Підпишіться!


Бухгалтер 911, червень, 2017/№27
Друкувати

«Кадрова азбука». Трудова книжка: приймаємо, заповнюємо

Соломіна Марія, експерт з питань оплати праці, buhgalter911@mail.ua
Скасування трудових книжок «тормознули» ще минулого року. Тепер говорять про прийдешню видачу замість них ID-карток. Але поки що паперові трудові книжки живіші за всіх живих. А тому кожному роботодавцеві, як і раніше, важливо знати, як їх оформляти, обліковувати і зберігати. Про те, як це робити правильно, ми зараз з вами, дорогі друзі, і поговоримо.
оформлення працівника, сумісники, підприємці-роботодавці

Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. Їх ведуть роботодавці (підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізособи-підприємці) на всіх працівників, які працюють у них понад 5 днів ( ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції № 58*).

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

При цьому є нюанс щодо працівників-сумісників.

Якщо ваш працівник є зовнішнім сумісником (його основне місце роботи — в іншого роботодавця), запису у його трудову книжку ви не вносите. Чому? Через пряму норму з усе того ж п. 1.1 Інструкції № 58.

«На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи».

Якщо працівник-сумісник захоче, запис про його роботу за сумісництвом повинен буде внести у його книжку окремим рядком основний роботодавець. Для цього вам необхідно видати працівникові довідку про роботу за сумісництвом (форма довільна).

Логічно, щоб таку довідку (виписки з наказів) неосновний роботодавець видав працівникові в момент звільнення з роботи за сумісництвом**.

** Детальніше розібратися із сумісниками вам допоможе стаття «Сумісники: трудова книжка і не лише» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 16).

Далі невеликий сеанс «бліц-відповідей» на ваші запитання щодо трудової книжки.

Запитання

Відповідь

У працівника трудова книжка старого зразка. Чи потрібно її замінювати на нову?

Діючі на сьогодні форми трудової книжки і вкладиша до неї затверджені постановою КМУ від 27.04.93 р. № 301. Проте багато працівників (старшого покоління) мають трудові книжки раніше встановленого (до набуття чинності вказаною постановою) зразка (1938 або 1974 року).

Проте можете не турбуватися: відкриті раніше трудові книжки старого зразка дійсні й обміну не підлягають

Чи можна заповнювати трудову книжку однією мовою?

Ми вважаємо, що так, якщо ця мова українська.

Тобто якщо ви зробите запис українською мовою і в російськомовній частині трудової книжки або взагалі проігноруєте російськомовну частину, це, на нашу думку, не буде порушенням.

Тим більше Мінсоцполітики в листі від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06, пославшись на ст. 13 Закону № 5029***, підкреслило, що заповнення трудової книжки іншою мовою, окрім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка

Чи може фізособа-підприємець завести трудову книжку працівникові?

Так. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15. Причому зверніть увагу: якщо в підприємця немає печатки, усі записи в трудовій книжці він завіряє тільки своїм підписом.

І ще одна фішка. Підприємець трудові книжки найнятих робітників у себе не зберігає. У цьому випадку трудові книжки зберігаються в самих працівників****

Працівник підприємства просить на якийсь час видати йому на руки трудову книжку. Як це оформити?

Намотайте на вус: підприємства зберігають у себе трудові книжки і видавати їх на руки працівникам до моменту звільнення не мають права.

У такій ситуації ви повинні видати працівникові завірені виписки з трудової книжки.

Свою трудову книжку на руки працівник отримає тільки в день звільнення після того, як розпишеться в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 4.1 Інструкції № 58)

У працівника в трудовій книжці закінчилися сторінки для записів про прийняття/звільнення. Що робити?

Відповідь проста: заводити вкладиш у трудову книжку. Причому якщо сама трудова книжка старого зразка, вкладиш до неї повинен мати нову форму.

Вкладиш ушивають до трудової книжки, заповнюють і ведуть у такому ж порядку, що й трудову книжку. Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори проставляють штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш». Тут же вказують серію і номер вкладиша.

Майте на увазі: вкладиш без трудової книжки недійсний.

Коли вносять відомості у відповідний розділ вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки

*** Закон України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI.

**** Знайти деталі за цією темою ви можете в статті «Фізособа-підприємець і трудова книжка на «найманців»: як зараз» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 16).

Із загальними питаннями розібралися. Пора переходити до заповнення трудової книжки новоприйнятого працівника. А розпочнемо з «доприймальних» записів . Так-так, є і такі! Дивіться самі.

«Доприймальні» записи

При працевлаштуванні деяких категорій працівників роботодавець повинен враховувати певні особливості заповнення розділу «Відомості про роботу» трудової книжки.

Ідеться, наприклад, про військовослужбовців, які повернулися з військової служби, випускників ВНЗ, громадян, які доглядали за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років.

Перш ніж унести в розділ «Відомості про роботу» запис про прийняття на роботу таких працівників, ви окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів (якщо вони, звичайно, будуть надані) повинні внести дані про:

Цього вимагає п. 2.19 Інструкції № 58.

час служби у складі ЗСУ й інших військах, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

— час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;

час навчання в професійних навчально-виховних закладах та інших закладах в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

час навчання у вищих навчальних закладах і про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі.

Окремо зупинимося на внесенні до трудової книжки запису про час навчання. Якщо до вас на роботу завітав, наприклад, випускник ПТНЗу або ВНЗ, у якого зроду не було трудової книжки, то ви, як перший роботодавець, повинні в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки цього працівника насамперед внести запис про період його навчання в навчальному закладі. І вже потім зробити запис про прийняття на роботу.

Підстава для «навчального» запису — диплом випускника.

Візьміть до відома: уносити до трудової книжки запис про те, що до вступу до вас на роботу працівник не мав трудового стажу, не потрібно.

А як щодо студентів, що навчаються, які вже мали трудові книжки до вступу до навчального закладу? Тоді запис про період навчання до трудової внесе навчальний заклад (п. 2.16 Інструкції № 58).

А якщо студент навчався і паралельно працював та його трудова книжка на момент закінчення навчання знаходиться на підприємстві? У цьому випадку, на наш погляд, запис про період навчання може бути внесений до його трудової книжки після запису про звільнення з цього місця роботи майбутнім роботодавцем перед записом про прийняття на роботу.

Вносимо запис про прийняття на роботу

Запис про прийняття працівника на роботу вносять у розділ трудової книжки «Відомості про роботу». Як саме це роблять?

У графі 3 у вигляді заголовка (тобто окремим рядком) записують повне найменування підприємства (підприємця), у тому числі назву його організаційно-правової форми.

Потім рядком нижче (під заголовком) зазначають:

— у графі 1 — порядковий номер запису. Зверніть увагу: нумерація записів по всьому «приймально-звільнювальному» розділу наскрізна! Цифри арабські;

— у графі 2 — дату прийняття на роботу відповідно до наказу;

Зверніть увагу: у графі 2 зазначають саме дату прийняття на роботу, а не дату видання наказу або дату внесення запису до трудової книжки.

— у графі 3 — інформацію про те, у який цех, відділ, підрозділ, ділянку, виробництво, а також на яку роботу, професію або посаду приймають працівника. Урахуйте: записи про найменування роботи, професію або посаду, на яку прийнятий працівник, уносять у точній відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторові професій ДК 003:2010;

— у графі 4 — назву, дату і номер документа, на підставі якого вносять запис. Увага! Назву документа, на підставі якого ви вносите запис, пишіть повністю — «Наказ», а не «Нак.», «Розпорядження», а не «Розп».

Тепер «пройдемося» по можливих варіантах оформлення трудових відносин.

Безстроковий трудовий договір. Запис про прийняття на роботу в трудовій книжці повинен точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника підприємства-роботодавця і може виглядати, наприклад, так: «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту». Інформацію про те, що трудовий договір безстроковий, у трудовій книжці не наводять.

А як бути, якщо працівника приймають на роботу на певний строк?

Строковий договір. Строк дії трудового договору прописують тільки в наказі про прийняття на роботу (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07). Відомості про те, що трудовий договір у цьому випадку строковий, до трудової книжки не вносять ( ст. 23 КЗпП).

Коли ж настане момент розставання зі «строковим» працівником, то і в наказі, і в трудовій книжці просто зроблять запис про звільнення з формулюванням: «У зв’язку із закінченням строку дії трудового договору, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».

Сезонні і тимчасові роботи. Відомості про характер роботи (сезонна/тимчасова) до трудової книжки не вносяться (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07).

Неповний робочий час. При прийнятті працівника на роботу на умовах неповного робочого часу інформацію про режим його роботи вказують тільки в наказі про прийняття на роботу.

До трудової книжки вносять запис про прийняття на посаду (роботу) без згадки про неповний робочий час.

Випробувальний строк. Коли працівника приймають на роботу з випробувальним строком, таку умову обумовлюють тільки в наказі «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту з випробувальним строком три місяці».

До трудової книжки умову про випробувальний строк не вносять, а роблять стандартний запис: «Прийнятий на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту».

Робота на умовах контракту. Контракт є особливою формою трудового договору. Умову про укладення контракту вказують у трудовій книжці.

Зверніть увагу: при продовженні строку дії контракту трудові відносини між працівником і роботодавцем тривають (не припиняються). Додатковий запис про це до трудової книжки не вносять.

Але якщо після закінчення дії попереднього контракту з працівником відразу укладають новий контракт на новий строк, то працівника звільняють і знову приймають на роботу.

Природно, у трудовій книжці ці маніпуляції відображають відповідними записами.

Переведення з іншого підприємства. Запис у трудовій книжці працівника, прийнятого на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, повинен містити вказівку на факт прийняття по переведенню, а також найменування підприємства, з якого переведений працівник.

Що ж, час переходити до прикладів внесення до трудової книжки записів про прийняття на роботу.

Порядок заповнення трудової книжки при прийнятті працівника на роботу

У фокусі фото автора
Томашпольский Сергій ФОП і готівка: оприбуткування, ліміти, РРО і фінмоніторинг... ...
11790 33
Курси валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд