Расходы на командировку в пределах страны: налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет

Что нас здесь поставит на путь истины ? Инструкция № 291*. Для учета расчетов с подотчетными лицами (к ним относятся и командируемые работники) предусмотрен субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

* Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.

По дебету этого субсчета в корреспонденции с кредитом субсчетов учета денежных средств и документов (301, 311, 313, 331) отражают:

— суммы, выданные работникам под отчет;

— суммы возмещения работникам собственных средств, использованных в командировке.

По кредиту субсчета 372 показывают:

— суммы израсходованных подотчетными лицами средств, выданных на командировку, — в корреспонденции со счетами учета расходов и товарно-материальных ценностей, а также НДС;

— суммы, не использованные командированным работником и возвращенные им, — в корреспонденции с субсчетами учета денежных средств и документов.

Субсчет 372 является активно-пассивным. Значит, его сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым. Дебетовое сальдо говорит о наличии задолженности работников перед предприятием по суммам средств, выданным под отчет. Кредитовое — о наличии задолженности предприятия перед подотчетными лицами.

В финотчетности дебетовые и кредитовые показатели отражают развернуто: дебетовое сальдо — в составе оборотных активов, кредитовое — в составе текущих обязательств.

В зависимости от цели командировки (определенной руководителем предприятия в соответствующем приказе) и подразделения, в котором работает командированный работник, суммы израсходованных подотчетными лицами средств отражают на следующих счетах бухучета:

Имейте в виду: расходы отражают в учете на дату утверждения руководителем предприятия Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Налоговый учет

Налог на прибыль. Как вы помните, на сегодняшний день объектом обложения налогом на прибыль является бухгалтерский финрезультат до налогообложения + разницы для «несчастных». Так вот, действующие нормы НКУ никаких «командировочных» разниц не предусматривают. Поэтому любые расходы на командировку можно смело включать в расходы, формирующие базу обложения налогом на прибыль.

Заметьте: в этом случае не имеет значения, связаны понесенные в командировке расходы с хоздеятельностью предприятия или нет .

Поэтому в базу обложения налогом на прибыль, кроме прочего, имеют все шансы попасть также дополнительные хозрасходы (на камеры хранения, платный зал ожидания, дополнительные гостиничные услуги и пр.) и личные расходы работника во время командировки.

Например, проживание в 2-местном номере вместо 1-местного, добровольное медстрахование на время командировки, суточные сверх установленной нормы.

НДС. Суммы НДС, уплаченные командированным работником при приобретении товаров и/или услуг, предприятие имеет право отнести в налоговый кредит по этому налогу (п.п. «а» п. 198.1 НКУ). Безусловно, такие суммы должны быть документально подтверждены.

Как известно, в общем случае право на налоговый кредит дает должным образом составленная и зарегистрированная в Едином реестре налоговая накладная (п. 201.10 НКУ). Однако в случае с командировочными расходами определяющее значение будут иметь требования п. 201.11 НКУ. Припоминаете?

В соответствии с этим пунктом налоговый кредит по НДС по транспортным расходам отражают без получения налоговой накладной на основании:

— транспортных билетов, содержащих информацию об общей сумме платежа, сумме налога и налоговом номере продавца (кроме тех, форма которых установлена международными стандартами);

При этом НКУ не ставит право на начисление налогового кредита в зависимость от стоимости транспортных билетов и их общего количества, приобретенного в течение одного дня.

— транспортных билетов, в которых не предусмотрена информация о налоговом номере продавца, если такие билеты соответствуют требованиям международных стандартов. Главное в таком случае, чтобы транспортный билет содержал информацию о начисленной сумме НДС (см. консультацию в категории 101.14 ЗІР).

Кстати, из упомянутой консультации налоговиков следует также, что контролеры не возражают против отражения налогового кредита по НДС на основании электронных билетов — чеков РРО, подтверждающих оплату стоимости транспортных услуг, если чек содержит общую сумму НДС, фискальный номер и налоговый номер поставщика. Однако в таком случае придется следить, чтобы за день общая сумма полученных услуг (без учета НДС) не превышала 200 грн.

Если общая сумма в чеке превышает 200 грн. (без НДС), налоговый кредит по нему нельзя отражать даже в пределах разрешенной суммы.

Интересный момент. В случае, когда подотчетное лицо привозит из командировки несколько кассовых чеков с разными датами, в налоговом кредите разрешается отразить НДС по чекам на сумму 200 грн. за каждый день пребывания лица в командировке, а не в целом по Отчету. Разъяснение налоговиков по этому поводу см. в категории 101.14 ЗІР.

А какие документы позволят отнести в налоговый кредит «входную» сумму НДС, уплаченную в составе стоимости проживания?

В этом случае отражать налоговый кредит по НДС без получения налоговой накладной можно на основании (п. 201.11 НКУ):

— гостиничного счета, содержащего общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца;

— кассовых чеков, содержащих сумму полученных услуг, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). При этом с целью формирования налогового кредита общая сумма полученных товаров/услуг не может превышать 200 грн. за день (без учета НДС).

Такая формулировка часто сбивает с толку. Возникают сомнения: как быть в тех случаях, когда расходы на проживание превысили предельные 200 грн., что подтверждает и гостиничный счет, и чек РРО?

Не волнуйтесь! Гостиничный счет в вопросах формирования налогового кредита — вполне самодостаточный документ независимо от того, какая сумма услуг за проживание командированного лица в нем фигурирует, а также от того, сопровождается ли он кассовым чеком на какую-либо сумму.

Таким образом, налоговую накладную в этом случае получать не обязательно .

Еще один актуальный вопрос: на какую дату отражать налоговый кредит по НДС по транспортным билетам, гостиничным счетам и кассовым чекам?

Налоговики говорят (категория 101.14 ЗІР) — на дату подачи авансового отчета. По нашему мнению, здесь корректнее было бы сказать: на дату утверждения Отчета, а не его подачи. Объясняется такая позиция просто: предприятие получит указанные документы только вместе с Отчетом об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. А в момент утверждения Отчета руководителем предприятие признает, что осуществленные расходы связаны с его деятельностью.

Обратите внимание: согласно п. 201.11¹ НКУ плательщики НДС обязаны вести отдельный реестр документов — заменителей налоговой накладной. При этом форма такого документа официально не утверждена (как отсутствует и обязанность плательщиков НДС подавать такой реестр фискалам).

В связи с этим на сегодняшний день его можно вести по форме прежнего Реестра выданных и полученных налоговых накладных.

НДФЛ, военсбор и ЕСВ. Какие расходы могут попасть под «фискальный прицел»? Разобраться в этом нам поможет п.п. 170.9.1 НКУ (ср. ). Так, в абз. 2 п.п. «а» этого подпункта четко указаны виды расходов, которые не включаются в налогооблагаемый доход работника. Но только при соблюдении одного важного условия: такие расходы должны быть документально подтверждены (абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).

Если определенная категория расходов не упомянута в указанном абзаце как необлагаемая, но компенсируется работодателем (что предусмотрено во внутреннем Положении о служебных командировках), то такую выплату следует облагать НДФЛ и военсбором. То же самое касается расходов, которые указаны в абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, но их осуществление в командировке не подтверждено работником документально.

Кроме того, под обложение НДФЛ и военсбором попадают сверхнормативные суточные, т. е. суточные, выданные командированному работнику сверх предельного размера, регламентированного абз. 5 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Необлагаемый размер суточных для командировок в пределах Украины в 2016 году составляет 275,60 грн./день.

Теперь о ЕСВ. Что касается сверхнормативных суточных, то их облагать этим взносом не придется. Ведь такая выплата согласно п. 3.15 Инструкции № 5** не включена в фонд оплаты труда. А вот в отношении прочих налогооблагаемых командировочных расходов (не обязательных для возмещения работодателем) есть опасение, что фискальное толкование п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 позволит налоговикам рассматривать их как составляющую фонда оплаты труда. Следовательно, эту выплату придется облагать еще и ЕСВ .

** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстатистики от 13.01.2004 г. № 5.