У відрядження з карткою: важливі моменти

Рішення про відрядження прийнято? Упевнені, за наказом і кошторисом діло не стане! Наступне питання, яке потрібно вирішити: як виплачувати аванс — готівкою з каси чи у безготівковій формі шляхом перерахування на платіжну картку? Ми — за другий варіант! Ви з нами? Тоді роботодавцю необхідно або забезпечити працівників, що часто відряджаються, корпоративними платіжними електронними засобами (далі — корпоративна картка), або використовувати особисті платіжні електронні кошти (далі — особиста картка) працівників, наприклад, зарплатні особисті картки, якщо на підприємстві впроваджено зарплатний проект.

Дата видачі авансу

Відряджаючи працівника, роботодавець зобов’язаний забезпечити його авансом для здійснення у відрядженні поточних витрат. У який момент грошові кошти вважатимуться виданими під звіт працівнику? Якщо використовується:

— особиста картка — це буде дата зарахування грошових коштів на відрядження на особовий рахунок працівника. Як правило, вона збігається з датою списання коштів з поточного рахунка роботодавця;

Документ, що підтверджує видачу авансу, — платіжне доручення про перерахування грошових коштів на особисту картку працівника.

— корпоративна картка — дата списання грошових коштів із застосуванням корпоративної картки з рахунка підприємства (підприємця). Але якщо працівник активно користуватиметься такою карткою у відрядженні, як же бути з правилом: не видавай новий аванс, доки не отримав звіт за попередній?! Адже у цьому разі працівник, по суті, отримує кілька авансів! Цілком правильно. Але усі ці аванси видані на одне відрядження, строк подання звіту за яке ще не настав. Тож і хвилюватися немає чого.

Зверніть увагу: на практиці при знятті готівки у банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі дати проведення операції та списання коштів з картрахунка підприємства (підприємця) можуть не збігатися. Яку з дат прийняти за дату авансу? Вважаємо, що дату списання коштів з картрахунка підприємства (підприємця).

Витрати у відрядженні

Добові. Добові — це витрати на харчування та фінансування особистих потреб фізичної особи, які, у свою чергу, можуть бути найрізноманітнішими, включаючи, наприклад, купівлю сигарет, лікарських препаратів тощо.

Якщо таку купівлю здійснено з особистої картки відрядженого працівника, то запитань немає. Але як бути у разі оплати з корпоративної картки? Чи можна включити такі витрати до добових?

Вважаємо, що можна, але краще в такі ситуації не потрапляти. А все тому, що контролюючі органи можуть наполягати на тому, що це фінансування особистих потреб працівників, яке не має ніякого відношення до сум добових. Чим це погано? Вартість таких невідрядних витрачань добре «підковані» контролери можуть спробувати перетворити на оподатковуваний дохід працівника.

Щоб уникнути таких «перетворень», попередьте працівника з корпоративною карткою, щоб він спочатку зняв суму добових готівкою через банкомат, а вже потім витрачав її на власний розсуд. У крайньому разі за безготівковим розрахунком можна оплатити ті витрати, які відповідають поняттю «добові» (наприклад, витрати на харчування).

Комісія за зняття готівки. З корпоративною карткою усе просто — такі витрати є витратами роботодавця. Тож їх суми в авансовому звіті працівника фігурувати не можуть. А ось працівникам, які отримали аванс на особисту картку, пощастило менше: комісія за зняття готівки зменшить залишок їх особистих коштів на картці. А якщо роботодавець вирішить компенсувати ці витрати? Тоді їх сума, збільшена на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт, увійде до бази обкладення ПДФО та військовим збором.

Оплата житла. Часто на практиці виникає запитання: чи можна з однієї корпоративної картки оплатити проживання кількох осіб, які разом перебувають у відрядженні? Відповіді на нього в нормативних документах ви не знайдете. Лише Мінфін у листі від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 пролив світло на цю ситуацію. Фахівці Міністерства вважають таку ситуацію цілком прийнятною. Проте працівник, який оплатив вартість проживання колег за рахунок коштів, виданих йому під звіт, зобов’язаний додати до свого авансового звіту оригінали квитанцій (рахунків) готелів, у яких має бути зазначено прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату.

Крім того, такі документи повинні містити таку обов’язкову інформацію:

— строки проживання в готелі зазначених осіб (тобто кількість діб);

— вартість номерів, у яких мешкали такі особи;

— види витрат, включених до квитанцій (рахунків).

Доданий документ на загальну суму без перелічених вище реквізитів не може бути прийнятий до зарахування.

Строки подання звіту

Про що працівники, повернувшись з відрядження, часто забувають, примушуючи неабияк понервувати бухгалтерію? Правильно, вчасно подати авансовий звіт за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 28.09.2015 р. № 841. У які строки його потрібно подати? У загальному випадку — протягом 5 банківських днів, що настають за днем завершення відрядження ( п.п. 170.9.2 ПКУ).

Але для операцій із застосуванням корпоративних карток ПКУ встановлено спеціальні строки подання звітності:

— якщо працівник знімав готівку, він подає авансовий звіт до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ);

— якщо працівник розраховувався у відрядженні у безготівковій формі — не пізніше 10-го банківського дня після завершення відрядження ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). За наявності поважних причин (розбіжностей у звітних документах) за рішенням керівника строк здавання звіту продовжують до 20 днів.

Власникам же особистих карток спеціальні строки не встановлено, а отже, в їх випадку логічно застосовувати загальний 5-денний строк подання авансового звіту. Проте у податківців своя думка із цього приводу.

Податківці вважають, що у разі зняття готівки з використанням особистої картки відзвітувати слід протягом 3 днів, як і в разі використання корпоративної картки (див. лист ДПС від 06.12.2012 р. № 2292/6/23-50.0214). Але якщо продовжити їх думку, то звітувати за безготівковими розрахунками з використанням особистої картки також необхідно у строк до 10 (20) днів.

На наш погляд, ця точка зору не відповідає вимогам ПКУ. Водночас, якщо ви не готові сперечатися з податківцями, радимо врахувати їх думку.

Зазначаємо в авансовому звіті отриману суму

Працівники, які у відрядження поїхали з корпоративною карткою, звітують щодо коштів, списаних з поточного рахунка підприємства за допомогою такої корпоративної картки. Щодо невитрачених коштів, які залишилися на корпоративній картці, працівник звітувати не зобов’язаний.

А от працівникам, які отримали аванс на відрядження на особисту картку, звітувати доведеться за всю суму авансу.

Аванс, перерахований на особисту картку, вважається виданим під звіт, незалежно від того, чи використав його працівник.

Важливо! За наявності надміру витрачених коштів їх суму платник податків повертає в касу або ж вона зараховується на банківський рахунок підприємства до чи під час подання авансового звіту.

Підраховуємо витрати, додаємо документи

До авансового звіту працівник, який отримав аванс на корпоративну картку або особисту картку, має додати:

— розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ, рахунок готелю, багажну квитанцію, страховий поліс тощо), що підтверджують факт продажу товарів, надання послуг;

— документи, що підтверджують зняття готівки або факт безготівкового розрахунку за допомогою платіжної картки (квитанцію (сліп) платіжного термінала, чек банкомату ( п. 2.12 Положення № 637*)).

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Крім того, банк надає підприємству виписки за поточним рахунком, операції за яким здійснюються з використанням корпоративної картки.

Підтвердні документи повинні містити обов’язкові реквізити (п. 7 розд. VII Положення № 705**):

** Положення про порядок емісії електронних платіжних коштів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705.

— дату, час та вид операції;

— суму та валюту операції;

— суму комісії;

— реквізити платіжної картки;

— ідентифікатор платіжного пристрою;

— код авторизації операції.

А як діяти, якщо з якихось причин працівник не зняв готівку в банкоматі, а скористався власними готівковими коштами? Тоді документів, що підтверджують зняття готівки, може не бути.

У цьому разі достатньо оригіналів розрахункових документів, що підтверджують факт оплати наданих йому послуг, тобто немає підстави для невизнання таких витрат.

Рахуємо «Разом»

Рідко коли витрати у відрядженні копійка в копійку збігаються із сумою виданого авансу. Як правило, хтось комусь залишається винен.

Якщо витрати на відрядження за авансовим звітом менше виданого авансу, працівник має повернути залишок коштів до або під час затвердження авансового звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ).

Не повернені вчасно надміру витрачені кошти будуть для порушника додатковим благом і потраплять до його оподатковуваного доходу. Розрахунок ПДФО з такої суми здійснюють в авансовому звіті. А от для військового збору там місця не знайшлося.

А якщо витрати на відрядження більші, ніж отриманий аванс? Тоді підприємство зобов’язане погасити заборгованість перед працівником. Яким чином?

Готівкою через касу підприємства або у безготівковій формі, перерахувавши кошти на його особисту картку.

А от напряму з корпоративної картки таку заборгованість гасити не можна. Зняті таким чином кошти вважатимуться виданими під звіт ( п. 2.12 Положення № 637).

Бухгалтерський облік

Для операцій за корпоративною карткою відкривають окремий додатковий поточний рахунок у банку або використовують наявний поточний, розширюючи його можливості.

Але, як правило, на практиці вважатимуть за краще мати додатковий поточний рахунок для операцій з корпоративною карткою, на який перераховуватимуться певні суми коштів, спеціально виділених держателю корпоративної картки на госппотреби або відрядження.

Очевидно, що за такого підходу грошові кошти, перераховані на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, логічно обліковувати на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті». Саме з цих положень і виходитимемо, ілюструючи порядок відображення операцій із застосуванням платіжних карток на прикладі.

Приклад. Згідно з наказом про відрядження від 30.06.2016 р. начальник відділу збуту перебував у відрядженні з 04 по 08 липня 2016 року. На поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративної картки, 01.07.2016 р. було перераховано суму 5000,00 грн. Цього ж дня працівнику видано корпоративну картку.

Грошові кошти в сумі 1500,00 грн. знято працівником готівкою у банкоматі 01.07.2016 р. зі сплатою комісії у розмірі 15,00 грн. Крім того, із застосуванням корпоративної картки через платіжний термінал 05.07.2016 р. було оплачено вартість проживання у готелі в розмірі 3150,00 грн.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт, який було затверджено 12.07.2016 р. у сумі 4350,00 грн., у тому числі ПДВ — 588,33 грн.

Бухгалтерський облік операцій з використанням корпоративної картки розглянемо в таблиці: