Заява працівника: порядок оформлення, реєстрації та зберігання

Заява працівника - це документ відносно оформлення якого не повинно виникати запитань. Але на практиці під час оформлення заяв як працівники, так і роботодавці припускаються численних помилок.

Розглянемо основні вимоги щодо оформлення заяв працівників.

1. Загальні вимоги

Типові форми заяв відсутні.

Наказом «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи» 09.07.2026 № 1860/5 (далі – наказ № 1860/5) Мін'юст затвердив 42 примірні форми кадрових та інших управлінських документів, зокрема заяв.

Наказ № 1860/5 не зареєстрований у Міністерстві юстиції України як нормативно-правовий акт.

Тому затверджені ним форми мають рекомендаційний характер. Їх можна використовувати їх як зразки для мінімізації помилок.

Заява – це письмове офіційне повідомлення та/або прохання, яке подають на ім'я посадової особи, як правило, керівника юридичної особи. 

Заяву найчастіше оформлюють рукописним способом на стандартному аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. 

Трафаретні бланки повинні містити надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної інформації. 

2. Оформлення заяви

Під час оформлення заяви слід враховувати наступне: 

1. Заяву адресують на ім'я роботодавця. 

Якщо роботодавець – юридична особа, то заяву пишуть на ім'я керівника юридичної особи. 

Зокрема, в реквізиті «Адресат» зазначають: 

• найменування посади (із зазначенням повного або скороченого найменування юридичної особи), 
• власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ керівника юридичної особи (у давальному відмінку).

Цей реквізит оформлюють у правому верхньому куті першого аркуша заяви.

2. Під адресатом автор заяви оформлює відомості про себе (у родовому відмінку без додавання прийменника «від»). 

У заяві зазначають: 

• найменування посади та структурного підрозділу, в якому працюють (для працівників), 
• прізвище, ім'я та по батькові.

Особа, яка влаштовується на роботу, у відомостях про себе додатково зазначає персональні дані:

• адресу реєстрації місця проживання,
• номер контактного телефону,
• паспортні дані,
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) за наявності.

3. Далі зазначається назва документу – ЗАЯВА.

Назва розміщується з нового рядка, посередині.

4. Під назвою документу наводиться текст заяви.

Зазвичай текст починається зі слова «Прошу», яке пишуть або друкують з абзацу.

У тексті заяви стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного у заяві, без додаткових уточнень і з'ясувань.

До деяких видів заяв додають інші документи, перелік яких залежить від виду заяви.

У випадку наявності додатків перед ними зазначається відмітка – слово «Додатки:".

Додатки наводяться у вигляді нумерованого списку, який починають з нового рядка.

5. Під текстом або під відміткою про наявність додатків (за наявності) автор ставить дату та свій особистий підпис. 

На роздрукованому шаблоні заяви обов'язково повинен бути особистий підпис працівника.

Розшифрування підпису не вимагається, оскільки його прізвище, повне ім'я та по батькові обов'язково мають бути зазначені у відомостях про автора.

3. Візи та резолюція на заяві

Зареєстрована заява (з додатками до неї) передається на розгляд керівництва в день її надходження або наступного робочого дня - у разі надходження документів у неробочий час (п. 1 гл. 4 розд. ІІІ Правил №1000/5).

Візують заяву посадові особи у певній послідовності:

• безпосередній керівник структурного підрозділу, до якого працівника приймають на роботу чи, навпаки, звільняють, надають відпустку тощо;
• керівник кадрової служби (або особа, відповідальна за роботу з кадрами у юридичної особи);
• керівник фінансової служби (головний бухгалтер) юридичної особи.

В окремих випадках, коли зміст заяви має правові наслідки для підприємства або пов'язаний із ризиками порушення законодавства, на заяві потрібна віза юрисконсульта. 

Віза посадової особи на заяві максимально складається з таких елементів:

• назва посади (за потреби);
• особистий підпис, власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ;
• дати візування.

На невеликому підприємстві допускається скорочений варіант оформлення візи на заяві (без назви посади та розшифрування підпису).

Резолюцію на заяві проставляє керівник юридичної особи після прийняття рішення щодо прохання, сформульованого заявником. Таке рішення може бути як позитивним, так і негативним.

Резолюція містить:

• стислий зміст прийнятого керівником рішення щодо виконання заяви;
• особистий підпис керівника;
• дату.

Керівник проставляє резолюцію власноруч безпосередньо на заяві зліва у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі, призначеному для підшивання.

Тобто, за наслідками розгляду заяви повинні мати резолюцію (візу) керівника. 

Відповідно до п. 3 гл. 4 розд. ІІІ Правил №1000/5: документи, розглянуті керівництвом, повертаються з резолюцією щодо їх виконання в службу діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

4. Дати у заяві

Дат у заяві буде як мінімум п'ять, і оформлені вони будуть у такій послідовності:

1. дата у тексті;
2. дата підписання заявником;
3. дата у візі кожної посадової особи;
4. дата реєстрації заяви;
5. дата у резолюції керівника.

Основною датою заяви є дата її підписання заявником. Ця дата проставляється у нижній частині документа під текстом ліворуч від підпису заявника.

Також у тексті переважної більшості заяв, зокрема про прийняття на роботу, переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи, надання усіх видів відпусток тощо, має бути вказана дата відповідної запланованої працівником події – відпустки, звільнення тощо. 

Крім того, дата є обов'язковим елементом реквізитів «Віза» та «Резолюція".

Завізована заява підлягає реєстрації, під час якої обов'язково зазначається дата реєстрації:

• якщо заява оформлена на бланку, то дату та реєстраційний індекс проставляють у спеціально передбачених для цих реквізитів місцях,
• якщо заява оформлена на чистому аркуші паперу, то – у верхній частині лицьового боку аркуша ліворуч від реквізиту «Адресат".

Згідно з ДСТУ 4163:2020 дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Дозволяється оформлювати дату й у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб використовують у компаніях з іноземними інвестиціями, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

У текстах заяв найчастіше застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля у позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.".

У різних реквізитах однієї заяви дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом.

5. Правила реєстрації заяв

У жодному нормативно-правовому акті не встановлено форму Журналу реєстрації заяв працівників. 

Тому юридична особа має право самостійно визначити структуру відповідного журналу, враховуючи специфіку опрацювання та виконання заяв саме в цій юридичній особі.

Виходячи з практичного досвіду, такий журнал повинен передбачати шість граф для внесення необхідних відомостей про заявника і результати розгляду його заяви.

У графі 1 проставляють дату реєстрації заяви та реєстраційний індекс.

У графі 2 зазначають прізвище, ім'я, по батькові автора заяви.

У графі 3 формулюють короткий зміст заяви.

До графи 4 вносять резолюцію керівника юридичної особи.

У графі 5 зазначають прізвище посадової особи, відповідальної за виконання заяви.

У графі 6 проставляють відмітку про виконання заяви.

Заяви працівників реєструють у межах одного діловодного року, який зазвичай збігається з календарним роком (з січня по грудень включно).

Після завершення діловодного року у журналі реєстрації роблять підсумковий запис про кількість заяв, зареєстрованих протягом відповідного року.

На підприємстві з невеликою кількістю працівників та невеликим обсягом документообігу недоцільно вести окремий журнал для реєстрації заяв працівників. Заяву можна зареєструвати у загальному Журналі реєстрації внутрішніх документів.

6. Місце та строк зберігання заяв

У повному переліку документів, які підшиваються в особові справи, наведеному у п. 12 глави 2 розділу IV Правил №1000/5, передбачено такі види заяв працівників:

• заява про прийняття на роботу;
• заява про переведення на іншу роботу (посаду);
• заява про зміну біографічних даних;
• заява про звільнення.

Позаяк строк зберігання особової справи становить 75 років після звільнення працівника згідно з п. «в» ст. 493 Переліку № 578/5, то і зазначені заяви зберігатимуться у складі особових справ працівників 75 років в архіві юридичної особи.

Усі інші види заяв мають тимчасовий строк зберігання і до архіву юридичної особи не передаються.

Так, наприклад, заяви про всі види відпусток мають строк зберігання лише 1 рік згідно зі ст. 515 Переліку №578/5. Зазвичай у поточному діловодстві вони формуються та зберігаються у кадровій службі юридичної особи у справі із заголовком «Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати".