгалтерії звіт про використання коштів. А це означає, що довірені особи (НЕпрацівники) мають право використовувати гроші з корпоративної картки ЮО.

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

А що ж з ФОП? На нашу думку, він має повне право діяти так само, як і ЮО: видати корпоративну картку представнику (який діє на підставі довіреності). Адже це не заборонено ані ПКУ, ані іншим нормативно-правовим актом. А у ст. 51 ЦКУ йдеться про те, що до підприємницької діяльності ФОП застосовуються ті самі норми, що й до діяльності ЮО, якщо інше не встановлене законом або не випливає із суті відносин.

Крім того, непряме підтвердження того, що ФОП може видавати корпоративну картку НЕпрацівнику, можна знайти у  п.п. 170.9.1 ПКУ. Тут ідеться про те, як податковий агент (а ним може бути і ФОП — п.п. 14.1.180 цього Кодексу) повинен діяти, якщо у нього припиняються «трудові або цивільно-правові відносини» з особою, яка отримала гроші під звіт. Отже, у  п.п. 170.9.1 ПКУ за умовчанням мається на увазі, що видати гроші під звіт можна не лише працівнику (трудові відносини), а й представнику (цивільно-правові відносини).

Ну й до того ж у законодавстві немає жодних штрафів (обмежень) для представників, які використовують гроші з картки довірителя, або для ФОП, які надають свою підприємницьку картку третім особам. Навіть навпаки, у  ст. 1000 ЦКУ прямо зазначено, що довірена особа діє від імені та за рахунок довірителя. Таким чином, видати корпоративну картку представникові ФОП може.

Порада № 1: вкажіть у довіреності ті дії представника, які можуть потребувати грошових витрат. Наприклад, зустрічі з партнерами, укладення договорів (представницькі, транспортні витрати тощо).

Порада № 2: видайте наказ (у довільній формі з підписом ФОП) про те, що представнику дозволяється використовувати кошти з корпоративної картки ФОП у межах здійснення цивільно-правових дій, передбачених договором доручення (довіреністю).

Отже, картку ми видали. Що далі?

Не забути відзвітувати про витрачене. Якщо представник не використовував гроші з картки, жодних додаткових зобов’язань ні у нього, ні у ФОП не виникає. Виникнуть вони лише тоді, коли він витратить гроші**: у цьому випадку представнику доведеться подати ФОП звіт про використані кошти (форму звіту знайдете в  наказі № 841***).

** Раптом станеться так, що представник витратить гроші з картки на особисті потреби, вам допоможе стаття «Куй залізо.., або «Касові» нюанси» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 42).

*** Наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і Порядку його складання» від 28.09.2015 р. № 841.

Строк подання такого звіту — до закінчення 5 банківського дня, наступного за днем, в якому представник витратив гроші з картки ( п.п. 170.9.2 ПКУ). Такий самий строк передбачений і для розрахунків у безготівковій формі. За наявності надміру витрачених коштів їх потрібно повернути ФОП до або під час подання звіту.

Документи, які подаються разом із звітом: документи, що підтверджують витрати (чеки, квитанції тощо), а також документи про зняття готівки з картки (чек банкомату, сліп, квитанція торговельного термінала тощо).

На що не можна витрачати гроші з картки. Гроші з корпоративної картки ФОП не можна витрачати на: зарплату, інші виплати соціального характеру, розрахунки за ЗЕД-договорами (контрактами) та іноземні інвестиції ( п. 8.3 Інструкції № 492****). Однак, що більш важливо, якщо представник вирішить зняти гроші з рахунка та розрахуватися готівкою, йому доведеться враховувати «готівкові» обмеження, встановлені постановою Правління НБУ від 06.06.2013 р. № 210 (10 тис. грн./день з підприємствами / іншими ФОП і 150 тис. грн./день з ФО).

**** Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

v.miroshnichenko@buhgalter911.com