Касова книга: строки зберігання і не лише

* «Зав’язка» — у статтях «Знищення первинних та інших документів — з якого моменту можна?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 11) і «Знищення документів: нюанси для фізосіб-підприємців і не лише» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 13).

Скільки зберігати касову книгу, якщо перевірки не було? У Переліку № 578/5** вказано 3 роки, але незрозуміле посилання на ст. 186 .

** Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Про строки зберігання. У п. «г» ст. 352 Переліку № 578/5 строк зберігання касових книг у загальному випадку визначений як 3 роки. Але з урахуванням приміток до ст. 186 цього ж Переліку.

Їх дві, і вони такі:

«1 — За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства <...>.

2 — Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, — 5 років».

Перша примітка якраз таки і стосується випадків, коли касові книги не були розглянуті перевіркою. Тобто універсальна рекомендація — безпечніше зберігати їх до призначення і закінчення проведення перевірки.

При цьому самі податківці в категорії 109.15 ЗІР вказують, що після закінчення календарного року касова книга, яка велася на паперових носіях, зберігається на підприємстві впродовж 36 календарних місяців. Причому без усяких зауважень стосовно перевірок . Важливо, що зараз у частині перевірок податківці самі в загальному випадку перебувають під 3-річним обмеженням (згідно з оновленим п. 102.1 ПКУ).

Тож після 3 років можна і не чекати «біля моря погоди».

З кожного року нові касові книги не заводили, а продовжували заповнювати старі. Чим це загрожує і як виправити? Можливо, купити нові книги і переписати все за кожен рік?

Про порядок ведення. Питання більш ніж дискусійне. У категорії 109.15 ЗІР податківці говорять, що потрібно заводити нові касові книги з початку кожного року. Аргументують вони це тим, що в самій формі*** написано «Касова книга на 20____ р.».

*** Затверджена постановою Правління НБУ «Про затвердження Змін до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» від 29.04.2009 р. № 252.

При цьому якщо в касовій книзі залишилися незаповнені сторінки (порожні), то на таких сторінках проставляють прочерки або на першій порожній сторінці ставлять дату закінчення книги і завіряють підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Водночас ми не вважаємо порушенням, якщо власноруч продовжити строк касової книги — дописати ще один рік і вести її далі.