Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, червень, 2017/№27
Друкувати

«Кадрова азбука». Трудова книжка: приймаємо, заповнюємо

Соломіна Марія, експерт з питань оплати праці, buhgalter911@mail.ua
Скасування трудових книжок «тормознули» ще минулого року. Тепер говорять про прийдешню видачу замість них ID-карток. Але поки що паперові трудові книжки живіші за всіх живих. А тому кожному роботодавцеві, як і раніше, важливо знати, як їх оформляти, обліковувати і зберігати. Про те, як це робити правильно, ми зараз з вами, дорогі друзі, і поговоримо.
оформлення працівника, сумісники, підприємці-роботодавці

Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. Їх ведуть роботодавці (підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізособи-підприємці) на всіх працівників, які працюють у них понад 5 днів ( ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції № 58*).

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

При цьому є нюанс щодо працівників-сумісників.

Якщо ваш працівник є зовнішнім сумісником (його основне місце роботи — в іншого роботодавця), запису у його трудову книжку ви не вносите. Чому? Через пряму норму з усе того ж п. 1.1 Інструкції № 58.

«На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи».

Якщо працівник-сумісник захоче, запис про його роботу за сумісництвом повинен буде внести у його книжку окремим рядком основний роботодавець. Для цього вам необхідно видати працівникові довідку про роботу за сумісництвом (форма довільна).

Логічно, щоб таку довідку (виписки з наказів) неосновний роботодавець видав працівникові в момент звільнення з роботи за сумісництвом**.

** Детальніше розібратися із сумісниками вам допоможе стаття «Сумісники: трудова книжка і не лише» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 16).

Далі невеликий сеанс «бліц-відповідей» на ваші запитання щодо трудової книжки.

Запитання

Відповідь

У працівника трудова книжка старого зразка. Чи потрібно її замінювати на нову?

Діючі на сьогодні форми трудової книжки і вкладиша до неї затверджені постановою КМУ від 27.04.93 р. № 301. Проте багато працівників (старшого покоління) мають трудові книжки раніше встановленого (до набуття чинності вказаною постановою) зразка (1938 або 1974 року).

Проте можете не турбуватися: відкриті раніше трудові книжки старого зразка дійсні й обміну не підлягають

Чи можна заповнювати трудову книжку однією мовою?

Ми вважаємо, що так, якщо ця мова українська.

Тобто якщо ви зробите запис українською мовою і в російськомовній частині трудової книжки або взагалі проігноруєте російськомовну частину, це, на нашу думку, не буде порушенням.

Тим більше Мінсоцполітики в листі від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06, пославшись на ст. 13 Закону № 5029***, підкреслило, що заповнення трудової книжки іншою мовою, окрім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка

Чи може фізособа-підприємець завести трудову книжку працівникові?

Так. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15. Причому зверніть увагу: якщо в підприємця немає печатки, усі записи в трудовій книжці він завіряє тільки своїм підписом.

І ще одна фішка. Підприємець трудові книжки найнятих робітників у себе не зберігає. У цьому випадку трудові книжки зберігаються в самих працівників****

Працівник підприємства просить на якийсь час видати йому на руки трудову книжку. Як це оформити?

Намотайте на вус: підприємства зберігають у себе трудові книжки і видавати їх на руки працівникам до моменту звільнення не мають права.

У такій ситуації ви повинні видати працівникові завірені виписки з трудової книжки.

Свою трудову книжку на руки працівник отримає тільки в день звільнення після того, як розпишеться в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 4.1 Інструкції № 58)

У працівника в трудовій книжці закінчилися сторінки для записів про прийняття/звільнення. Що робити?

Відповідь проста: заводити вкладиш у трудову книжку. Причому якщо сама трудова книжка старого зразка, вкладиш до неї повинен мати нову форму.

Вкладиш ушивають до трудової книжки, заповнюють і ведуть у такому ж порядку, що й трудову книжку. Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори проставляють штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш». Тут же вказують серію і номер вкладиша.

Майте на увазі: вкладиш без трудової книжки недійсний.

Коли вносять відомості у відповідний розділ вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки

*** Закон України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI.

**** Знайти деталі за цією темою ви можете в статті «Фізособа-підприємець і трудова книжка на «найманців»: як зараз» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 16).

Із загальними питаннями розібралися. Пора переходити до заповнення трудової книжки новоприйнятого працівника. А розпочнемо з «доприймальних» записів . Так-так, є і такі! Дивіться самі.

«Доприймальні» записи

При працевлаштуванні деяких категорій працівників роботодавець повинен враховувати певні особливості заповнення розділу «Відомості про роботу» трудової книжки.

Ідеться, наприклад, про військовослужбовців, які повернулися з військової служби, випускників ВНЗ, громадян, які доглядали за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років.

Перш ніж унести в розділ «Відомості про роботу» запис про прийняття на роботу таких працівників, ви окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів (якщо вони, звичайно, будуть надані) повинні внести дані про:

Цього вимагає п. 2.19 Інструкції № 58.

час служби у складі ЗСУ й інших військах, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

— час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;

час навчання в професійних навчально-виховних закладах та інших закладах в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

час навчання у вищих навчальних закладах і про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі.

Окремо зупинимося на внесенні до трудової книжки запису про час навчання. Якщо до вас на роботу завітав, наприклад, випускник ПТНЗу або ВНЗ, у якого зроду не було трудової книжки, то ви, як перший роботодавець, повинні в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки цього працівника насамперед внести запис про період його навчання в навчальному закладі. І вже потім зробити запис про прийняття на роботу.

Підстава для «навчального» запису — диплом випускника.

Візьміть до відома: уносити до трудової книжки запис про те, що до вступу до вас на роботу працівник не мав трудового стажу, не потрібно.

А як щодо студентів, що навчаються, які вже мали трудові книжки до вступу до навчального закладу? Тоді запис про період навчання до трудової внесе навчальний заклад (п. 2.16 Інструкції № 58).

А якщо студент навчався і паралельно працював та його трудова книжка на момент закінчення навчання знаходиться на підприємстві? У цьому випадку, на наш погляд, запис про період навчання може бути внесений до його трудової книжки після запису про звільнення з цього місця роботи майбутнім роботодавцем перед записом про прийняття на роботу.

Вносимо запис про прийняття на роботу

Запис про прийняття працівника на роботу вносять у розділ трудової книжки «Відомості про роботу». Як саме це роблять?

У графі 3 у вигляді заголовка (тобто окремим рядком) записують повне найменування підприємства (підприємця), у тому числі назву його організаційно-правової форми.

Потім рядком нижче (під заголовком) зазначають:

— у графі 1 — порядковий номер запису. Зверніть увагу: нумерація записів по всьому «приймально-звільнювальному» розділу наскрізна! Цифри арабські;

— у графі 2 — дату прийняття на роботу відповідно до наказу;

Зверніть увагу: у графі 2 зазначають саме дату прийняття на роботу, а не дату видання наказу або дату внесення запису до трудової книжки.

— у графі 3 — інформацію про те, у який цех, відділ, підрозділ, ділянку, виробництво, а також на яку роботу, професію або посаду приймають працівника. Урахуйте: записи про найменування роботи, професію або посаду, на яку прийнятий працівник, уносять у точній відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторові професій ДК 003:2010;

— у графі 4 — назву, дату і номер документа, на підставі якого вносять запис. Увага! Назву документа, на підставі якого ви вносите запис, пишіть повністю — «Наказ», а не «Нак.», «Розпорядження», а не «Розп».

Тепер «пройдемося» по можливих варіантах оформлення трудових відносин.

Безстроковий трудовий договір. Запис про прийняття на роботу в трудовій книжці повинен точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника підприємства-роботодавця і може виглядати, наприклад, так: «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту». Інформацію про те, що трудовий договір безстроковий, у трудовій книжці не наводять.

А як бути, якщо працівника приймають на роботу на певний строк?

Строковий договір. Строк дії трудового договору прописують тільки в наказі про прийняття на роботу (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07). Відомості про те, що трудовий договір у цьому випадку строковий, до трудової книжки не вносять ( ст. 23 КЗпП).

Коли ж настане момент розставання зі «строковим» працівником, то і в наказі, і в трудовій книжці просто зроблять запис про звільнення з формулюванням: «У зв’язку із закінченням строку дії трудового договору, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».

Сезонні і тимчасові роботи. Відомості про характер роботи (сезонна/тимчасова) до трудової книжки не вносяться (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07).

Неповний робочий час. При прийнятті працівника на роботу на умовах неповного робочого часу інформацію про режим його роботи вказують тільки в наказі про прийняття на роботу.

До трудової книжки вносять запис про прийняття на посаду (роботу) без згадки про неповний робочий час.

Випробувальний строк. Коли працівника приймають на роботу з випробувальним строком, таку умову обумовлюють тільки в наказі «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту з випробувальним строком три місяці».

До трудової книжки умову про випробувальний строк не вносять, а роблять стандартний запис: «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту».

Робота на умовах контракту. Контракт є особливою формою трудового договору. Умову про укладення контракту вказують у трудовій книжці.

Зверніть увагу: при продовженні строку дії контракту трудові відносини між працівником і роботодавцем тривають (не припиняються). Додатковий запис про це до трудової книжки не вносять.

Але якщо після закінчення дії попереднього контракту з працівником відразу укладають новий контракт на новий строк, то працівника звільняють і знову приймають на роботу.

Природно, у трудовій книжці ці маніпуляції відображають відповідними записами.

Переведення з іншого підприємства. Запис у трудовій книжці працівника, прийнятого на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, повинен містити вказівку на факт прийняття по переведенню, а також найменування підприємства, з якого переведений працівник.

Що ж, час переходити до прикладів внесення до трудової книжки записів про прийняття на роботу.

Порядок заповнення трудової книжки при прийнятті працівника на роботу

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться