Як підприємцю-загальносистемнику «обвитратити» відрядження працівника

Оформляємо відрядження

Яку ж поїздку вважати відрядженням? Ту, в яку працівник направляється за розпорядженням підприємця на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем своєї постійної роботи за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю підприємця (далі — ФОП).

Чим підтвердити такий зв’язок? Для цього підійдуть:

— запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю ФОП;

— укладений договір чи контракт;

— інші документи, які встановлюють або посвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що підтверджують участь особи, направленої у відрядження, у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, яка збігається з діяльністю ФОП, що відрядив працівника.

Важливо! Трудові відносини між підприємцем і відрядженим працівником регулює КЗпП. Відповіді на «податково-відряджувальні» запитання слід шукати у ПКУ. Решту моментів щодо відряджень краще врегулювати в окремому документі — Положенні про відрядження. Його підприємцю доведеться скласти самостійно з урахуванням своєї специфіки роботи. А за основу можна узяти «бюджетну» Інструкцію № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Положення про відрядження підготували? Ознайомте з ним працівників під підпис, а ми йдемо далі. Працівника у відрядження направляють наказом (розпорядженням) про направлення у відрядження. Що в ньому вказати? Прізвище та ініціали особи, яка відряджається, її професію (посаду), місце призначення (країну, місто, підприємство (підприємця), куди відряджається працівник), строк і цілі відрядження.

Не забудьте надати копію наказу про відрядження працівнику, щоб з нього в готелі не утримали турзбір.

З наказом (розпорядженням) ознайомте працівника під підпис.

Зверніть увагу: за необхідності (наприклад, у разі відрядження за кордон) підприємець може оформити додатковий документ, який стосується відрядження, — завдання на відрядження, а від працівника вимагати надати звіт про виконану у відрядженні роботу.

Аванс на відрядження

Перед відрядженням видайте працівнику аванс для здійснення поточних витрат у відрядженні. Його сума складатиметься з добових за час перебування у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення та назад і планованих витрат на наймання житла.

Зверніть увагу: конкретні строки видачі авансу на відрядження не встановлені. Рекомендуємо видати його працівнику до від’їзду у відрядження, але після видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження.

Видачу авансу на відрядження ФОП оформляє витратними документами в довільній формі.

Як оформити видачу авансу? Ви можете скласти касовий документ на видачу готівки довільної форми. Це може бути витратний ордер або відомість видачі авансу на відрядження (за типом зарплатної, якщо їдуть декілька працівників). Вкажіть у ньому реквізити підприємця, дату складання, П. І. Б. одержувача(їв), суму авансу, а також передбачите графу для підпису працівника — одержувача авансу.

Як встановити розмір добових

Добові витрати — це витрати, що не потребують документального підтвердження, на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника у відрядженні. Розмір добових з розрахунку на кожний день ФОП визначає самостійно в Положенні про службові відрядження. Причому підприємець може навіть встановити «плаваючий» розмір добових, наприклад, залежно від населеного пункту, куди відряджається працівник.

При правильному оформленні сума добових опиниться у витратах ФОП на загальній системі.

Однак, щоб уникнути «зайвого» податкового навантаження, при визначенні розміру добових врахуйте положення п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому законодавець виключив з оподатковуваних доходів суми добових у розмірі, що не перевищує у 2016 році:

— 275,60 грн. із розрахунку на кожний календарний день відрядження в межах території України;

— 1033,50 грн. із розрахунку на кожний день закордонного відрядження.

Усе, що перевищуватиме ці суми, доведеться обкласти ПДФО та ВЗ як додаткове благо.

ЄСВ добові не обкладають незалежно від їх розміру.

Витрати на проїзд

За наявності підтвердних документів ФОП без проблем може віднести до витрат відшкодування працівнику:

— проїзду до місця відрядження і назад з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків, перевезенням багажу, бронюванням транспортних квитків, придбанням постільних речей у поїздах;

— проїзду у відрядженні міським транспортом загального користування (крім таксі) за умови, що маршрут пересування був погоджений з підприємцем.

Не можна віднести витрати на проїзд у відрядженні до складу підприємницьких витрат, якщо немає підтвердних документів.

Витрати на проїзд вам допоможуть підтвердити транспортні квитки, транспортні рахунки (багажні квитанції), електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату.

Витрати на проживання

За наявності підтвердних документів ФОП має право відшкодувати відрядженому працівнику та включити до складу своїх підприємницьких витрат фактичні витрати у відрядженні на:

— оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також на наймання інших житлових приміщень;

— бронювання місця в готелі (мотелі);

— побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, білизни чи взуття);

— користування телефоном, холодильником, телевізором та інші витрати за умови, що вони включені до рахунків на оплату вартості проживання.

Якими документами підтвердити такі витрати? Це можуть бути рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання, але разом з розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО (фіскальним або довільної форми від єдиноподатників).

Не включаються до витрат і не відшкодовуються працівнику вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, чайові, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунків згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи ( п.п. 170.9.1 ПКУ).

Місію виконано: працівник подає авансовий звіт

Після завершення відрядження працівник зобов’язаний подати авансовий звіт.

Підзвітна особа (працівник) заповнює усі графи звіту, крім «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», «Звіт затверждено в сумі», бухгалтерських проводок, розписки, розрахунку суми утриманого ПДФО за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнює ФОП або бухгалтер (якщо є), вказуючи дату та ставлячи підпис.

Строки подання звіту встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ і залежать від того, в якій формі був виданий аванс (у готівковій чи безготівковій).

Крім того, працівник зобов’язаний повернути суми, отримані на відрядження, які залишилися невитраченими, або суми, витрачання яких не підтверджено відповідними документами (крім добових). Їх у ПКУ називають надміру витраченими коштами. Такі суми працівник повинен повернути до або під час подання авансового звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ). Якщо працівник у відрядженні вимушений був витрачати власні кошти, не забудьте погасити заборгованість, що виникла перед ним.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.

*** Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.