В командировку с карточкой: важные моменты

Решение о командировке принято? Уверены, за приказом и сметой дело не станет! Следующий вопрос, который нужно решить: как выплачивать аванс — наличными из кассы или в безналичной форме путем перечисления на платежную карточку? Мы за второй вариант! Вы с нами? Тогда работодателю необходимо либо обеспечить часто командируемых работников корпоративными платежными электронными средствами (далее — корпоративная карточка), либо использовать личные платежные электронные средства (далее — личная карточка) работников, например, зарплатные личные карточки, если на предприятии внедрен зарплатный проект.

Дата выдачи аванса

Отправляя работника в командировку, работодатель обязан обеспечить его авансом для осуществления там текущих расходов. В какой момент денежные средства будут считаться выданными под отчет работнику? Если используется:

— личная карточка — это будет дата зачисления денежных средств на командировку на личный счет работника. Как правило, она совпадает с датой списания средств с текущего счета работодателя;

Документ, подтверждающий выдачу аванса, — платежное поручение о перечислении денежных средств на личную карточку работника.

— корпоративная карточка — дата списания денежных средств с применением корпоративной карточки со счета предприятия (предпринимателя). Но если работник будет активно пользоваться такой карточкой в командировке, как же быть с правилом: не выдавай новый аванс, пока не получил отчет по предыдущему?! Ведь в этом случае работник, по сути, получает несколько авансов! Совершенно верно. Но все эти авансы выданы на одну командировку, срок подачи отчета по которой еще не наступил. А значит, волноваться нечего.

Заметьте: на практике при снятии наличности в банкомате или оплате расходов в безналичной форме даты проведения операции и списания средств с картсчета предприятия (предпринимателя) могут не совпадать. Какую из дат принять за дату аванса? Считаем, что дату списания средств с картсчета предприятия (предпринимателя).

Расходы в командировке

Суточные. Суточные — это расходы на питание и финансирование личных потребностей физического лица, которые, в свою очередь, могут быть самыми разными, включая, например, покупку сигарет, лекарственных препаратов и т. д.

Если такая покупка осуществлена с личной карточки командированного работника, то вопросов нет. Но как быть в случае оплаты с корпоративной карточки? Можно ли включить такие расходы в суточные?

Считаем, что можно, но лучше в такие ситуации не попадать. А все потому, что контролирующие органы могут настаивать на том, что это финансирование личных нужд работников, которое не имеет никакого отношения к суммам суточных. Чем это плохо? Стоимость таких некомандировочных трат хорошо «подкованные» контролеры могут попытаться превратить в налогооблагаемый доход работника.

Чтобы избежать таких «превращений», предупредите работника с корпоративной карточкой, чтобы он вначале снял сумму суточных наличными через банкомат, а уже потом тратил ее на свое усмотрение. В крайнем случае по безналу можно оплатить те расходы, которые соответствуют понятию «суточные» (например, расходы на питание).

Комиссия за снятие наличности. С корпоративной карточкой все просто — такие расходы являются расходами работодателя. И их суммы в авансовом отчете работника фигурировать не могут. А вот работникам, получившим аванс на личную карточку, не так повезло: комиссия за снятие наличности уменьшит остаток их личных средств на карточке. А если работодатель решит компенсировать эти расходы? Тогда их сумма, увеличенная на «натуральный» НДФЛ-коэффициент, войдет в базу обложения НДФЛ и военным сбором.

Оплата жилья. Часто на практике возникает вопрос: можно ли с одной корпоративной карточки оплатить проживание за нескольких лиц, пребывающих совместно в командировке? Ответ на него в нормативных документах отсутствует. И только Минфин в письме от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 пролил свет на эту ситуацию. Специалисты Министерства считают такую ситуацию вполне допустимой. Однако работник, оплативший стоимость проживания коллег за счет средств, выданных ему под отчет, обязан приложить к своему авансовому отчету оригиналы квитанций (счетов) гостиниц, в которых должны быть указаны фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата.

Кроме того, такие документы должны содержать следующую обязательную информацию:

— сроки проживания в гостинице указанных лиц (т. е. количество суток);

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенных в квитанции (счета).

Приложенный документ на общую сумму без перечисленных выше реквизитов не может быть принят к зачету.

Сроки предоставления отчета

О чем часто забывают работники, вернувшись из командировки, заставляя изрядно понервничать бухгалтерию? Верно, о сроках подачи авансового отчета по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 28.09.2015 г. № 841. В какие сроки его нужно подать? В общем случае в течение 5 банковских дней, следующих за днем окончания командировки ( п.п. 170.9.2 НКУ).

Но для операций с применением корпоративных карточек НКУ установлены специальные сроки подачи отчетности:

— если работник снимал наличные, он подает авансовый отчет до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ);

— если работник рассчитывался в командировке в безналичной форме — не позднее 10-го банковского дня после завершения командировки ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ). При наличии уважительных причин (расхождений в отчетных документах) по решению руководителя срок сдачи отчета продляют до 20 дней.

Владельцам же личных карточек специальные сроки не установлены, а значит, в их случае логично применять общий 5-дневный срок предоставления авансового отчета. Однако у налоговиков свое мнение на этот счет.

Налоговики считают, что при снятии наличных с использованием личной карточки отчитаться следует в течение 3 дней, как и при использовании корпоративной карточки (см. письмо ГНС от 06.12.2012 г. № 2292/6/23-50.0214). Но если продолжить их мысль, то отчитываться по безналичным расчетам с использованием личной карточки также необходимо в срок до 10 (20) дней.

На наш взгляд, данная точка зрения не соответствует требованиям НКУ. Вместе с тем, если вы не готовы спорить с налоговиками, советуем учесть их мнение.

Указываем в авансовом отчете полученную сумму

Работники, которые в командировку уехали с корпоративной карточкой, отчитываются по средствам, списанным с текущего счета предприятия с помощью такой корпоративной карточки. По неизрасходованным средствам, которые остались на корпоративной карточке, работник отчитываться не должен.

А вот работникам, получившим аванс на командировку на личную карточку, отчитываться придется по всей сумме аванса.

Аванс, перечисленный на личную карточку, считается выданным под отчет, независимо от того, был он использован работником или нет.

Важно! При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет предприятия до или во время представления авансового отчета.

Подсчитываем расходы, прилагаем документы

К авансовому отчету работник, получивший аванс на корпоративную карточку или личную карточку, должен приложить:

— расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ, счет гостиницы, багажную квитанцию, страховой полис и т. п.), подтверждающие факт продажи товаров, предоставления услуг;

— документы, подтверждающие снятие наличных или факт безналичного расчета с помощью платежной карточки (квитанцию (слип) платежного терминала, чек банкомата ( п. 2.12 Положения № 637*)).

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Кроме того, банк предоставляет предприятию выписки по текущему счету, операции по которому осуществляются с использованием корпоративной карточки.

Подтверждающие документы должны содержать обязательные реквизиты ( п. 7 разд. VII Положения № 705**):

** Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.

— дату, время и вид операции;

— сумму и валюту операции;

— сумму комиссии;

— реквизиты платежной карточки;

— идентификатор платежного устройства;

— код авторизации операции.

А как быть, если по каким-то причинам работник не снял наличные в банкомате, а воспользовался собственными наличными денежными средствами? Тогда документы, подтверждающие снятие наличных, могут отсутствовать.

В этом случае достаточно оригиналов расчетных документов, подтверждающих факт оплаты предоставленных ему услуг, т. е. нет основания для непризнания таких расходов.

Считаем «Итого»

Редко когда расходы по командировке копейка в копейку совпадают с суммой выданного аванса. Как правило, кто-то кому-то остается должен.

Если расходы на командировку по авансовому отчету меньше выданного аванса, работник должен вернуть остаток средств до или во время утверждения авансового отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ).

Не возвращенные вовремя излишне израсходованные средства будут для нарушителя допблагом и попадут в его налогооблагаемый доход. Расчет НДФЛ с такой суммы производят в авансовом отчете. А вот для военного сбора там места не нашлось.

А если расходы на командировку больше полученного аванса? Тогда предприятие обязано погасить задолженность перед работником. Каким образом?

Наличными деньгами через кассу предприятия либо в безналичной форме, перечислив средства на его личную карточку.

А вот напрямую с корпоративной карточки такую задолженность гасить нельзя. Снятые таким образом средства будут считаться выданными под отчет ( п. 2.12 Положения № 637).

Бухгалтерский учет

Для операций по корпоративной карточке открывают отдельный дополнительный текущий счет в банке либо используют имеющийся текущий, расширяя его возможности.

Но, как правило, на практике предпочтут иметь дополнительный текущий счет для операций с корпоративной карточкой, на который будут перечисляться определенные суммы средств, специально выделенных держателю корпоративной карточки на хознужды или командировку.

Очевидно, что при таком подходе денежные средства, перечисленные на текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, логично учитывать на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте». Именно из этих положений и будем исходить, иллюстрируя порядок отражения операций с применением платежных карточек на примере.

Пример. Согласно приказу о командировке от 30.06.2016 г. начальник отдела сбыта находился в командировке с 04 по 08 июля 2016 года. На текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративной карточки, 01.07.2016 г. была перечислена сумма 5000,00 грн. В этот же день работнику выдана корпоративная карточка.

Денежные средства в сумме 1500,00 грн. сняты работником наличными в банкомате 01.07.2016 г. с уплатой комиссии в размере 15,00 грн. Кроме того, с применением корпоративной карточки через платежный терминал 05.07.2016 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 3150,00 грн.

По возвращении из командировки работником составлен Отчет, который был утвержден 12.07.2016 г. в сумме 4350,00 грн., в том числе НДС — 588,33 грн.

Бухгалтерский учет операций с использованием корпоративной карточки рассмотрим в таблице: