Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, вересень, 2016/№37
Друкувати

Підприємець «посіяв» Книгу обліку: що робити

Кравченко Дар’я, податковий експерт, buhgalter911@mail.ua
Хто застрахований від втрати облікових документів? «Посприяти» можуть як банальна неуважність (по суті — недбалість), так і об’єктивні причини (стихійне лихо, крадіжка тощо). Що робити в таких ситуаціях? Чи потрібно поспішати відновлювати втрачений документ? Чи варто переживати через наслідки? У всіх цих нюансах ми розберемося у статті.
єдиний податок, загальна система, Книга обліку доходів і витрат

Порядок дій для всіх

Почнемо з того, що Книга обліку для фізособи-підприємця — не що інше, як документ, за допомогою якого він веде облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єкта оподаткування ( п. 44.1 ПКУ). Існує три види таких книг:

Книга обліку доходів (затверджена наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. № 579) — використовується підприємцями — платниками єдиного податку груп 1, 2 і 3 (неплатниками ПДВ);

Книга обліку доходів і витрат (затверджена тим самим наказом Мінфіну) — призначена для платників єдиного податку групи 3 (платників ПДВ);

Книга обліку доходів і витрат (затверджена наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481) — для підприємців на загальній системі.

Але незалежно від того, яку саме Книгу ви втратили, порядок подальших дій буде таким.

Етап 1. Ідемо до поліції. У разі пропажі облікових регістрів насамперед підприємець повинен письмово повідомити про те, що сталося, правоохоронні органи ( п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88). Останні, прийнявши заяву (у довільній формі):

— проведуть власне розслідування і зроблять належні висновки;

— видадуть довідку (!), що підтвердить прийняття у вас заяви.

Такий документ стане підставою для реєстрації нової Книги обліку (але про це пізніше). Без неї у вас не вийде це зробити.

Етап 2. Готуємо та подаємо документи до податкової. Для цього вам знадобиться:

1) скласти письмову заяву про втрату Книги обліку. Вимоги до змісту такої заяви законодавством не встановлені. Тому оформляємо її в довільній формі;

2) надіслати заяву до податкової за місцем реєстрації в порядку, установленому для подання податкової звітності ( п. 44.5 ПКУ). А саме ( п. 49.3 ПКУ):

— особисто платником податків або уповноваженою на це особою;

— поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення.

На жаль, в електронній формі таке повідомлення надіслати не можна;

Увага! На все про все у вас буде тільки 5 днів (!) з дня втрати Книги. Тож, покваптеся.

3) разом із заявою ви можете подати також і нову Книгу обліку для її реєстрації (про що одразу зазначити в заяві про втрату Книги). При цьому не забудьте прихопити з собою і довідку з поліції.

Строки реєстрації Книги обліку: «єдиноподатної» — у день подання на реєстрацію, «загальносистемної» — 3 робочі дні*.

* Більше інформації можна знайти в картках відповідних адміністративних послуг за адресою: http://sfs.gov.ua/diyalnist-/admin-poslugi/.

Щоб уникнути втрати Книги в майбутньому, ви можете почати вести її в електронній формі — в «Електронному кабінеті платника» на сайті податківців**. Для цього, нагадаємо, потрібно:

** Вам буде цікава стаття «Електронний кабінет платника: пора заходити» // журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 31.

— отримати (якщо ще не отримані) посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованим центром сертифікації ключів, уключених до системи подання податкових документів в електронному вигляді;

— укласти (якщо ще не укладено) договір про визнання електронних документів з контролюючим органом;

— сформувати заяву на отримання Книги і надіслати її до контролюючого органу за місцем податкового обліку засобами електронного зв’язку.

Подану вами заяву контролери зареєструють протягом 3 робочих днів і направлять вам відповідне повідомлення із зазначенням номера Книги і дати реєстрації.

Етап 3. Відновлюємо втрачений документ. На це вам дається 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження заяви до контролюючого органу.

Процес відновлення документів має і один позитивний момент. Якщо на момент втрати Книги обліку контролери планували провести у вас перевірку, строки її проведення перенесуть до дати відновлення і подання документів до перевірки в межах зазначених 90 календарних днів.

Але тільки за умови, що ви своєчасно сповістили контролерів про пропажу. Інакше — поблажок не чекайте.

Особливості відновлення книг обліку

Для єдиноподатників груп 1, 2 і 3 (неплатників ПДВ). Згідно з п. 44.1 ПКУ всі платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування, на підставі первинних документів. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами. А це означає, що будь-який суб’єкт господарювання, у тому числі й підприємець (як на єдиному податку, так і на загальній системі оподаткування), повинен мати первинні документи.

Звичайно, зважаючи на вимоги п.п. 296.1.1 ПКУ, платники єдиного податку зазначених груп зобов’язані вести Книгу обліку доходів шляхом щоденного, за підсумками робочого дня, відображення отриманих доходів. Записи у відповідних книгах уже є підставою для заповнення єдиноподатної декларації (лист Мінфіну від 05.03.2012 р. № 31-08410-07/23-1595/1186).

Проте без первинки не обійтися, оскільки саме вона покаже, за що отримано дохід і чи може він обкладатися єдиним податком.

Тому якщо ви втратили Книгу обліку, а первинні документи залишилися на місці, відновити загублену інформацію буде неважко. У цьому вам допоможуть такі платіжні документи, що підтверджують:

1) отримання доходу в безготівковій формі:

— банківські виписки;

— акти виконаних робіт;

— акти приймання-передачі товару;

— видаткові накладні;

— товарно-транспортні накладні тощо;

2) отримання доходу в готівковій формі:

— ті самі акти виконаних робіт, акти приймання-передачі товару, видаткові накладні тощо;

— товарні чеки / розрахункові квитанції;

— фіскальні звітні чеки РРО;

3) безоплатне отримання товарів (робіт, послуг):

— письмові договори дарування або інші письмові договори, за якими не передбачено грошової чи іншої компенсації вартості таких товарів (робіт, послуг) або їх повернення ( п. 292.3 ПКУ);

— а також накладні, акти приймання-передачі товару, договори надання послуг на безоплатній основі.

Для єдиноподатників групи 3 (платників ПДВ). Для таких платників до списку первинних документів, що підтверджують отримання доходу, додатково включаються:

— виписані податкові накладні та розрахунки коригування до них. Але будьте уважні: сама податкова накладна не підтверджує реальність здійсненої операції. До неї необхідно додати договір постачання або акти виконаних робіт / наданих послуг;

Якщо таких документів у вас немає, то зареєстровані податкові накладні / розрахунки коригування можна отримати з Єдиного реєстру податкових накладних. За останніми доведеться звернутися до контрагентів.

— бухдовідки про списання сум кредиторської заборгованості, за якими минув строк позовної давності.

Також для єдиноподатників групи 3 (платників ПДВ) значення мають документи, що підтверджують витрати, оскільки для них передбачено облік не тільки доходів, а й витрат. Такими документами можуть бути:

1) щодо придбання товарів/послуг:

— товарні чеки;

— прибуткові накладні, акти приймання-передачі або виконаних робіт / наданих послуг;

— отримані податкові накладні та розрахунки коригування до них (як доповнення до перелічених вище документів);

— чеки РРО;

— банківські виписки;

2) щодо нарахування та виплати зарплати найманим працівникам, а також нарахування та сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ — розрахунково-платіжні відомості.

Для підприємців-загальносистемників. Підприємці на загальній системі оподаткування також зобов’язані мати первинні документи про походження товару ( п. 177.10 ПКУ).

Більш того, не можна забувати, що в п. 177.2 ПКУ прописана ще одна вимога. Згідно з нею підприємець має право зменшити оподатковуваний дохід тільки на документально підтверджені витрати, пов’язані з госпдіяльністю такого підприємця.

Перелік таких витрат наведено в п. 177.4 ПКУ.

Більше того, до Книги обліку доходів і витрат такі платники не тільки вносять їх суми, а й зазначають реквізити первинних документів, на підставі яких було сформовано витрати такого підприємця. Які документи можуть сюди увійти — див. вище.

Але будьте уважні! Підприємцям-загальносистемникам додатково потрібно враховувати особливості визнання витрат***.

*** Подробиці знайдете у статтях «Поспішайте бачити» заповнення Книги ОДВ у ФОП-ОЗ у прикладах» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 48), «Гарячі» експрес-відповіді для ФОП-новачків» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 45).

Не відновили — чекайте наслідків

ПКУ не передбачає жодних відступів від обов’язку підприємця відновити втрачені облікові регістри.

Не звільняє платників від обов’язку відновлення документів навіть дія обставин непереборної сили, зокрема, якщо вони мали місце на території проведення АТО (лист ДФСУ від 07.04.2016 р. № 7763/6/99-99-19-01-03-15).

Більше того, за невиконання зазначених вимог передбачено відповідальність (лист ДПСУ від 17.04.2012 р. № 11206/7/17-1217, категорії 107.07 і 104.14 ЗІР). Яка це відповідальність?

1. Згідно з п. 121.1 ПКУ — у вигляді штрафу в розмірі 510 грн. (за повторне порушення протягом року — 1020 грн.).

Такий вид відповідальності передбачено за незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської і статистичної звітності платника та/або за неподання контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з єдиного реєстру податкових накладних) або їх копій при здійсненні податкового контролю.

Але знову ж таки, за умови, що ви не повідомляли контролерів про втрату документів (постанова Дніпропетровського окружного адмінсуду від 07.12.2015 р. у справі № 804/14228/15).

2. Згідно зі ст. 1641 КпАП — у вигляді штрафу в розмірі від 51 до 136 грн. (за повторне порушення протягом року — від 85 до 136 грн.).

У цьому випадку підприємець постраждає за неведення обліку або неналежне ведення обліку та витрат суб’єктами господарювання, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку.

3. Згідно зі ст. 1 Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 — у вигляді штрафу у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми.

Такий «сюрприз» чекає підприємців, у яких при перевірці будуть відсутні записи про отримані доходи готівкою (!). Це пряме порушення п. 2.6 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (ср. 025069200). У цьому податківці можуть угледіти неоприбуткування готівки і, як наслідок, застосують до підприємців фінансові санкції.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться