Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, сентябрь, 2016/№37
Печатать

Предприниматель «посеял» Книгу учета: что делать

Кравченко Дарья, налоговый эксперт, buhgalter911@mail.ua
Кто застрахован от утери учетных документов? «Поспособствовать» могут как банальная невнимательность (по сути — халатность), так и объективные причины (стихийное бедствие, кража и т. п.). Что делать в таких ситуациях? Нужно ли спешить восстанавливать утраченный документ? Стоит ли переживать из-за последствий? Во всех этих нюансах мы разберемся в данной статье.
единый налог, общая система, Книга учета доходов и расходов

Порядок действий для всех

Начнем с того, что Книга учета для физлица-предпринимателя — не что иное, как документ, с помощью которого он ведет учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объекта налогообложения (п. 44.1 НКУ). Существует три вида таких книг:

Книга учета доходов (утверждена приказом Минфина от 19.06.2015 г. № 579) — используется предпринимателями — плательщиками единого налога групп 1, 2 и 3 (неплательщиками НДС);

Книга учета доходов и расходов (утверждена тем же приказом Минфина) — предназначена для плательщиков единого налога группы 3 (плательщиков НДС);

Книга учета доходов и расходов (утверждена приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481) — для предпринимателей на общей системе.

Но независимо от того, какую именно Книгу вы потеряли, порядок дальнейших действий будет следующим.

Этап 1. Идем в полицию. В случае пропажи учетных регистров первым делом предприниматель должен письменно сообщить о случившемся правоохранительным органам (п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88). Последние, приняв заявление (в произвольной форме):

— проведут собственное расследование и сделают надлежащие выводы;

— выдадут справку (!), которая подтвердит принятие у вас заявления.

Такой документ станет основанием для регистрации новой Книги учета (но об этом позже). Без нее у вас не получится это сделать.

Этап 2. Готовим и подаем документы в налоговую. Для этого вам понадобится:

1) составить письменное заявление об утрате Книги учета. Требования к содержанию такого заявления законодательством не установлены. Поэтому оформляем его в произвольной форме;

2) направить заявление в налоговую по месту регистрации в порядке, установленном для предоставления налоговой отчетности (п. 44.5 НКУ). А именно (п. 49.3 НКУ):

— лично налогоплательщиком или уполномоченным на это лицом;

— по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения.

К сожалению, в электронной форме такое уведомление направить нельзя;

Внимание! На все про все у вас будет лишь 5 дней (!) со дня утери Книги. Так что поторопитесь.

3) вместе с заявлением вы можете подать также и новую Книгу учета для ее регистрации (о чем сразу указать в заявлении об утере Книги). При этом не забудьте захватить с собой и справку из полиции.

Сроки регистрации Книги учета: «единоналожной» — в день подачи на регистрацию, «общесистемной» — 3 рабочих дня*.

* Больше информации можно найти в карточках соответствующих административных услуг по адресу: http://sfs.gov.ua/diyalnist-/admin-poslugi/.

Во избежание потери Книги в будущем вы можете начать вести ее в электронной форме в «Электронном кабинете плательщика» на сайте налоговиков**. Для этого, напомним, нужно:

** Вам будет интересна статья «Электронный кабинет плательщика: пора заходить» // журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 31.

— получить (если еще не получены) усиленные сертификаты открытых ключей, сформированных аккредитованным центром сертификации ключей, включенных в систему предоставления налоговых документов в электронном виде;

— заключить (если еще не заключен) договор о признании электронных документов с контролирующим органом;

— сформировать заявление на получение Книги и направить его в контролирующий орган по месту налогового учета средствами электронной связи.

Поданное вами заявление контролеры зарегистрируют в течение 3 рабочих дней и направят вам соответствующее уведомление с указанием номера Книги и даты регистрации.

Этап 3. Восстанавливаем утраченный документ. На это вам дается 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления заявления в контролирующий орган.

Процесс восстановления документов имеет и один положительный момент. Если на момент утери Книги учета контролеры планировали провести у вас проверку, сроки ее проведения перенесут до даты восстановления и предоставления документов к проверке в пределах указанных 90 календарных дней.

Но только при условии, что вы вовремя известили контролеров о пропаже. Иначе — поблажек не ждите.

Особенности восстановления книг учета

Для единоналожников групп 1, 2 и 3 (неплательщиков НДС). Согласно п. 44.1 НКУ все налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, на основании первичных документов. Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами. А это значит, что любой субъект хозяйствования, в том числе и предприниматель (как на едином налоге, так и на общей системе налогообложения), должен иметь первичные документы.

Конечно, следуя требованиям п.п. 296.1.1 НКУ, плательщики единого налога указанных групп обязаны вести Книгу учета доходов путем ежедневного, по итогам рабочего дня, отражения полученных доходов. Записи в соответствующих книгах уже являются основанием для заполнения единоналожной декларации (письмо Минфина от 05.03.2012 г. № 31-08410-07/23-1595/1186).

Однако без первички не обойтись, так как именно она покажет, за что получен доход и может ли он облагаться единым налогом.

Поэтому если вы потеряли Книгу учета, а первичные документы остались на месте, восстановить утерянную информацию будет нетрудно. В этом вам помогут следующие платежные документы, подтверждающие:

1) получение дохода в безналичной форме:

— банковские выписки;

— акты выполненных работ;

— акты приема-передачи товара;

— расходные накладные;

— товарно-транспортные накладные и т. п.;

2) получение дохода в наличной форме:

— те же акты выполненных работ, акты приема-передачи товара, расходные накладные и т. д.;

— товарные чеки / расчетные квитанции;

— фискальные отчетные чеки РРО;

3) бесплатное получение товаров (работ, услуг):

— письменные договоры дарения или другие письменные договоры, по которым не предусмотрено денежной или другой компенсации стоимости таких товаров (работ, услуг) или их возврата (п. 292.3 НКУ);

— а также накладные, акты приема-передачи товара, договоры предоставления услуг на безоплатной основе.

Для единоналожников группы 3 (плательщиков НДС). Для таких плательщиков в список первичных документов, подтверждающих получение дохода, дополнительно включаются:

— выписанные налоговые накладные и расчеты корректировки к ним. Но будьте внимательны: сама налоговая накладная не подтверждает реальность осуществленной операции. К ней необходимо приложить договор поставки или акты выполненных работ / предоставленных услуг;

Если таких документов у вас нет, то зарегистрированные налоговые накладные / расчеты корректировки можно получить из Единого реестра налоговых накладных. За остальными придется обратиться к контрагентам.

— бухсправки о списании сумм кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Также для единоналожников группы 3 (плательщиков НДС) значение имеют документы, подтверждающие расходы, поскольку для них предусмотрен учет не только доходов, но и расходов. Такими документами могут быть:

1) в отношении приобретения товаров/услуг:

— товарные чеки;

— приходные накладные, акты приема-передачи или выполненных работ / предоставленных услуг;

— полученные налоговые накладные и расчеты корректировки к ним (как дополнение к перечисленным выше документам);

— чеки РРО;

— банковские выписки;

2) в отношении начисления и выплаты зарплаты наемным работникам, а также начисления и уплаты НДФЛ, военного сбора и ЕСВ — расчетно-платежные ведомости.

Для предпринимателей-общесистемщиков. Предприниматели на общей системе налогообложения также обязаны иметь первичные документы о происхождении товара (п. 177.10 НКУ).

Более того, нельзя забывать, что в п. 177.2 НКУ прописано еще одно требование. Согласно ему предприниматель имеет право уменьшить налогооблагаемый доход только на документально подтвержденные расходы, связанные с хоздеятельностью такого предпринимателя.

Перечень таких расходов приведен в п. 177.4 НКУ.

Более того, в Книгу учета доходов и расходов такие плательщики не только вносят их суммы, но и указывают реквизиты первичных документов, на основании которых были сформированы расходы такого предпринимателя. Какие документы могут сюда войти — см. выше.

Но будьте внимательны! Предпринимателям-общесистемщикам дополнительно нужно учитывать особенности признания расходов***.

*** Подробности найдете в статьях «Спешите видеть» заполнение Книги УДР у ФЛП-ОС в примерах» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 48), «Горячие» экспресс-ответы для ФЛП-новичков» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 45).

Не восстановили — ждите последствий

НКУ не предусматривает каких-либо отступлений от обязанности предпринимателя восстановить утраченные учетные регистры.

Не освобождает плательщиков от обязанности восстановления документов даже действие обстоятельств непреодолимой силы, в частности, если они имели место на территории проведения АТО (письмо ГФСУ от 07.04.2016 г. № 7763/6/99-99-19-01-03-15).

Более того, за невыполнение указанных требований предусмотрена ответственность (письмо ГНСУ от 17.04.2012 г. № 11206/7/17-1217, категории 107.07 и 104.14 ЗІР). Какая это ответственность?

1. Согласно п. 121.1 НКУ в виде штрафа в размере 510 грн. (за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.).

Такой вид ответственности предусмотрен за необеспечение хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности плательщика и/или за непредоставление контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля.

Но опять же, при условии, что вы не извещали контролеров об утере документов (постановление Днепропетровского окружного админсуда от 07.12.2015 г. по делу № 804/14228/15).

2. По ст. 1641 КоАП — в виде штрафа в размере от 51 до 136 грн. (за повторное нарушение в течение года — от 85 до 136 грн.).

В этом случае предприниматель пострадает за неведение учета или ненадлежащее ведение учета и расходов субъектами хозяйствования, для которых законами Украины установлена обязательная форма учета.

3. По ст. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 — в виде штрафа в 5-кратном размере неоприходованной суммы.

Такой «сюрприз» ожидает предпринимателей, у которых при проверке будут отсутствовать записи о полученных доходах наличными (!). Это прямое нарушение п. 2.6 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (ср. 025069200). В этом налоговики могут усмотреть неоприходование наличных и, как следствие, применят к предпринимателям финансовые санкции.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться