Новорічні подарунки дітям: як обліковувати диво

Театр починається з вішалки, а будь-який «рух» на підприємстві — з документа . Не порушуватимемо цю традицію. Давайте подивимося, як документально оформити видачу дитячих новорічних подарунків, щоб, як кажуть, комар (тобто контролер) носа не підточив.

Документик до документика

Рішення виступити в ролі дарувальника чудес роботодавцю необхідно закріпити документально. Почати слід з наказу (розпорядження) про видачу дитячих подарунків до свята.

Важливо! У ньому чітко зафіксуйте, хто буде їх одержувачем: працівник підприємства — батько (дідусь/бабуся) дитини чи безпосередньо сама дитина. Від цього залежатиме «наповнення» інших «подарункових документів». Так, якщо в наказі (розпорядженні) буде зазначено, наприклад:

— «вручити працівникам, які мають дітей, подарунки до дня святого Миколая (Нового року, Різдва)», то саме працівники будуть одержувачами подарункового доходу;

— «вручити дітям працівників підприємства подарунки до дня святого Миколая (Нового року, Різдва)», то одержувачі — діти.

Забігаючи наперед, скажемо, що варіант з одержувачами-батьками, на наш погляд, виглядає значно привабливішим. Чому? За такого розвитку подій не потрібно буде збирати у батьків податкові (ідентифікаційні) номери їх дітей. Адже хто дохід отримує, той і має бути зазначений у ф. № 1ДФ.

Також у наказі (розпорядженні) зазначте граничний вік дитини, на яку (якій) видаватиметься подарунок.

Рекомендуємо не перевищувати межу в 18 років. Адже саме до цього віку фізособа має правовий статус дитини ( ст. 6 Сімейного кодексу України).

Наказ (розпорядження) готовий?

Час підрахувати кількість дітей, скласти й затвердити у роботодавця кошторис на закупівлю подарунків, закупити їх та видати одержувачам під підпис у відомості видачі подарунків (складаєте у довільній формі). Не зайве буде скласти акт на списання дитячих подарунків.

Чи потрібні підприємству копії свідоцтв про народження дітей? Вважаємо, що так, якщо одержувачами дитячих подарунків будуть батьки дітей. Це важливо для цілей справляння ЄСВ (див. далі).

Ось так непомітно ми підійшли до оподаткування дитячих подарунків .

Оподаткування дитячих подарунків

ПДФО. Ви маєте право не включати до оподатковуваного доходу одержувача негрошові подарунки, вартість яких сумарно за місяць не перевищує 50 % мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного податкового року (у 2016 році — 689 грн.). Це прямо прописано в п.п. 165.1.39 ПКУ.

А якщо вартість негрошового подарунка або загальна вартість кількох подарунків, отриманих платником податку у звітному місяці, перевищить неоподатковувану межу?

Наприклад, працівник отримує 5 подарунків загальною вартістю 750 грн. на п’ятьох своїх дітей. Тоді суму перевищення доведеться обкласти ПДФО (див. п.п. 164.2.17 ПКУ) . Причому до бази оподаткування оподатковуваний подарунок (його частина) повинен потрапити збільшеним на «натуральний» коефіцієнт.

При ставці ПДФО 18 % його величина дорівнює 1,219512.

Вартість не оподатковуваних відповідно до п.п. 165.1.39 ПКУ негрошових подарунків (їх частину) відбивайте в розділі I ф. № 1ДФ з реєстраційним номером одержувача та ознакою доходу «160».Оподатковувану частину вартості подарунка зазначайте з ознакою доходу «126» як дохід у вигляді додаткового блага.

Військовий збір. До бази оподаткування військовим збором має потрапити тільки оподатковувана ПДФО частина вартості подарунка. У якій сумі?

На думку податківців, у цьому випадку військовий збір слід обчислювати від «чистої» вартості негрошової виплати (її частини), тобто без урахування ПДФО/військзбір-коефіцієнтів та незалежно від того, в якій сумі цей дохід нараховано у бухобліку (див., зокрема, листи ДФСУ від 20.11.2015 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 та від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а також консультацію в категорії 103.25 ЗІР)*.

* Детально про це ви могли прочитати в попередньому номері журналу — стаття «Негрошовий дохід, ПДФО та військовий збір: думка ДФСУ».

Якщо ви готові дотримуватися роз’яснень податківців, рекомендуємо отримати письмову індивідуальну податкову консультацію з цього питання**.

** Для вас буде цікавою стаття «Індивідуальна податкова консультація: «слали і слатимуть»?» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 37).

Якщо ж у вас на руках консультації податківців немає, більш безпечно і, на наш погляд, більш правильно утримувати військовий збір із суми, нарахованої у бухобліку як дохід працівника.

Тобто з вартості негрошового доходу, збільшеної на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт, але без застосування «натурального» військзбір-коефіцієнта.

З неоподатковуваних ПДФО подарунків (їх частини) військовий збір утримувати не потрібно .

Що стосується ф. № 1ДФ — маємо ще одну, вже давню, «непонятку» .

На думку ДФСУ, у розділі II ф. № 1ДФ слід відображати як оподатковувану, так і не оподатковувану військовим збором частину вартості подарунка (див. роз’яснення в категорії 103.25 ЗІР).

Але «одна голова добре, а дві краще».

Відомі випадки, коли на місцях податківці роз’яснюють інакше, дотримуючись старого підходу. Вони наполягають на тому, що у рядку «Військовий збір» ф. № 1ДФ слід показувати тільки ті доходи, з яких утримувався військовий збір.

Власне, навіщо далеко ходити. Такий висновок знаходимо у свіжому листі ГУ ДФС у м. Києві від 10.11.2016 р. № 7431/П/26-15-13-02-15.

Враховуючи неоднозначність думок у лавах податківців, рекомендуємо вам і з цього приводу так само отримати письмову індивідуальну податкову консультацію.

ЄСВ. Якщо одержувачі подарунків — діти працівників (а не працівники підприємства), то на подарунковий дохід ЄСВ нараховувати не потрібно.

Адже в цьому випадку подарунки надають особам, які не перебувають з підприємством у трудових відносинах.

А якщо одержувачі подарунків — мами/тати, тобто працівники підприємства?

Тобі дивимося п. 8 розд. II Переліку видів виплат, на які не нараховується ЄСВ, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

Він виводить з бази нарахування ЄСВ вартість подарунків до свят для дітей працівників .

Але ви вже знаєте, що дитячий вік законодавство обмежує 18 роками. Що з цього випливає? Якщо працівник отримає подарунок на свою дитину, якій уже виповнилося 18 років, то його вартість перетвориться для такого працівника на зарплату. А отже, доведеться сплатити ЄСВ.

Саме тому ми рекомендуємо мати під рукою свідоцтва про народження дітей.

З оподаткуванням дитячих подарунків розібралися. Далі давайте подивимося, як подарунки на дітей, які роботодавець надає своїм працівникам***, слід відобразити в обліку.

*** Варіант видачі подарунків безпосередньо дітям працівників рідко застосовують на практиці, тому надалі ми його не розглядатимемо.

Податковий та бухгалтерський облік

ПДВ. На сьогоднішній момент алгоритм дій такий.

За наявності податкової накладної постачальника, зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних, суми «вхідного» ПДВ щодо подарунків сміливо відправляйте до податкового кредиту ( пп. 198.3 і 198.6 ПКУ).

Передаючи ж подарунок, слід нарахувати податкові зобов’язання — виходячи з ціни придбання ( п. 188.1 ПКУ). Для цього потрібно виписати дві податкові накладні.

Першу — з нульовими вартісними показниками та номенклатурою подарунків, що роздаються. Складаємо як на неплатника ( п. 12 Порядку № 1307****).

**** Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307.

Про що у верхньому лівому кутку робиться відповідна відмітка «Х» із зазначенням типу причини «02».

Другу — на вартість придбання. Тип причини тут уже буде «15». До полів, призначених для відображення інформації про покупця, продавець уносить свої дані ( п. 15 Порядку № 1307). А от у графі 2 табличної частини податкової накладної додатково до найменування товару робимо відмітку «Перевищення ціни придбання над фактичною ціною постачання товарів/послуг, указаних в податковій накладній № ______». При цьому тут зазначають порядковий номер податкової накладної, складеної на суму постачання товарів, визначену виходячи з фактичної (у цьому разі — нульової) вартості ( п. 16 Порядку № 1307).

Такі накладні реєструємо в єдиному реєстрі податкових накладних.

По-хорошому, в цьому випадку «світять» ще одні податкові зобов’язання з ПДВ — «компенсаційні» за п.п. «г» п. 198.5 ПКУ. Адже подарунки, що роздаються, використовуються в негосподарській діяльності.

Проте податківці вже протягом тривалого часу стабільно твердять: якщо нарахували податкові зобов’язання за п. 188.1 ПКУ, то відображати ще одні за п. 198.5 цього Кодексу не потрібно (див. листи ДФСУ від 11.08.2016 р. № 17515/6/99-99-15-03-02-15, від 05.09.2016 р. № 19171/6/99-99-15-03-02-15, від 13.09.2016 р. № 19830/6/99-95-42-01-15 та від 23.11.2016 р. № 25307/6/99-99-13-02-03-15). Чудово .

Звичайно, буде спокійніше, якщо подібне «ліберальне» твердження буде адресоване саме вам і в письмовому вигляді.

Податок на прибуток. На вартість подарунків, що потрапила до бухгалтерських витрат, сміливо зменшуйте свій оподатковуваний прибуток. Підстава — п.п. 134.1.1 ПКУ. Тобто турбуватися про будь-який зв’язок ваших «подарункових» витрат з господарською діяльністю в цьому випадку нема потреби. Причому ні мало-, ні високодохідникам. До того ж у останніх не виникає ніяких «податкових» різниць.

У бухгалтерському обліку дитячі подарунки показуйте за субрахунком 209 «Інші матеріали». Витрати на їх купівлю включайте до інших операційних витрат (субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності»).

Розглянемо операції з придбання та видачі подарунків у таблиці. Припустимо, що «подарунковий» дохід працівників не перевищив неоподатковувану межу (ПДФО, військовий збір не утримувався, ЄСВ не нараховувався).

Новорічні подарунки дітям: відображаємо в обліку