Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, березень, 2017/№13
Друкувати

Кадрова азбука: оформлення відрядження

Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці, buhgalter911@mail.ua
У минулому номері журналу «Бухгалтер 911» ми з вами торкнулися теми авансу на відрядження. Але він може бути виданий працівникові тільки після того, як буде виданий наказ про відрядження. Так що пропонуємо вам прямо зараз поговорити про документальний супровід відрядження.
відрядження, наказ, турзбір

Направлення працівника у відрядження розпочинається з наказу (розпорядження) керівника. Його відсутність може в подальшому поставити під сумнів кваліфікацію понесених витрат як витрат на відрядження!

Що вказати в такому наказі (розпорядженні)? П. І. Б. особи, що відряджається, її професію (посаду), структурний підрозділ; місце призначення (країна, місто, підприємство, куди відряджається працівник); термін відрядження (дата його початку і закінчення); мету відрядження й підставу (службове завдання або інший документ); іншу необхідну інформацію (наприклад, про відряджання для роботи у вихідні, святкові і неробочі дні та ін.).

З наказом ознайомте працівника під підпис!

Знову ж таки, підставою для складання наказу (розпорядження), як правило, є доповідна записка керівника відповідного структурного підрозділу, у якій він обґрунтовує необхідність направлення працівника у відрядження.

Рекомендація: оформивши наказ, не забудьте видати його копію працівникові підприємства, який направляється у відрядження. Вона буде підставою для того, щоб у рахунок за проживання в готелі за місцем відряджання не був включений туристичний збір.

Кошторис витрат, завдання на відрядження для госпрозрахунківців не є обов’язковими. Складати їх чи ні — справа ваша. Також ви можете (але не зобов’язані) вести Журнал реєстрації відряджень.

Наведемо приклади наказів про відрядження працівника і керівника підприємства.

Але що робити, якщо щось пішло не так? Ситуація, коли через які-небудь форс-мажорні обставини (тривалі переговори, хвороба, відсутність квитків на потрібний рейс і т. д.) працівник вимушений затриматися у відрядженні, доволі часто трапляється на практиці.

У цьому випадку на підставі доповідної записки працівника, який повернувся з відрядження, або його безпосереднього начальника керівник підприємства може прийняти рішення про продовження відрядження. До доповідної записки бажано додати документи, що підтверджують причини затримки, наприклад, оригінал довідки залізниці про відсутність квитків, копію лікарняного листа, якщо затримка пов’язана з хворобою працівника.

Рішення про продовження відрядження оформляють наказом (розпорядженням), у якому серед іншого вказують причини такого продовження. Наведемо приклади доповідної записки і наказу про продовження терміну відрядження.

Причому, на наш погляд, такий наказ має бути виданий до отримання від працівника Звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

А як бути, якщо наказ про відрядження виданий, аванс працівникові виданий, але раптом виявляється, що з не залежних від працівника і роботодавця причин відрядження доведеться відкласти на невизначений термін? Видати наказ про скасування відрядження! Наведемо приклад складання і такого наказу.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться