Відпускні: як нарахувати та відобразити в обліку

Нараховуємо: використовуємо два підходи

Часто бухгалтерії доводиться мати справу з перехідними відпустками: починаються в одному місяці, а закінчуються в іншому. Що робити з нарахуванням відпускних у цьому випадку? Ми маємо два варіанти:

1) усю суму перехідних відпускних підприємство може нарахувати в тому місяці, в якому її виплачує;

2) відпускні можна нарахувати частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадають календарні дні відпустки.

Нам більше до душі другий варіант, тому що він відповідає вимогам п.п. 1.6.1 Інструкції № 5*. Хоча на практиці бухгалтери застосовують обидва. Від цього далі й відштовхуватимемося.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Цей підпункт вказує на те, що суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. До того ж такий варіант нарахування спрощує оподаткування відпускних.

Обкладаємо відпускні ПДФО, ВЗ та ЄСВ

ПДФО. Оплата за час відпустки належить до фонду оплати праці (див. абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ, п.п. 2.2.12 Інструкції № 5). А доходи у вигляді заробітної плати, як встановлює п.п. 164.2.1 ПКУ, уключаються до загального оподатковуваного доходу фізичної особи.

Ставка ПДФО — 18 %. Зарплатна суть відпускних зобов’язує застосовувати до них ті самі ПДФО-правила, що й до самої заробітної плати:

— по-перше, суму відпускних враховуйте при визначенні граничного розміру доходу, що надає право на отримання ПСП. При цьому перехідні відпускні, якщо ви нараховуєте їх наперед (див. вище перший варіант), відносите до місяців, за які вони нараховані;

— по-друге, об’єкт обкладення ПДФО при нарахуванні відпускних зменшуйте на суму ПСП (за наявності права на неї) ( п. 164.6 ПКУ);

— по-третє, суму нарахованих і виплачених відпускних у складі заробітної плати, а також утриманий та сплачений з такого доходу ПДФО відображайте в розділі I ф. № 1ДФ з ознакою доходу «101».

Важливо! Відпускні мають бути виплачені за три дні до початку відпустки. Тобто, як правило, спочатку йде виплата (по суті, авансом), а потім нарахування відпускних та зарплати. Оскільки так, то поки немає нарахування, ставку ПДФО застосовуємо до розрахованої суми відпускних, не зменшуючи її на ПСП. Адже в п. 164.6 ПКУ йдеться про нарахований дохід.

ВЗ. Паралельно з ПДФО з відпускних утримайте ще й ВЗ (див. п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ). Тільки майте на увазі: база обкладення ВЗ може бути іншою, ніж база обкладення ПДФО. Чому? Тому що доходи у формі зарплати обкладають ВЗ без вирахування з них ПСП (за наявності права на неї). Нагадаємо: ставка збору — 1,5 %.

Суму нарахованих і виплачених відпускних, а також нарахованого, утриманого та перерахованого ВЗ із цього доходу обов’язково покажіть в розділі II ф. № 1ДФ за рядком «Військовий збір».

ЄСВ. Оскільки відпускні включаються до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5, то входять до бази справляння ЄСВ. Нагадаємо: звичайні підприємства нараховують ЄСВ на відпускні працівників-інвалідів за ставкою 8,41 %, на відпускні інших працівників — за ставкою 22 %. Підприємці застосовують ставку ЄСВ 22 % до зарплати усіх працівників, у тому числі й тих, кому встановлена інвалідність.

Увага! ЄСВ нараховуйте в межах максимальної величини бази нарахування внеску ( ч. 3 ст. 7 Закону про ЄСВ).

У 2016 році її величина становить: у січні — квітні — 34450 грн., у травні — листопаді — 36250 грн., у грудні — 38750 грн.

Причому із сум перехідних відпускних ЄСВ справляйте з урахуванням правила, встановленого в п.п. 2 п. 3 розд. IV Інструкції № 449**: максимальну величину, з якої сплачується ЄСВ, при нарахуванні відпускних застосовують окремо за кожний місяць.

** Інструкція про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449 (у редакції наказу від 28.03.2016 р. № 393).

Але це ще не все. При нарахуванні відпускних основним працівникам (тим, хто прийнятий з трудовою книжкою) обов’язково майте на увазі «залізне» ЄСВ-правило: якщо база нарахування ЄСВ щодо працівника не перевищує розмір мінімальної зарплати (далі — МЗП), установлений законом на місяць, за який нараховується зарплата/дохід, то цей внесок сплачують з «мінімалки».

Нагадаємо: у 2016 році розмір МЗП у січні — квітні — 1378 грн., у травні — листопаді — 1450 грн., у грудні — 1550 грн.

Як і в «максимальному» випадку, для цілей порівняння з МЗП перехідні відпускні відносьте до місяців, за які вони нараховані (див. лист ДФСУ від 11.03.2015 р. № 5084/6/99-99-17-03-03-15). Якщо база нарахування ЄСВ з урахуванням суми відпускних, що припадають на звітний місяць, менше МЗП, ЄСВ сплачуйте з мінзарплати.

Приклад 1. Працівник іде в щорічну відпустку з 25 квітня 2016 року на 24 календарні дні. Усю суму відпускних підприємство нараховує наперед (в тому місяці, в якому виплачує).

Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні квітня — 1000 грн. Сума відпускних за період щорічної відпустки становить 1200 грн., у тому числі за 6 календарних днів квітня — 300 грн., за 18 календарних днів травня — 900 грн. Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні травня — 600 грн.

Відпускні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Загальна сума квітневої зарплати та відпускних, нарахованих за дні відпустки цього місяця (1300 грн. (1000 + 300)), нижче розміру МЗП, установленого для цього місяця (1378 грн.). Тому підприємство стосовно квітня розраховує додаткову базу нарахування ЄСВ, щоб виконати вимогу щодо ЄСВ з МЗП. Її величина дорівнює: 1378 - 1300 = 78 (грн.).

Загальна сума ЄСВ до сплати за квітень становить: (1000 грн. + 1200 грн. + 78 грн.) х 22 % : 100 % = 501,16 грн.

Після того як буде нарахована зарплата за травень, підприємство проведе порівняльні розрахунки за цим місяцем.

Загальна сума зарплати за травень і відпускних, що припадають на цей місяць (1500 грн. (600 + 900)), перевищує МЗП, що діє у травні (1450 грн.). Тому ЄСВ цього місяця нарахуємо на фактичну базу нарахування ЄСВ (на суму зарплати). Сума ЄСВ до сплати за травень дорівнюватиме: 600 грн. х 22 % : 100 % = 132 грн.

Відображаємо відпускні в обліку

Бухгалтерський облік. Для оплати працівникам відпусток підприємство створює відповідне забезпечення (резерв відпусток)***.

*** Детально про те, як резерв відпусток створюють, використовують, обліковують та інвентаризують, ви можете прочитати в журналі «Бухгалтер 911», 2016, № 8; 2015, № 51 і 23.

Суму створеного резерву відпусток у бухобліку визнають витратами ( абз. 7 п. 13 П(С)БО 11). Відображають його за кредитом субрахунку 471 у кореспонденції з дебетом рахунків 23, 91, 92, 93 або 94 (залежно від функціональних обов’язків працівників).

Тобто «відпускний» резерв уключають до витрат повністю, не чекаючи, поки він буде використаний.

Роблять це рівномірно протягом року — у міру нарахування резерву.

При використанні резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а також ЄСВ, нарахованого на ці суми) виконуйте проводки:

— Дт 471 — Кт 661 «Розрахунки за заробітною платою» — на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку;

— Дт 471 — Кт 651 «За розрахунками за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням» — на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ.

Знайте: використовувати резерв можна тільки до нульового значення.

Якщо раптом суму відпускних з урахуванням нарахованого ЄСВ повністю покрити за рахунок створеного резерву не вдалося, суму перевищення залежно від місця роботи відпускника включіть до витрат за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651.

А якщо резерв відпусток не створили? Чи можна «відпускні» витрати визнати в періоді їх фактичного здійснення та відобразити в обліку прямою проводкою: Дт 23, 91, 92, 93 або 94 — Кт 661, 651? Такої ситуації краще уникати, бо податківці в усних роз’ясненнях загрожують зняти «безрезервні» витрати. Краще створіть резерв відпусток заднім числом (про те, як це зробити, ми розповідали в № 8 за цей рік).

Що стосується сум утриманих ПДФО та ВЗ із суми відпускних, то їх відображайте як завжди: Дт 661 — Кт 641, 642 відповідно.

Податковоприбутковий облік. Забезпечень на оплату відпусток коригування фінрезультату не стосуються. Це видно і з додатка РI до декларації з податку на прибуток, який не передбачає визначення різниць за «відпускними» забезпеченнями.

Так що з нарахуванням та оплатою відпускних у вас в податковоприбутковому обліку все, як бухоблік прописав.

До речі, бухфінрезультат поточного звітного року для цілей розрахунку оподатковуваного прибутку ви можете зменшити і на суму оплати відпусток, зароблених за періоди до 01.01.2015 р. Але (!) тільки за умови, що ви створили резерв відпусток до цієї дати і «відпускні» суми тоді ще не потрапили до податкових витрат ( п. 24 підрозд. 4 розд. XX ПКУ). Для відображення «перехідних» сум у додатку РI до декларації з податку на прибуток передбачений ряд. 4.2.12.

А ще суми «відпускних» забезпечень не беруть участі в розрахунку тимчасової різниці з метою визначення сум відстрочених податкових зобов’язань і відстрочених податкових активів.

Закріпимо все сказане вище на прикладі.

Приклад 2. Підприємство продавцю Левченку С. П. з 25.04.2016 р. надало щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні.

На період відпустки припадають 3 святкові дні (1, 2 і 9 травня 2016 року). У зв’язку з цим її тривалість продовжується на 3 дні. Тобто фактично працівник перебуватиме у відпустці з 25.04.2016 р. по 21.05.2016 р. При цьому 1, 2 і 9 травня оплаті не підлягають.

Розрахунковим періодом для обчислення середньої зарплати для оплати часу щорічної основної відпустки є квітень 2015 року — березень 2016 року.

Протягом розрахункового періоду працівнику нараховані: заробітна плата — 41150 грн.; відпускні за час попередньої щорічної основної відпустки — 3200 грн.; дивіденди за 2015 рік — 3000 грн.; лікарняні — 2050 грн.

З 11.01.2016 р. по 24.01.2016 р. працівнику була надана відпустка без збереження зарплати (14 календарних днів) на підставі п. 2 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки.

Зарплата за відпрацьовані дні квітня 2016 року становить 3047,62 грн., за відпрацьовані дні травня 2016 року — 1463,16 грн. Права на ПСП працівник не має.

Підприємство нараховує відпускні окремо за кожний місяць, на який припадають дні відпустки. Резерв відпусток створюється згідно з вимогами П(С)БО.

Розрахуємо суму відпускних:

1) визначаємо сумарний заробіток за розрахунковий період з урахуванням положень пп. 3 і 4 Порядку № 100**** (дивіденди не враховуємо): 41150 + 3200 + 2050 = 46400 (грн.);

**** Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, які включаються до розрахунку середньої зарплати: 366 - 11 - 14 = 341 (к. дн.),

де 366 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;

14 — тривалість відпустки без збереження заробітної плати;

3) визначаємо середньоденний заробіток: 46400 грн. : 341 к. дн. = 136,07 грн.;

4) розраховуємо суму відпускних: 136,07 грн. х 24 к. дн. = 3265,68 грн.,

у тому числі:

— за дні відпустки, що припадають на квітень, — 816,42 грн. (136,07 грн. х 6 к. дн.);

— за дні відпустки, що припадають на травень, — 2449,26 грн. (136,07 грн. х 18 к. дн.).

Тепер визначаємо оподатковуваний дохід працівника:

— за квітень — 3864,04 грн. (3047,62 + 816,42);

— за травень — 3912,42 грн. (1463,16 + 2449,26).

Як бачимо, у кожному з наведених місяців оподатковуваний дохід не перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ. При цьому він перевищує МЗП. Таким чином, ЄСВ справляємо з фактичної суми заробітної плати і відпускних.

Визначимо, які суми ЄСВ, ПДФО та ВЗ із відпускних за травень потрібно перерахувати при їх виплаті у квітні:

— ЄСВ: 2449,26 грн. х 22 % : 100 % = 538,84 грн.;

— ПДФО: 2449,26 грн. х 18 % : 100 % = 440,87 грн.;

— ВЗ: 2449,26 грн. х 1,5 % : 100 % = 36,74 грн.

Припустимо, що заробітна плата та відпускні за квітень 2016 року нараховані в день їх виплати. Ці операції у своєму обліку підприємство відображає так.