Как предпринимателю-общесистемщику «орасходить» командировку работника

Оформляем командировку

Какую же поездку считать командировкой? Ту, в которую работник направляется по распоряжению предпринимателя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места своей постоянной работы при наличии документов, подтверждающих связь командировки с деятельностью предпринимателя (далее — ФЛП).

Чем подтвердить такую связь? Для этого подойдут:

— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью ФЛП;

— заключенный договор или контракт;

— другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;

— документы, подтверждающие участие лица, направленного в командировку, в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью ФЛП, направившего работника.

Важно! Трудовые отношения между предпринимателем и командируемым работником регулирует КЗоТ. Ответы на «налогово-командировочные» вопросы следует искать в НКУ. Все остальные командировочные моменты лучше урегулировать в отдельном документе — Положении о командировках. Его предпринимателю придется составить самостоятельно с учетом своей специфики работы. А за основу можно взять «бюджетную» Инструкцию № 59*.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59.

Положение о командировках готово? Ознакомьте с ним работников под подпись и идем далее. Работника в командировку направляют приказом (распоряжением) о направлении в командировку. Что в нем указать? Фамилию и инициалы командируемого лица, его профессию (должность), место назначения (страна, город, предприятие (предприниматель), куда командируется работник), срок и цели командировки.

Не забудьте дать копию приказа о командировке работнику, чтобы с него в гостинице не удержали турсбор.

С приказом (распоряжением) ознакомьте работника под подпись.

Заметьте: при необходимости (например, в случае командировки за границу) предприниматель может оформить дополнительный «командировочный» документ — задание на командировку, а от работника потребовать предоставить отчет о выполненной в командировке работе.

Аванс на командировку

Перед командировкой выдайте работнику аванс для осуществления текущих расходов в командировке. Его сумма будет состоять из суточных за время нахождения в командировке, стоимости проезда к месту назначения и обратно и планируемых расходов по найму жилого помещения.

Обратите внимание: конкретные сроки выдачи аванса на командировку не установлены. Рекомендуем выдать его работнику до отъезда в командировку, но после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Выдачу аванса на командировку ФЛП оформляет расходными документами в произвольной форме.

Как оформить выдачу аванса? Вы можете составить кассовый документ­ на выдачу наличных произвольной формы. Это может быть расходный ордер или ведомость выдачи аванса на командировку (по типу зарплатной, если едут несколько работников). Укажите в нем реквизиты предпринимателя, дату составления, Ф. И. О. получателя(ей), сумму аванса, а также предусмотрите графу для подписи работника — получателя аванса.

Как установить размер суточных

Суточные расходы — это не требующие документального подтверждения расходы на питание и финансирование других личных потребностей работника в командировке. Размер суточных в расчете на каждый день ФЛП определяет самостоятельно в Положении о служебных командировках. Причем предприниматель может даже установить «плавающий» размер суточных, например, в зависимости от населенного пункта, куда направляется работник.

При правильном оформлении сумма суточных окажется в расходах ФЛП на общей системе.

Однако, чтобы избежать «лишней» налоговой нагрузки, при определении размера суточных учтите положения п.п. 170.9.1 НКУ. В нем законодатель исключил из налогооблагаемых доходов суммы суточных в размере, не превышающем в 2016 году:

— 275,60 грн. в расчете на каждый календарный день командировки в пределах территории Украины;

— 1033,50 грн. в расчете на каждый день заграничной командировки.

Все, что будет превышать эти суммы, придется обложить НДФЛ и ВС как допблаго.

ЕСВ суточные не облагают независимо от их размера.

Расходы на проезд

При наличии подтверждающих документов ФЛП без проблем может отнести в расходы возмещение работнику:

— проезда к месту командировки и обратно с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов, перевозкой багажа, бронированием транспортных билетов, приобретением постельных принадлежностей в поездах;

— проезда в командировке городским транспортом общего пользования (кроме такси) при условии, что маршрут передвижения был согласован с предпринимателем.

Нельзя отнести расходы на проезд в командировке в состав предпринимательских расходов, если нет подтверждающих документов.

Расходы на проезд вам помогут подтвердить транспортные билеты, транспортные счета (багажные квитанции), электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате.

Расходы на проживание

При наличии подтверждающих документов ФЛП вправе возместить командировочному работнику и включить в состав своих предпринимательских расходов фактические расходы в командировке на:

— оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также на наем других жилых помещений;

— бронирование места в гостинице (мотеле);

— бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, ремонт и глажение одежды, белья или обуви);

— пользование телефоном, холодильником, телевизором и другие расходы при условии, что они включены в счета на оплату стоимости проживания.

Какими документами подтвердить такие расходы? Это могут быть счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию, но вместе с расчетным документом в понимании Закона об РРО (фискальным или произвольной формы от единоналожников).

Не включаются в расходы и не возмещаются работнику стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, чаевые, за исключением случаев, когда суммы таких чаевых включаются в счета согласно законам страны пребывания, а также плата за зрелищные мероприятия ( п.п. 170.9.1 НКУ).

Миссия выполнена: работник подает авансовый отчет

После завершения командировки работник обязан предоставить авансовый отчет.

Подотчетное лицо (работник) заполняет все графы отчета, кроме «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», «Звіт затверждено в сумі», бухгалтерских проводок, расписки, расчета суммы удержанного НДФЛ за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет.

Эти графы заполняет ФЛП или бухгалтер (если есть), указывая дату и ставя подпись.

Сроки предоставления отчета установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ и зависят от того, в какой форме был выдан аванс (в наличной или безналичной).

Кроме того, работник обязан вернуть полученные на командировку и оставшиеся не потраченными суммы или суммы, расход которых не подтвержден соответствующими документами (кроме суточных). Их в НКУ называют излишне израсходованные средства. Такие суммы работник должен вернуть до или во время подачи авансового отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ). Если работник в командировке вынужден был тратить собственные средства, не забудьте погасить возникшую перед ним задолженность.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

** Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.