Податковий розрахунок за формою № 1ДФ: від рядка до рядка

Білова Наталя, податковий експерт, buhgalter911@mail.ua

На порозі — подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2016 року. І хоча в новій версії більшість роботодавців подають його вже не вперше, знання зайвими не бувають. Тому, щоб у найвідповідальніший момент не вскочити в халепу, пропонуємо вам ще раз уважно пройтися рядками цієї форми звітності та врахувати всі важливі нюанси її заповнення. Готові? Тоді почнемо, друзі!

ф. № 1ДФ, ПДФО, ВЗ

Форма Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (далі — Податковий розрахунок за формою № 1ДФ) і Порядок його заповнення (далі — Порядок № 4) затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4. Хто, куди і коли подає цей Податковий розрахунок?

Хто і куди подає?

Самозайняті особи (у тому числі фізособи-підприємці) подають Податковий розрахунок за формою № 1ДФ до податкового органу за своєю податковою адресою (тобто за місцем свого проживання, за яким вони перебувають на обліку як платники податків), решта — до податкового органу за своїм місцезнаходженням.

Зауважте: уповноважені відокремлені підрозділи самостійно за себе формують і подають Податковий розрахунок (абз. 1 п.п. «б» п. 176.2 ПКУ).

При цьому в реквізитах форми № 1ДФ уповноважений відокремлений підрозділ наводить свої дані.

Головне підприємство дані за таким підрозділом у своїй формі № 1ДФ не показує.

А якщо відокремлений підрозділ — неуповноважений? У цьому випадку про доходи, нараховані працівникам такого підрозділу, звітує головне підприємство, але з певними особливостями. Якими? Про це ми з вами поговоримо трохи нижче. Тут же зауважимо таке.

Важливо! Якщо протягом звітного кварталу податковий агент не нараховував та не виплачував доходи фізособам, у тому числі й фізособам-підприємцям, та/або не нараховував і не сплачував до бюджету ПДФО і військовий збір з таких доходів, то форму № 1ДФ за звітний квартал він не подає.

Якими способами подаємо?

Подати Податковий розрахунок на папері можна, тільки якщо в його табличній частині кількість заповнених рядків не більше 10 (п. 2.3 Порядку № 4). Якщо кількість рядків у формі № 1ДФ 11 і більше, то його подають:

— або засобами електронного зв’язку в електронній формі з накладенням цифрового підпису,

— або на папері разом з електронною формою на електронному носії інформації.

Податковий розрахунок податкові агенти подають так:

— зі штатною чисельністю до 1000 працівників — однією порцією. Тобто, наприклад, подавати окремою порцією форму № 1ДФ на фізосіб, які не мають реєстраційного номера облікової картки платника податків, не потрібно (див. консультацію податківців у підкатегорії 103.25 ЗІР);

— зі штатною чисельністю більше 1000 працівників — можна декількома порціями, кожна з яких є окремим Податковим розрахунком зі своїм номером порції. Але всі порції мають бути подані у встановлені строки. При цьому, якщо Податковий розрахунок-порція подається на папері разом з електронною формою, то його аркуші зшиваються.

Також податковому агенту доведеться повозитися з порціями, якщо в нього є неуповноважений відокремлений підрозділ. За такий підрозділ форму № 1ДФ у вигляді окремої порції з даними його працівників подає головне підприємство до податкового органу за своїм місцезнаходженням.

Далі копію такого розрахунку воно надсилає до податкового органу за місцезнаходженням неуповноваженого відокремленого підрозділу (абз. 2 п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.6 Порядку № 4).

Заповнюємо

Якщо подаємо Податковий розрахунок на папері, ураховуємо, що виправлення, помарки, закреслення та уточнення в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не допускаються. Незаповнені поля прокреслюємо. А ось в електронній формі вони залишаються незаповненими (порожніми).

Податковий розрахунок заповнюємо у гривнях з копійками.

Для вашої зручності порядок заповнення реквізитів і граф розділів І і II Податкового розрахунку за формою № 1ДФ наведемо в табл. 1, 2 і 3 відповідно.

Таблиця 1. Заповнюємо реквізити Податкового розрахунку за формою № 1ДФ

Реквізит	Як заповнюємо
«(податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта самозайнятої фізичної особи))»	Зазначаємо тут: — якщо податковий агент — юрособа, її податковий номер; — якщо податковий агент — фізособа, то її реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта, якщо згідно з відміткою в паспорті така фізособа має право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта. Увага! Комірки заповнюємо зліва направо. Якщо податковий номер юрособи містить менше 8 значущих цифр, доповнюємо його ліворуч нулями до 8 цифр (п. 3.1 Порядку № 4)
«Стор.»	Проставляємо порядкові номери сторінок Податкового розрахунку
«Звітний/Звітний новий/Уточнюючий»	Проставляємо відмітку в комірці навпроти відповідного поля: — «Звітний», якщо формуємо документ за звітний період уперше; — «Звітний новий», якщо виправляємо допущені помилки до закінчення граничного терміну подачі Податкового розрахунку; — «Уточнюючий», якщо виправляємося після закінчення строку подання Податкового розрахунку
«Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа»	Проставляємо відмітку в комірці навпроти відповідного поля
«Звітний період»	Зазначаємо арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу і рік. Наприклад, у комірці «квартал» проставляємо «02»
«Працювало за трудовими договорами (контрактами)»	Тут податківці хочуть бачити кількість працівників, які у звітному кварталі фактично працювали на благо роботодавця. Тих же, за ким зберігалося місце роботи (наприклад, мобілізовані, декретниці), при заповненні цього реквізиту враховувати не потрібно, навіть якщо їм нараховувався дохід (див. роз’яснення в категорії 103.25 ЗІР). До цієї графи включаємо і зовнішніх сумісників. А ось працівників, які в цього роботодавця працюють і за основним місцем роботи, і за сумісництвом (внутрішнє сумісництво), на наш погляд, потрібно враховувати один раз. Майте на увазі: якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалася у зв’язку з прийняттям/звільненням, тут зазначаємо найбільшу кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом звітного кварталу. Увага! Цю графу заповнюємо тільки в першій порції форми № 1ДФ, зазначаючи відомості щодо всіх осіб, які працювали в податкового агента за трудовими договорами (контрактами) (абз. 9 п. 3.1 Порядку № 4)
«Працювало за цивільно-правовими договорами»	Як і у випадку з попереднім реквізитом, можемо керуватися тільки роз’ясненнями контролерів (у категорії 103.25 ЗІР). Вони пропонують тут проставляти кількість фізосіб, які у звітному кварталі виконували роботи (надавали послуги) за цивільно-правовими договорами і яким було нараховано дохід. А ось фізосіб, з якими були укладені договори оренди чи інші цивільно-правові договори, а також підприємців при заповненні цього реквізиту враховувати не потрібно. Якщо договір на роботи/послуги укладено зі штатним працівником, то його також враховують при заповненні цього реквізиту. Увага! Цю графу заповнюємо тільки в першій порції форми № 1ДФ, зазначаючи дані за всіма особами, які працювали в податкового агента за цивільно-правовими договорами (абз. 9 п. 3.1 Порядку № 4)
«Порція»	Тут наводиться номер порції. Декілька порцій може бути, якщо у вас штатна чисельність працівників більше 1000 або якщо у вашого підприємства є неуповноважені відокремлені підрозділи

Таблиця 2. Заповнюємо розділ І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ

Графа	Як заповнюємо
Графа 1 «№ з/п»	У цій графі проставляємо порядковий номер заповнюваного рядка. У загальному випадку на кожну фізособу заповнюємо стільки рядків, скільки видів доходів з різними ознаками йому нарахували/виплатили у звітному кварталі. Перелік можливих ознак доходів ви можете знайти в п. 1 додатка до Порядку № 4. Заповнювати декілька рядків з однією ознакою доходів (зарплатною «101») можна тільки у двох випадках: 1) якщо працівника у звітному кварталі звільнили з роботи, а потім прийняли на неї (або неодноразово приймали на роботу та звільняли з неї). Тоді на цього працівника заповнюємо стільки рядків з однією ознакою доходу, скільки разів інформація про зміну його місця роботи зустрічається у звітному кварталі; 2) якщо до зарплати працівника у звітному кварталі застосовували податкову соціальну пільгу з різними ознаками. У цьому випадку кількість рядків з ознакою доходу «101» (зарплата) дорівнюватиме кількості пільг з різними ознаками
Графа 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта»	Тут зазначаємо реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізособи, про якого наводимо інформацію в Податковому розрахунку. Якщо фізособа відмовилася від отримання такого номера і має відповідну відмітку в паспорті, у цій графі проставляємо серію та номер її паспорта. Причому в цьому випадку доповнити незаповнені клітинки нулями не потрібно. Клітинки заповнюємо зліва направо без пропусків між серією та номером
Графа 3а «Сума нарахованого доходу (грн, коп.)»	Відображаємо суми доходів (як оподатковуваних, так і не оподатковуваних ПДФО), нарахованих фізособі у звітному кварталі, у розрізі ознак доходів і ознак податкової соцпільги (за наявності права на неї) згідно з пп. 1 і 2 додатка до Порядку № 4 відповідно. Нарахований дохід зазначаємо незалежно від того, виплачений він фізособі у звітному кварталі чи ні. Суму доходу проставляємо без вирахування ПДФО, військового збору (ВЗ) і податкової соцпільги (за наявності права на неї). Якщо фізособі у звітному кварталі нарахували дохід у натуральній формі, його суму до цієї графи вписуємо з урахуванням «натурального» коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ (див. консультацію податківців у категорії 103.25 ЗІР)
Графа 3 «Сума виплаченого доходу (грн, коп.)»	У розрізі ознак доходів і податкової соцпільги відображаємо суми фактично виплачених фізособі доходів (також без вирахування ПДФО, військового збору та податкової соцпільги (за наявності права на неї)). Виняток — дохід у вигляді зарплати. Якщо виплачуємо зарплату в установлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, то її суму також відображаємо як виплачену у графі 3 форми № 1ДФ за той квартал, до якого належить місяць нарахування зарплати
Графа 4а «Сума утриманого податку (грн, коп.), нарахованого»	У цій графі проставляємо суму ПДФО, що утримана з конкретного доходу, нарахованого фізособі
Графа 4 «Сума утриманого податку (грн, коп.), перерахованого»	Тут зазначаємо суму ПДФО, що була фактично перерахована до бюджету з конкретного виду доходу. А ось ПДФО, сплачений зі своєчасно виплаченої зарплати, відображаємо у формі № 1ДФ за той звітний квартал, до якого входить місяць її нарахування
Графа 5 «Ознака доходу»	Тут проставляємо ознаки доходів згідно з довідником, наведеним у п. 1 додатка до Порядку № 4
Графа 6 «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)»	Цю графу заповнюємо тільки на тих фізосіб, яких у звітному періоді прийняли на роботу за трудовими договорами (контрактами) і яким у цьому звітному періоді було нараховано дохід. Якщо у звітному кварталі працівник був прийнятий на роботу, але зарплата йому не нараховувалася, рядок без сумових показників, але з датою прийняття на роботу у графі 6 на нього не формуємо! Дату прийняття фізособи на роботу проставляємо так: число, порядковий номер місяця, рік. В усіх інших випадках (у тому числі, якщо з фізособою було укладено цивільно-правовий договір) графу 6 не заповнюємо
Графа 7 «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)»	Цю графу заповнюємо тільки на тих працівників, які працювали за трудовими договорами (контрактами) і: — були звільнені у звітному періоді або — звільнені до початку звітного періоду, але їм була нарахована/виплачена зарплата у звітному періоді
Графа 7 «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)»	Якщо звільненому у звітному кварталі працівнику ви не нараховували зарплату, то рядок без сумових показників, але з датою звільнення у графі 7 форми № 1ДФ на нього не заповнюємо. Дату звільнення фізособи з роботи проставляємо в такому самому форматі, як і дату прийняття на роботу
Графа 8 «Ознака подат. соц. пільги»	Тут зазначаємо ознаку податкової соцпільги згідно з довідником, наведеним у п. 2 додатка до Порядку № 4. Цю графу заповнюємо тільки за працівниками, до зарплати яких у звітному кварталі застосовували соцпільгу. Урахуйте: навіть якщо працівник користувався соцпільгою не в усіх місяцях звітного кварталу, на нього формуємо один рядок із зарплатною ознакою «101». При цьому у графі 8 проставляємо ознаку застосованої соцпільги. Тобто заповнення графи 8 свідчить про те, що до зарплати працівника хоча б в одному місяці застосовувалася соцпільга з такою ознакою. Якщо ж протягом звітного кварталу до зарплати працівника застосовувалися пільги з різними ознаками, кількість рядків із зарплатою (ознака доходу «101») відповідатиме кількості пільг з різними ознаками
Графа 9 «Ознака (0, 1)»	Цю графу заповнюємо, тільки якщо подаємо «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок. Важливо! Порядок виправлення помилки через «Звітний новий» і «Уточнюючий» Податковий розрахунок ідентичний! У розділі I таких форм № 1ДФ має бути наведена тільки інформація за рядками, які ви виправляєте/додаєте/видаляєте. При цьому діємо так: — щоб виключити помилковий рядок з раніше введеної інформації, дублюємо всі його графи і у графі 9 зазначаємо «1» — на виключення рядка; — щоб ввести новий рядок, формуємо рядок з потрібною інформацією і у графі 9 зазначаємо «0» — на введення рядка; — щоб замінити рядок з помилковою інформацією на правильну, повторюємо рядок з помилковою інформацією, у графі 9 зазначаючи «1» — рядок на виключення, і формуємо рядок з правильною інформацією, проставляючи в її графі 9 — «0» — рядок на введення
Рядок «Всього»	Тут наводимо загальні суми: — нарахованого доходу — за графою 3а; — виплаченого доходу — за графою 3; — нарахованого ПДФО — за графою 4а; — перерахованого ПДФО — за графою 4

А що, якщо у звітному кварталі провели перерахунок з ПДФО? За таких обставин результат перерахунку відображаємо в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за той звітний квартал, до якого входить місяць його проведення.

Тепер переходимо до порядку заповнення рядків розділу ІІ Податкового розрахунку за формою № 1ДФ. Звичайних роботодавців у цьому розділі цікавлять тільки рядки з військовим збором. Тому про них і поговоримо.

Інформацію в рядках з військовим збором відображаємо загальними сумами без персоніфікації. Як саме — вам розповість табл. 3.

Таблиця 3. Заповнюємо графи рядка «Військовий збір» розділу ІІ Податкового розрахунку за формою № 1ДФ

Графа	Як заповнюємо
«Загальна сума нарахованого доходу»	Починаючи зі звіту за 1 квартал 2016 року, в цій графі зазначаємо загальну суму доходів, що були нараховані фізособам, у тому числі й самозайнятим особам, у звітному кварталі, — як оподатковуваних, так і не оподатковуваних військовим збором (див. консультацію податківців у журналі «Бухгалтер 911», 2016, № 12, с. 20). Так, наприклад, у вас до цієї графи потраплять суми нецільової благодійної допомоги, допомоги по вагітності та пологах, а також доходи, нараховані фізособам-підприємцям, у тому числі підприємцям-єдиноподатникам, тощо
«Загальна сума виплаченого доходу»	У графі показуємо загальну суму виплачених доходів у звітному кварталі, як оподатковуваних, так і не оподатковуваних військовим збором. При заповненні цієї графи врахуйте особливий порядок відображення зарплатних доходів, виплачених своєчасно. Тобто суми своєчасно виплаченої зарплати слід відносити до місяця її нарахування. Відомості про несвоєчасно виплачувану зарплату та/або інший дохід відображаємо за фактом
«Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» нарахованого/перерахованого	У цих графах відображаємо нарахований у звітному кварталі і перерахований до бюджету ВЗ відповідно. При цьому ВЗ, сплачений із зарплати, що була виплачена в установлені строки, слід віднести до місяця його нарахування

Таким чином, у загальному випадку, підсумкові значення граф 3а і 3 розділу I форми № 1ДФ збігатимуться із значеннями граф «Загальна сума нарахованого доходу» і «Загальна сума виплаченого доходу» за рядком «Вiйськовий збiр» розділу II відповідно.

Розбіжності можуть бути, якщо, наприклад, платнику податків нарахували доходи, що не обкладаються ПДФО, але включаються до бази обкладення військовим збором. До таких доходів належать, зокрема, реінвестовані дивіденди; доходи від здавання (продажу) вторсировини, побутових відходів, брухту кольорових металів тощо.

Формуєте «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок, оскільки припустилися помилок в рядку з військовим збором? Тоді:

— у рядку «Військовий збір — виняток****» повторіть усі графи помилкового рядка з уже поданого Податкового розрахунку;

— у рядку «Військовий збір» відобразьте правильну інформацію.

Зауважте: якщо помилка в раніше поданому звіті була допущена тільки в рядку з військовим збором і ви її зараз виправляєте, то дублювати правильну інформацію, яку ви відображали в розділі I форми № 1ДФ, не потрібно!

Тобто в такій ситуації ви заповнюєте тільки «дотабличну» частину нової звітної (уточнюючої) форми № 1ДФ та її розділ II, інформацію якого коригуєте.

Звертаємо увагу тих, хто подає Податковий розрахунок за формою № 1ДФ декількома порціями. У такій ситуації всю інформацію за ВЗ слід відобразити один раз у розділі ІІ першої порції форми № 1ДФ (див. консультацію фіскалів у категорії 103.25 ЗІР).

Це справедливо і для випадку з неуповноваженими відокремленими підрозділами.

Теги

Отримуйте новини поштою!

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ: від рядка до рядка

Отримуйте
новини поштою!