Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, июнь, 2017/№27
Печатать

«Кадровая азбука». Трудовая книжка: принимаем, заполняем

Соломина Мария, эксперт по вопросам оплаты труда, buhgalter911@mail.ua
Отмену трудовых книжек «тормознули» еще в прошлом году. Теперь говорят о грядущей выдаче вместо них ID-карточек. Но пока бумажные трудовые книжки живее всех живых. А потому каждому работодателю по-прежнему важно знать, как их оформлять, учитывать и хранить. О том, как это делать правильно, мы сейчас с вами, дорогие друзья, и поговорим.
оформление работника, совместители, предприниматели-работодатели

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Их ведут работодатели (предприятия, учреждения, организации всех форм собственности, а также физлица-предприниматели) на всех работников, которые трудятся у них свыше 5 дней ( ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58*).

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

При этом есть нюанс по работникам-совместителям.

Если ваш работник является внешним совместителем (его основное место работы — у другого работодателя), записи в его трудовую книжку вы не вносите. Почему? В силу прямой нормы из все того же п. 1.1 Инструкции № 58.

«На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.»

Если работник-совместитель захочет, запись о его работе по совместительству должен будет внести в его книжку отдельной строкой основной работодатель. Для этого вам необходимо будет выдать работнику справку о работе по совместительству (форма произвольная).

Логично, чтобы такую справку (выписки из приказов) неосновной работодатель выдал работнику в момент увольнения с работы по совместительству**.

** Детальнее разобраться с совместителями вам поможет статья «Совместители: трудовая книжка и не только» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 16).

Далее небольшой сеанс «блиц-ответов» на ваши вопросы по трудовой книжке.

Вопрос

Ответ

У работника трудовая книжка старого образца. Нужно ли ее заменять на новую?

Действующие на сегодняшний день формы трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением КМУ от 27.04.93 г. № 301. Однако многие работники (старшего поколения) имеют трудовые книжки ранее установленного (до вступления в силу указанного постановления) образца (1938 или 1974 года).

Однако можете не беспокоиться: открытые ранее трудовые книжки старого образца действительны и обмену не подлежат

Можно ли заполнять трудовую книжку на одном языке?

Мы считаем, что да, если этот язык украинский.

То есть, если вы сделаете запись на украинском языке и в русскоязычной части трудовой книжки или вообще проигнорируете русскоязычную часть, это, по нашему мнению, не будет нарушением.

Тем более Минсоцполитики в письме от 29.06.2016 г. № 3475/0/10-16/06, сославшись на ст. 13 Закона № 5029***, подчеркнуло, что заполнение трудовой книжки на другом языке, кроме украинского, может осуществляться на основе личного заявления лица, которому принадлежит трудовая книжка

Может ли физлицо-предприниматель завести трудовую книжку работнику?

Да. Это подтверждает Минсоцполитики в письме от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15. Причем заметьте: если у предпринимателя нет печати, все записи в трудовой книжке он заверяет только своей подписью.

И еще одна фишка. Предприниматель трудовые книжки наемных работников у себя не хранит. В этом случае трудовые книжки хранятся у самих работников****

Работник предприятия просит на время выдать ему на руки трудовую книжку. Как это оформить?

Намотайте на ус: предприятия хранят у себя трудовые книжки и выдавать их на руки работникам до момента увольнения не вправе.

В такой ситуации вы должны выдать работнику заверенные выписки из трудовой книжки.

Свою трудовую книжку на руки работник получит только в день увольнения после того, как распишется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ( п. 4.1 Инструкции № 58)

У работника в трудовой книжке закончились страницы для записей о приеме/увольнении. Что делать?

Ответ прост: заводить вкладыш в трудовую книжку. Причем если сама трудовая книжка старого образца, вкладыш к ней должен иметь новую форму.

Вкладыш вшивают в трудовую книжку, заполняют и ведут в таком же порядке, что и трудовую книжку. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху проставляют штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш». Здесь же указывают серию и номер вкладыша.

Имейте в виду: вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Когда вносят сведения в соответствующий раздел вкладыша, продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки

*** Закон Украины «Об основах государственной языковой политики» от 03.07.2012 г. № 5029-VI.

**** Найти детали по этой теме вы можете в статье «Физлицо-предприниматель и трудовая книжка на «наемников»: как сейчас» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 16).

С общими вопросами разобрались. Пора переходить к заполнению трудовой книжки вновь принятого работника. А начнем с «доприемных» записей . Да-да, есть и такие! Смотрите сами.

«Доприемные» записи

При трудоустройстве некоторых категорий работников работодатель должен учитывать определенные особенности заполнения раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки.

Речь идет, например, о военнослужащих, вернувшихся с военной службы, выпускниках вузов, гражданах, которые ухаживали за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет.

Перед тем как внести в раздел «Відомості про роботу» запись о приеме на работу таких работников, вы отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (если они, конечно, будут предоставлены) должны внести данные о:

Этого требует п. 2.19 Инструкции № 58.

времени службы в составе ВСУ и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе;

времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);

времени обучения в высших учебных заведениях и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре.

Отдельно остановимся на внесении в трудовую книжку записи о времени обучения. Если к вам на работу пожаловал, например, выпускник ПТУЗа или вуза, у которого отродясь не было трудовой книжки, то вы как первый работодатель должны в раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки этого работника первым делом внести запись о периоде его обучения в учебном заведении. И уже потом сделать запись о приеме на работу.

Основание для «учебной» записи — диплом выпускника.

Примите к сведению: вносить в трудовую книжку запись о том, что до поступления к вам на работу работник не имел трудового стажа, не нужно.

А как насчет студентов, учащихся, которые уже имели трудовые книжки до поступления в учебное заведение? Тогда запись о периоде учебы в трудовую внесет учебное заведение ( п. 2.16 Инструкции № 58).

А если студент учился и параллельно работал и его трудовая книжка на момент окончания учебы находится на предприятии? В этом случае, на наш взгляд, запись о периоде учебы может быть внесена в его трудовую книжку после записи об увольнении с данного места работы будущим работодателем перед записью о приеме на работу.

Вносим запись о приеме на работу

Запись о приеме работника на работу вносят в раздел трудовой книжки «Відомості про роботу». Как именно это делают?

В графе 3 в виде заголовка (т. е. отдельной строкой) записывают полное наименование предприятия (предпринимателя), в том числе название его организационно-правовой формы.

Затем строкой ниже (под заголовком) указывают:

— в графе 1 — порядковый номер записи. Заметьте: нумерация записей по всему «приемно-увольнительному» разделу сквозная! Цифры арабские;

— в графе 2 — дату приема на работу в соответствии с приказом;

Обратите внимание: в графе 2 указывают именно дату приема на работу, а не дату издания приказа или дату внесения записи в трудовую книжку.

— в графе 3 — информацию о том, в какой цех, отдел, подразделение, участок, производство, а также на какую работу, профессию или должность принимают работника. Учтите: записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносят в точном соответствии с наименованием, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003:2010;

— в графе 4 — название, дату и номер документа, на основании которого вносят запись. Внимание! Название документа, на основании которого вы вносите запись, пишите полностью — «Наказ», а не «Нак.», «Розпорядження», а не «Розп».

Теперь «пройдемся» по возможным вариантам оформления трудовых отношений.

Бессрочный трудовой договор. Запись о приеме на работу в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя и может выглядеть, например, так: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта». Информацию о том, что трудовой договор бессрочный, в трудовой книжке не приводят.

А как быть, если работника принимают на работу на определенный срок?

Срочный договор. Срок действия трудового договора прописывают только в приказе о приеме на работу (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07). Сведения о том, что трудовой договор в данном случае срочный, в трудовую книжку не вносят ( ст. 23 КЗоТ).

Когда же настанет момент расставания со «срочным» работником, то и в приказе, и в трудовой книжке просто сделают запись об увольнении с формулировкой: «В связи с окончанием срока действия трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ».

Сезонные и временные работы. Сведения о характере работы (сезонная/временная) в трудовую книжку не вносятся (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07).

Неполное рабочее время. При приеме работника на работу на условиях неполного рабочего времени информацию о режиме его работы указывают только в приказе о приеме на работу.

В трудовую книжку вносят запись о принятии на должность (работу) без упоминания о неполном рабочем времени.

Испытательный срок. Когда работника принимают на работу с испытательным сроком, такое условие оговаривают только в приказе «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта с испытательным сроком три месяца».

В трудовую книжку условие об испытательном сроке не вносят, а делают стандартную запись: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта».

Работа на условиях контракта. Контракт представляет собой особую форму трудового договора. Условие о заключении контракта указывают в трудовой книжке.

Заметьте: при продлении срока действия контракта трудовые отношения между работником и работодателем продолжаются (не прекращаются). Дополнительную запись об этом в трудовую книжку не вносят.

Но если после окончания действия предыдущего контракта с работником сразу заключают новый контракт на новый срок, то работника увольняют и снова принимают на работу.

Естественно, в трудовой книжке эти манипуляции отражают соответствующими записями.

Перевод с другого предприятия. Запись в трудовой книжке работника, принятого на работу в порядке перевода с другого предприятия, должна содержать указание на факт приема по переводу, а также наименование предприятия, с которого переведен работник.

Что ж, пора переходить к примерам внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме работника на работу

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться