Витрати на відрядження в межах країни: податковий та бухгалтерський облік

Бухгалтерський облік

Що нас тут направить на путь істини ? Інструкція № 291*. Для обліку розрахунків з підзвітними особами (до них належать і відряджені працівники) передбачено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

* Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.

За дебетом цього субрахунку в кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів і документів (301, 311, 313, 331) відображають:

— суми, видані працівникам під звіт;

— суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні.

За кредитом субрахунку 372 показують:

— суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих на відрядження, — у кореспонденції з рахунками обліку витрат та товарно-матеріальних цінностей, а також ПДВ;

— суми, не використані відрядженим працівником і повернуті ним, — у кореспонденції з субрахунками обліку грошових коштів та документів.

Субрахунок 372 є активно-пасивним. Отже, його сальдо може бути як кредитовим, так і дебетовим. Дебетове сальдо свідчить про наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами коштів, виданими під звіт. Кредитове — про наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами.

У фінзвітності дебетові й кредитові показники відображають розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі поточних зобов’язань.

Залежно від мети відрядження (визначеної керівником підприємства у відповідному наказі) та підрозділу, в якому працює відряджений працівник, суми витрачених підзвітними особами коштів відображають на таких рахунках бухобліку:

Майте на увазі: витрати відображають в обліку на дату затвердження керівником підприємства Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Податковий облік

Податок на прибуток. Як ви пам’ятаєте, на сьогодні об’єктом обкладення податком на прибуток є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування + різниці для «нещасних». Так от, чинні норми ПКУ жодних «відрядних» різниць не передбачають. Тому будь-які витрати на відрядження можна сміливо включати до витрат, що формують базу обкладення податком на прибуток.

Зверніть увагу: в цьому випадку не має значення, чи пов’язані понесені у відрядженні витрати з госпдіяльністю підприємства .

Тому до бази обкладення податком на прибуток, крім іншого, мають усі шанси потрапити також додаткові госпвитрати (на камери схову, платний зал очікування, додаткові готельні послуги тощо) та особисті витрати працівника під час відрядження.

Наприклад, проживання в 2-місному номері замість 1-місного, добровільне медстрахування на час відрядження, добові понад установлену норму.

ПДВ. Суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником під час придбання товарів та/або послуг, підприємство має право віднести до податкового кредиту з цього податку ( п.п. «а» п. 198.1 ПКУ). Безумовно, такі суми мають бути документально підтверджені.

Як відомо, в загальному випадку право на податковий кредит дає належним чином складена і зареєстрована в Єдиному реєстрі податкова накладна ( п. 201.10 ПКУ). Проте у випадку з витратами на відрядження визначальне значення матимуть вимоги п. 201.11 ПКУ. Пригадуєте?

Відповідно до цього пункту податковий кредит з ПДВ щодо транспортних витрат відображають без отримання податкової накладної на підставі:

— транспортних квитків, що містять інформацію про загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця (крім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами);

При цьому ПКУ не ставить право на нарахування податкового кредиту в залежність від вартості транспортних квитків та їх загальної кількості, придбаної протягом одного дня.

— транспортних квитків, в яких не передбачена інформація про податковий номер продавця, якщо такі квитки відповідають вимогам міжнародних стандартів. Головне у такому разі, щоб транспортний квиток містив інформацію про нараховану суму ПДВ (див. консультацію в категорії 101.14 ЗІР).

До речі, із згаданої консультації податківців випливає також, що контролери не проти відображення податкового кредиту з ПДВ на підставі електронних квитків . Але при цьому такий квиток повинен містити інформацію про загальну суму наданих послуг, суму податку, а також фіскальний номер та податковий номер продавця;

— чеків РРО, що підтверджують оплату вартості транспортних послуг, якщо чек містить загальну суму ПДВ, фіскальний номер та податковий номер постачальника. Проте у такому разі доведеться слідкувати, щоб за день загальна сума отриманих послуг (без урахування ПДВ) не перевищувала 200 грн.

Якщо загальна сума в чеку перевищує 200 грн. (без ПДВ), податковий кредит за ним не можна відображати навіть у межах дозволеної суми.

Цікавий момент. У разі, коли підзвітна особа привозить з відрядження кілька касових чеків з різними датами, в податковому кредиті дозволяється відобразити ПДВ за чеками на суму 200 грн. за кожний день перебування особи у відрядженні, а не в цілому за Звітом. Роз’яснення податківців із цього приводу див. у категорії 101.14 ЗІР.

А які документи дозволять віднести до податкового кредиту «вхідну» суму ПДВ, сплачену у складі вартості проживання?

У цьому випадку відображати податковий кредит з ПДВ без отримання податкової накладної можна на підставі ( п. 201.11 ПКУ):

— готельного рахунка, що містить загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця;

— касових чеків, що містять суму отриманих послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою формування податкового кредиту загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. за день (без урахування ПДВ).

Таке формулювання часто збиває з пантелику. Виникають сумніви: як бути в тих випадках, коли витрати на проживання перевищили граничні 200 грн., що підтверджує і готельний рахунок, і чек РРО?

Не хвилюйтеся! Готельний рахунок у питаннях формування податкового кредиту — цілком самодостатній документ незалежно від того, яка сума послуг за проживання відрядженої особи в ньому фігурує, а також від того, чи супроводжується він касовим чеком на яку-небудь суму.

Отже, податкову накладну в цьому випадку отримувати не обов’язково .

Ще одне актуальне запитання: на яку дату відображати податковий кредит з ПДВ за транспортними квитками, готельними рахунками та касовими чеками?

Податківці кажуть (категорія 101.14 ЗІР) — на дату подання авансового звіту. На нашу думку, тут коректніше було б сказати: на дату затвердження Звіту, а не його подання. Пояснюється така позиція просто: підприємство отримає зазначені документи тільки разом із Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. А у момент затвердження Звіту керівником підприємство визнає, що здійснені витрати є пов’язаними з його діяльністю.

Зверніть увагу: згідно з п. 201.11¹ ПКУ платники ПДВ зобов’язані вести окремий реєстр документів — замінників податкової накладної. При цьому форму такого документа офіційно не затверджено (як немає і обов’язку платника ПДВ подавати такий реєстр фіскалам).

У зв’язку з цим на сьогодні його можна вести за формою колишнього Реєстру виданих і отриманих податкових накладних.

ПДФО, військовий збір та ЄСВ. Які витрати можуть потрапити під «фіскальний приціл»? Розібратися в цьому нам допоможе п.п. 170.9.1 ПКУ (ср. ). Так, в абз. 2 п.п. «а» цього підпункту чітко зазначено види витрат, які не включаються до оподатковуваного доход у працівника. Але тільки у разі дотримання однієї важливої умови: такі витрати мають бути документально підтверджені ( абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Якщо певна категорія витрат не згадана у зазначеному абзаці як неоподатковувана, але компенсується роботодавцем (що передбачено у внутрішньому Положенні про службові відрядження), то таку виплату слід обкладати ПДФО та військовим збором. Те ж саме стосується витрат, зазначених в абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, але їх здійснення у відрядженні не підтверджене працівником документально.

Крім того, під обкладення ПДФО та військовим збором потрапляють понаднормові добові, тобто добові, видані відрядженому працівникові понад граничний розмір, регламентований абз. 5 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Неоподатковуваний розмір добових для відряджень у межах України в 2016 році становить 275,60 грн./день.

Тепер про ЄСВ. Що стосується понаднормових добових, то їх обкладати цим внеском не доведеться. Адже таку виплату згідно з п. 3.15 Інструкції № 5** не включено до фонду оплати праці. А от щодо інших оподатковуваних витрат на відрядження (не обов’язкових для відшкодування роботодавцем) є побоювання, що фіскальне тлумачення п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 дозволить податківцям розглядати їх як складову фонду оплати праці. Отже, цю виплату доведеться обкладати ще й ЄСВ .

** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстатистики від 13.01.2004 р. № 5.